SKU là gì? Cách đặt mã SKU để quản lý sản phẩm dễ dàng

Khi mua hàng, chắc chắn bạn đã từng bắt gặp hình ảnh của mã SKU nhưng đôi khi lại không biết tên gọi của chúng. Vậy thực chất mã SKU là gì? Cách sử dụng mã SKU trong quản lý sản phẩm thế nào để dễ dàng nhất ? Đây luôn là những câu hỏi trăn trở mà bất kì người chủ bán hàng nào cũng tự đặt ra khi bắt đầu hoạt động con đường kinh doanh. Để đi tìm lời giải đáp cho tất cả thắc mắc trên, MONA Software sẽ giúp bạn tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Mã SKU là gì?

SKU là bao gồm những chữ cái đầu của các từ Anh ngữ : Stock – Keeping – Unit dịch theo nghĩa tiếng Việt là Đơn vị lưu kho, hay hiểu nôm na đơn giản đó chính là mã sản phẩm lưu kho. Nó là một dạng ước định dùng để phân loại, giúp người quản lý dễ dàng hơn trong việc phân biệt các sản phẩm, các loại mặt hàng hoá mà mình đang kinh doanh, trong đó bao gồm luôn cả dịch vụ.

SKU chuyên nghiệp, chất lượng sẽ giúp các chủ cửa hàng lưu trữ lại toàn bộ thông số, thuộc tính, nhà sản xuất và cả ngày sản xuất, size, màu sắc, mẫu mã, kiểu cách của từng loại sản phẩm để dễ dàng nhận biết và phân biệt được, cũng như tránh bị nhầm lẫn với các sản phẩm khác, mà các loại nhập, xuất kho theo phương thức truyền thống không thể làm được.

Lý do đặt mã SKU trên sản phẩm là gì?

SKU sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc đơn giản hoá, tối ưu hoá nghiệp vụ bán hàng cũng như quản lý bán hàng. Quản lý sản phẩm bằng mã SKU chính là cách mang đến hiệu quả cao và tiết kiệm tối đa trong khâu quản lý hàng hoá, sản phẩm. Tuy nhiên, nó đặc biệt phù hợp dành cho những doanh nghiệp nhỏ và vừa hơn cả vì không cần thêm phần hỗ trợ từ các thiết bị phần cứng bán hàng như máy in hoá đơn, máy quét mã vạch,…

SKU sẽ đáp ứng mong muốn giúp bạn tìm được sản phẩm mà mình cần một cách nhanh chóng nhất. Với mỗi mã SKU khác nhau, chủ shop hoặc chủ doanh nghiệp cũng sẽ dễ dàng, nhanh chóng nhận được các mẫu sản phẩm khác nhau.SKU còn có thể giúp trong việc liên kết, quản lý hàng hoá tại nhiều kho khác nhau. Mặt khác, SKU còn tạo nên sự liên kết sản phẩm giữa các kênh khi bạn sử dụng hình thức bán hàng đa kênh.

Đặc biệt, SKU chính là giải pháp hữu hiệu giúp kiểm soát và hạn chế tối đã nhất việc thất thoát, cũng như tình trạng mất hàng trong khâu quản lý tồn kho vẫn đang là mối lo ngại của rất nhiều chủ sho, chủ doanh nghiệp hiện nay.

Cách sử dụng mã SKU để quản lý sản phẩm dễ dàng

Cách đặt mã SKU thực chất không quá phức tạp, chỉ cần dùng chữ cái hoặc số để đề ra quy ước cho những thông tin mà bạn cần đưa vào mã SKU. Một số thông sau mà bạn nên đưa vào trong mã SKU gồm:

• Tên thương hiệu
• Thuộc chi nhánh nào
• Danh mục sản phẩm
• Loại sản phẩm
• Phiên bản sản phẩm
• Số size
• Màu sắc

Các trường thông tin trên cần sắp xếp thứ tự nhất quán trong mã SKU. Độ dài SKU thường không giới hạn, nhưng bạn phải đặt sao cho dễ hiểu và dễ nhớ.

Bạn nên kết hợp cả chữ cái và số để dễ dàng ngăn cách giữa các trường thông tin. Các trường thông tin trên nên được nhất quán trước khi đưa vào mã SKU. Độ dài SKU không có giới hạn nhất định, chỉ cần bạn sắp xết chúng sao cho dễ hiểu và dễ nhớ

Ví dụ : AB12C345DE

Trong đó bạn có thể quy định sau : 2 chữ cái đầu sẽ thể hiện cho thương hiệu, 2 chữ số tiếp theo chỉ ra đó là dòng sản phẩm nào, chữ cái ở giữa là danh mục sản phẩm, 3 chữ số tiếp là loại sản phẩm và 2 chữ cái cuối cùng là ký hiệu thể hiện chi nhánh.

Lưu ý :

Đối với trường hợp mà bạn đặt mã SKU toàn bộ dưới dạng chữ cái hoặc số thì cần có quy định mỗi trường thông tin là 1,2 hay 3 ký tự hoặc có thể sử dụng dấu ( – ) để phân tách các trường thông tin ra.

Ví dụ :

• ABCDEFGH hoặc giả sử AB – CD – EF – GH
• 12345678 hoặc 12 – 34 – 56 – 78

Trong đó cứ mỗi 2 ký tự hoặc chữ số sẽ là 1 trường thông tin. Với cách thức đặt SKU có quy định rõ ràng như vậy, các chữ số hoặc con chữ không hề trở nên vô nghĩa mà bạn có thể đọc ra trong đó rất nhiều thông tin về sản phẩm để dễ dàng thống kê, phân loại.

