Vòng quay hàng tồn kho là gì? Ý nghĩa và cách tính chính xác

Vòng quay hàng tồn kho là gì và làm sao để tối ưu nó luôn là bài toán đau đầu của các nhà quản lý. Đây là chỉ số tài chính cực kỳ quan trọng, quyết định sức khỏe dòng tiền và hiệu quả kinh doanh tổng thể. Bài viết này của công ty MONA Software không chỉ hướng dẫn chi tiết cách tính vòng quay hàng tồn kho một cách chính xác mà còn phân tích ý nghĩa đằng sau công thức tính vòng quay hàng tồn kho, giúp bạn biết cách biến hàng tồn kho thành lợi nhuận, giúp doanh nghiệp bạn giải phóng vốn và tối ưu hóa vận hành ngay lập tức

Vòng quay hàng tồn kho là gì?

Vòng quay hàng tồn kho tên tiếng Anh là Inventory Turnover, là chỉ số quan trọng trong đo lường khả năng quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp. Tính số vòng quay hàng tồn kho sẽ giúp phân tích được hiệu quả hoạt động kinh doanh. Có thể so sánh giữa tỷ lệ hàng đã bán và hàng nhập kho trong khoảng thời gian nhất định. Từ đó doanh nghiệp sẽ có giải pháp bán hàng hiệu quả hơn.

Là một trong những hệ số đóng vai trò quan trọng trong báo cáo tài chính. Hệ số vòng quay tồn kho lớn đồng nghĩa với tốc độ quay vòng của hàng trong kho nhanh, nghĩa là nhu cầu tiêu thụ sản phẩm đó là rất lớn. Nếu hệ số thấp thì tốc độ quay vòng của hàng trong kho chậm, hàng tồn kho lớn. Vòng quay còn giúp đánh giá rủi ro trong từng năm của doanh nghiệp. Lên kế hoạch nhập hàng số lượng lớn trong thời gian phù hợp nhất.

Vòng quay hàng tồn kho chịu tác động của những yếu tố nào?

Có khá nhiều yếu tố chi phối tốc độ vòng quay hàng tồn kho. Trong đó những yếu tố chính tác động trực tiếp là:

Yếu tố về nhu cầu mua hàng

Yếu tố này được đánh giá là ảnh hưởng nhiều nhất đến hệ số vòng quay. Hàng hóa được bán ra hay nằm nguyên trong kho tùy thuộc vào lượng người mua nhiều hay ít. Nếu sản phẩm không tiếp cận được khách hàng, không được đón nhận sẽ nằm im trong kho. Ngược lại kế hoạch marketing tốt sẽ đưa sản phẩm đến rộng rãi với khách hàng. Người mua càng nhiều, hàng tồn kho càng ít, giúp cải thiện chỉ số inventory Turnover.

Yếu tố về xu hướng mua hàng

Xu hướng mua hàng cũng tác động rất lớn đến vòng quay hàng tồn kho. Thường vào những dịp quan trọng như lễ, tết, nhu cầu thị trường tăng cao. Nếu lường trước được xu hướng sẽ giúp doanh nghiệp cân đối được nguồn hàng. Khuyến khích họ đặt hàng trước để có sản phẩm tốt nhất.

Yếu tố về phương pháp bán hàng

Cũng một mặt hàng nhưng tại sao doanh nghiệp này bán rất chạy mà doanh nghiệp kia lại đứng im. Điều này phù thuộc vào chiến lược marketing và phương pháp bán hàng của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không thể kích thích người mua thì chỉ số này sẽ không đạt. Vì vậy phải tập trung thu hút để tăng giá trị đơn hàng. Giảm được lượng hàng tồn, để hàng hóa trong kho được liên tục làm mới.

Yếu tố về gộp đơn

Việc gộp những đơn hàng không cùng tính chất tạo ra hệ số vòng quay không chính xác. Theo đó, không được gộp chung mặt hàng sinh lời cao với nhóm mặt hàng tỷ lệ sinh lời thấp. Điều này sẽ giúp cho việc tính toán vòng quay được chính xác hơn.

Yếu tố về chu kỳ theo dõi

Chu kỳ theo dõi theo tháng, quý hay theo năm sẽ khác nhau rất nhiều. Do vậy nếu mới bắt đầu kinh doanh, nguồn hàng chưa ổn định có thể sử dụng chu kỳ ngắn như theo tuần, theo tháng hoặc theo quý. Khi đã kinh doanh ổn định một thời gian, chỉ cần đo lường chỉ số theo năm là được.

Cách tính vòng quay hàng tồn kho chính xác nhất

Công thức tính vòng quay hàng tồn kho

Cách tính vòng quay hàng tồn kho không quá phức tạp. Công thức chuẩn thường sử dụng Giá vốn hàng bán (Cost of Goods Sold – COGS) thay vì Doanh thu (Sales), vì Giá vốn là chi phí thực tế mà doanh nghiệp bỏ ra để nhập hoặc sản xuất số hàng đã bán.

Các thành phần của công thức

Để tính được chỉ số này, bạn cần xác định hai thành phần:

Giá vốn hàng bán (COGS): Là tổng chi phí trực tiếp phát sinh để sản xuất hoặc mua số hàng hóa mà doanh nghiệp đã bán ra trong kỳ (quý, năm). Lưu ý: Giá vốn hàng bán được lấy từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Hàng tồn kho bình quân: Là giá trị hàng tồn kho trung bình mà doanh nghiệp duy trì trong kỳ. Việc sử dụng giá trị bình quân giúp phản ánh chính xác hơn do giá trị tồn kho thường biến động.

Ví dụ minh hoạ:

Giả sử Công ty TNHH ABC có các số liệu sau trong năm 2024:

• Giá trị hàng tồn kho đầu năm (1/1/2024): 200.000.000 VNĐ
• Giá trị hàng tồn kho cuối năm (31/12/2024): 300.000.000 VNĐ
• Giá vốn hàng bán (COGS) trong năm 2024: 1.250.000.000 VNĐ

Bước 1: Tính hàng tồn kho bình quân

(200.000.000 + 300.000.000)/2 = 250.000.000 VNĐ

Bước 2: Tính vòng quay hàng tồn kho

1.250.000.000/250.000.000 = 5 lần

Như vậy, kết quả vòng quay hàng tồn kho của công ty ABC là 5 lần. Điều này có nghĩa là, trong năm 2024, công ty ABC đã bán hết và thay thế toàn bộ lượng hàng tồn kho trung bình của mình 5 lần.

Vòng quay hàng tồn kho tốt là cao hay thấp?

Hiểu được cách tính vòng quay hàng tồn kho, ta sẽ hiểu được vòng quay tốt là cao hay thấp. Thông thường, chỉ số vòng qua càng cao sẽ tốt hơn so với chỉ số thấp. Điều này cũng có nghĩa là doanh nghiệp đang bán hàng rất tốt. Tốc độ bán hàng cực kỳ nhanh chóng, hàng không bị tồn đọng nhiều trong kho. Người tiêu dùng rất ưa chuộng mặt hàng và có sức tiêu thụ đều và cao. Nếu hệ số vòng quay sẽ không tốt. Vì lượng hàng bán đi không nhiều, nhu cầu sử dụng không cao. Tương đương với doanh thu thu về là rất kém.

Hệ số thấp có nghĩa là hàng nhập quá nhiều, cao hơn nhu cầu thị trường. Hoặc do sức mua của thị trường về mặt hàng này không cao, sản phẩm chưa ổn. Doanh nghiệp cần điều chỉnh giảm lượng hàng nhập. Mặt khác phải kiểm tra, đánh giá sản phẩm lại hoặc thanh lý, giảm giá để kích cầu sức mua.

Hệ số vòng quay quá cao tốt nhưng cùng có nghĩa là bạn nhập hàng ít. Không đủ để cung cấp ra thị trường, không đáp ứng đủ sức tiêu thụ. Khi lượng tồn kho dự trữ thấp trong khi nhu cầu mua hàng tăng cao đột ngột. Có thể doanh nghiệp sẽ không đủ hàng cung cấp cho khách hàng. Vô tình đẩy khách hàng sang tìm kiếm nguồn hàng từ đối thủ. Nguy cơ mất khách rất cao nếu đối thủ bạn chăm sóc khách hàng tốt, nguồn hàng cung cấp ổn định.

Làm sao để tối ưu vòng quay tồn kho?

Hiểu được tầm quan trọng của vòng quay hàng tồn kho, vấn đề tiếp theo là làm thế nào để tối ưu chỉ số này. Đạt được hệ số lý tưởng không chỉ giúp doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận mà còn giảm rủi ro chôn vốn và lãng phí chi phí lưu kho.

Để làm được điều này, doanh nghiệp cần một chiến lược đồng bộ từ dự báo, marketing đến vận hành. Dưới đây là những chiến lược quan trọng nhất để tối ưu vòng quay tồn kho:

Dự báo nhu cầu chính xác

Đây là bước đi nền tảng trong quá trình quản lý hàng tồn kho, dự báo sai lệch là nguyên nhân gốc rễ dẫn đến việc tồn kho quá nhiều hoặc cháy hàng. Để làm tốt khâu này doanh nghiệp cần:

• Phân tích dữ liệu lịch sử: Đừng chỉ dựa vào cảm tính. Hãy phân tích dữ liệu bán hàng của các năm trước, các tháng trước để tìm ra quy luật.
• Nhận diện xu hướng và mùa vụ: Sản phẩm của bạn có bán chạy hơn vào dịp lễ, Tết, hay một mùa cụ thể trong năm không? Nắm bắt được tính mùa vụ giúp bạn lên kế hoạch nhập hàng chính xác hơn.
• Cập nhật thông tin thị trường: Theo dõi các động thái của đối thủ, các xu hướng mới, hoặc các sự kiện có thể ảnh hưởng đột ngột đến nhu cầu của khách hàng.

Phân loại và xử lý hàng tồn kho thông minh

Không phải tất cả các mặt hàng đều có giá trị và tốc độ bán như nhau. Hãy áp dụng phương pháp phân tích ABC để phân loại hàng hoá một cách thông minh:

• Nhóm A (Khoảng 20% mặt hàng, chiếm 80% giá trị): Đây là những mặt hàng có giá trị nhất, chúng cần được theo dõi sát sao, dự báo chính xác, và đảm bảo không bao giờ hết hàng.
• Nhóm B (Khoảng 30% mặt hàng, chiếm 15% giá trị): Các mặt hàng có giá trị trung bình, cần được quản lý ở mức độ vừa phải.
• Nhóm C (Khoảng 50% mặt hàng, chiếm 5% giá trị): Các mặt hàng giá trị thấp nhưng số lượng lớn, có thể áp dụng chính sách nhập hàng số lượng lớn để giảm chi phí đặt hàng.

Ngoài ra, hãy xác định rõ các mặt hàng bán chậm hoặc sắp lỗi thời để có kế hoạch thanh lý, xả hàng kịp thời, thu hồi vốn.

Tăng cường tốc độ bán hàng và kích thích nhu cầu

Hàng hóa cần được đẩy ra khỏi kho một cách nhanh nhất có thể, biến chúng thành doanh thu và giải phóng vốn. Điều này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các hoạt động tiếp thị, bán hàng và chăm sóc khách hàng:

• Marketing và khuyến mãi: Tăng cường quảng bá, sử dụng các kênh truyền thông đa dạng. Áp dụng các chương trình khuyến mãi, giảm giá, combo, hoặc mua 1 tặng 1 để kích thích nhu cầu mua sắm tức thì.
• Bán chéo (Cross-selling): Đề xuất các sản phẩm liên quan (ví dụ: bán giày kèm vớ, bán điện thoại kèm ốp lưng) để tăng giá trị trung bình đơn hàng và giải phóng đồng thời nhiều mã hàng.
• Khuyến khích đặt hàng trước (Pre-order): Đặc biệt hiệu quả với các sản phẩm giá trị cao hoặc hàng theo xu hướng. Chính sách này giúp bạn bán được hàng ngay cả trước khi nhập kho, giảm rủi ro tồn kho và có dòng tiền sớm.

Tối ưu hóa quan hệ với nhà cung cấp

Việc nhập hàng ảnh hưởng trực tiếp đến lượng hàng tồn kho trung bình của bạn. Quản lý việc nhập hàng một cách khôn ngoan là chìa khóa để giữ lượng hàng tồn kho ở mức tối thiểu cần thiết, đảm bảo luôn có hàng bán mà không làm tắc nghẽn dòng tiền, để giải quyết ổn thoả vấn đề này bạn cần phải:

• Đàm phán giá nhập: Có được giá vốn tốt hơn giúp bạn linh hoạt hơn trong việc đưa ra các chương trình khuyến mãi mà vẫn đảm bảo lợi nhuận.
• Tăng tần suất nhập hàng: Thay vì nhập một lô hàng khổng lồ mỗi quý, hãy đàm phán với nhà cung cấp để nhập hàng với số lượng nhỏ hơn nhưng tần suất thường xuyên hơn (ví dụ: mỗi 2 tuần). Điều này giúp giảm đáng kể lượng hàng tồn kho trung bình và giải phóng vốn.

Rút ngắn chu kỳ hoàn tất đơn hàng

Chu kỳ luân chuyển hàng tồn kho không chỉ tính thời gian hàng nằm trên kệ, mà còn là thời gian xử lý đơn hàng. Một đơn hàng bị ngâm 2 ngày trong khâu xử lý cũng làm chậm vòng quay của bạn. Hãy tối ưu hóa toàn bộ quy trình từ khi nhận đơn, lấy hàng, đóng gói đến khi xuất kho để hàng hóa rời kho nhanh nhất có thể.

Theo dõi và phân tích vòng quay định kỳ

Nguyên tắc cơ bản trong quản trị kinh doanh là bạn không thể cải thiện những gì bạn không đo lường. Nếu doanh nghiệp không theo dõi thường xuyên các chỉ số quan trọng, bạn sẽ không thể biết được vấn đề thực sự nằm ở đâu, dẫn đến mọi quyết định tối ưu hóa đều chỉ dựa trên cảm tính hoặc phỏng đoán.

Do đó, việc thiết lập một hệ thống theo dõi và phân tích là bắt buộc:

• Thiết lập báo cáo định kỳ: Doanh nghiệp cần xây dựng thói quen theo dõi chỉ số vòng quay hàng tồn kho một cách định kỳ (theo tháng, theo quý). Việc này không chỉ áp dụng cho toàn bộ doanh nghiệp mà còn cần được chia nhỏ cho từng nhóm hàng hóa (ví dụ: nhóm A, B, C) hoặc từng khu vực bán hàng để có cái nhìn chi tiết và chính xác nhất.
• Xác định tồn kho kém hiệu quả: Phân tích dữ liệu sẽ giúp bạn nhanh chóng phát hiện các mặt hàng bán chậm, tồn kho quá lâu để có biện pháp xử lý kịp thời (thanh lý, giảm giá sâu) trước khi chúng trở nên lỗi thời hoặc hết hạn.

Áp dụng công nghệ để tự động hóa

Tất cả các chiến lược trên từ dự báo, quản lý đơn đến theo dõi đều rất khó thực hiện chính xác và đồng bộ nếu chỉ dùng các công cụ thủ công như Excel. Dữ liệu rời rạc giữa các bộ phận (kho, bán hàng, giao vận) chính là trở ngại lớn nhất.

Đây là lúc các phần mềm quản lý kho chuyên dụng phát huy tác dụng. Tuy nhiên, một phần mềm quản lý kho WMS truyền thống chỉ giải quyết được vấn đề bên trong kho. Để thực sự tối ưu vòng quay, bạn cần một giải pháp xử lý toàn bộ dòng chảy của hàng hóa, từ khi còn trong kho đến khi giao tận tay khách hàng.

Giải pháp phần mềm logistics toàn diện MONA TMS được thiết kế để hợp nhất mọi quy trình. Các tính năng nổi bật của phần mềm vận tải MONA TMS:

• Quản lý kho và hàng tồn kho: Phần mềm quản lý kho hàng cung cấp dữ liệu tồn kho theo thời gian thực trên một nền tảng duy nhất. Bạn luôn biết chính xác mình có gì, ở đâu, giúp việc dự báo và phân loại hàng hoá trở nên chính xác tuyệt đối.
• Quản lý đơn hàng: Tự động hóa toàn bộ quy trình từ khi nhận đơn, xác nhận, chuyển lệnh xuống kho, điều này giúp loại bỏ sai sót và tăng tốc độ xử lý đơn hàng lên mức tối đa.
• Tối ưu hiệu suất vận hành và tối ưu tuyến đường: Đây là điểm vượt trội của MONA TMS, không chỉ giúp hàng rời kho nhanh, mà còn đảm bảo hàng đến tay khách hàng nhanh nhất thông qua việc tự động lập kế hoạch và tối ưu hóa tuyến đường giao hàng, tiết kiệm nhiên liệu và thời gian.
• Đối soát và báo cáo tài chính tự động: MONA TMS thay thế hoàn toàn công việc kế toán thủ công bằng cách tự động tổng hợp chi phí và doanh thu. Cung cấp ngay báo cáo lãi lỗ, giúp nhà quản trị có cái nhìn chính xác tuyệt đối về hiệu suất kinh doanh để ra quyết định kịp thời.
• Quản lý rủi ro và xử lý sự cố: Hệ thống quản lý kho bãi container cho phép nhân viên điều hành ghi nhận nhanh chóng các sự cố như giao trễ, hỏng hàng, hoặc kẹt xe. Quan trọng nhất, nó cho phép cập nhật tức thời các phát sinh chi phí liên quan đến sự cố, giúp kiểm soát ngân sách vận tải và giảm thiểu tối đa tổn thất ngoài dự kiến.

MONA TMS là phần mềm quản lý vận tải và chuỗi cung ứng toàn diện, được thiết kế để giải quyết 99% các vấn đề phức tạp trong vận hành doanh nghiệp vận tải. Liên hệ ngay HOTLINE 1900 636 648 để nhận tư vấn chi tiết!

Thông tin liên hệ chi tiết:

• Điện thoại: 1900 636 648
• Email: [email protected]
• Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng Tám, P. Tân Sơn Nhất, TPHCM

Tóm lại, vòng quay hàng tồn kho không chỉ là một con số trên báo cáo tài chính mà là thước đo sống còn cho hiệu quả vận hành và sức khỏe dòng tiền của doanh nghiệp. Nắm vững cách tính vòng quay hàng tồn kho chính xác và phân tích ý nghĩa của nó là bước đầu tiên để đạt được thành công bền vững. Việc đạt được chỉ số vòng quay tối ưu (cao nhưng cân bằng) sẽ đảm bảo hàng hóa luân chuyển liên tục, giúp doanh nghiệp giải phóng vốn, giảm thiểu rủi ro lỗi thời và tối đa hóa lợi nhuận. Hy vọng những thông tin chi tiết về công thức tính vòng quay hàng tồn kho và các chiến lược tối ưu đã cung cấp cho quý doanh nghiệp cái nhìn tổng quan và thiết thực nhất.