Những lưu ý về cách đặt mã SKU là gì?

Tạo mã SKU của riêng bạn

Mặc dù, đối với một số phần mềm khi thêm 1 sản phẩm mới sẽ tự động sinh mã SKU cho sản phẩm đó, tuy nhiên khuyến khích bạn vẫn nên tự đặt mã SKU. Nhiều chủ shop ngại hoặc lười đặt mã SKU hay đặt mã bằng cách thêm tiền tố, hậu tố vào mã SKU của nhà cung cấp, thậm chí có trường hợp dùng luôn mã của nhà cung cấp. Mã SKU chính là mã quản lý sản phẩm nội bộ, vì thế bạn nên tự đặt ra mã SKU cho riêng mình để dễ kiểm soát và quản lý.

Sắp xếp các trường thông tin trong mã SKU

Những thông tin cần đưa vào trong mã SKU và cách sắp xếp chúng thế nào để dễ nhớ như đã đề cập thông tin trên mục 3. Vì thế bạn nên tuân thủ theo quy tắc này, đặt từ danh mục lớn đến nhỏ cho tất cả các mã SKU. Nhờ vậy mà khi nhìn vào bất kì mã SKU nào của phẩm , bạn cũng sẽ dễ dành định danh được sản phẩm đó một cách nhanh chóng.

Font chữ và ký tự khi đặt mã SKU là gì?

Trong cùng 1 chuỗi mã SKU, bạn nên tránh việc dùng những chữ cái và chữ số có hình dáng tương tự nhau, như vậy rất dễ gây nhầm lẫn.

Ví dụ : chữ O và số 0 ( chữ o viết hoa hay đó là số 0 ) , chữ I hay I ( chữ I viết hoa hay viết thường ),….

Nếu như gặp trường hợp phải bắt buộc dùng những ký tự như thế, bạn có thể quy định là chỉ sử dụng chữ hoa trong mã, chữ và số cũng nên được phân cách rõ ràng. Ví dụ như thay vì đặt mã NFE378 thì bạn có thể đặt là NFE – 378 như thế sẽ không khiến bạn bị bối rối và nhìn nhầm nữa.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần tránh việc đưa một số ký tự đặc biệt vào trong mã SKU, chẳng hạn như: @, #, &, /,… Các ký tự này sẽ dễ là cho người khác cảm thấy loạn mắt và khó hiểu , đồng thời nó cũng dễ gây ra các lỗi định dạng khi bạn quản lý bằng phần mềm hoặc bằng file. Ngoài ra, điều lưu ý cuối cùng là bạn không nên bắt đầu mã SKU bằng số 0 vì khi quản lý bằng file Excel, mã của bạn ví dụ là 01234EDF thì phần mềm sẽ hiểu và đọc là 1234EDF.

Không nhồi nhét nhiều thông tin trên mã SKU

Tuy mã SKU không có giới hạn nhưng để đặt một mã SKU có ý nghĩa không có nghĩa là bạn nhồi nhét quá nhiều thông tin vào trong mã. Trong các trường thông tin của sản phẩm, hãy cân nhắc những thông tin quan trọng nào cần thiết mà có thể giúp bạn phân biệt được giữa sản phẩm này với sản phẩm khác thì hãy nên đưa vào mã.

Ngoài ra, nếu không muốn sinh ra mã SKU quá dài, bạn nên tối ưu số ký tự cho mã SKU của mình trong khi đưa ra quy ước về cách đặt mã. Ví dụ như bạn có đối tác là 9 đơn vị cung cấp, bạn nên quy ước mỗi đơn vị cung cấp là 1 chữ số trong dãy số từ 1 – 9, để thay vì dùng chữ cái đầu của tên mỗi nhà cung cấp sẽ dẫn đến mã phải dài thêm 2 – 3 ký tự.

Sau khi tìm hiểu SKU là gì và cách sử dụng SKU trong quản lý có thể thấy được SKU là một yếu tố không thể thiếu, đóng vai trò nền tảng trong việc định danh sản phẩm và kiểm soát tồn kho. Tuy nhiên, SKU mới chỉ là một yếu tố nhỏ trong bức tranh vận hành rộng lớn. Trong bối cảnh kinh doanh đa kênh phức tạp ngày nay, chỉ quản lý tốt SKU là chưa đủ. Thực tế, doanh nghiệp sẽ không thể vận hành tối ưu nếu thiếu đi một hệ thống tự động để giải quyết các bài toán cốt lõi:

• Giảm thiểu thời gian xử lý thủ công và các sai sót nghiệp vụ.
• Theo dõi và xử lý trạng thái từng đơn hàng một cách chi tiết.
• Kiểm soát và quản lý kho hàng chặt chẽ, đồng bộ hóa tồn kho đa kênh.
• Cung cấp dữ liệu chính xác để dự báo và lập kế hoạch kinh doanh.
• Tạo báo cáo và phân tích hiệu suất chi tiết, theo thời gian thực.
• Tối ưu hóa quy trình giao nhận và vận chuyển phức tạp.
• Kết nối và phối hợp liền mạch giữa các bộ phận liên quan như kho, bán hàng, kế toán và vận hành.

Đó là lý do MONA Software nghiên cứu và phát triển phần mềm quản lý đơn hàng MONA TMS. Đây là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ chu trình xử lý đơn hàng, từ khâu tiếp nhận đơn hàng đầu tiên đến khi hoàn tất giao nhận, đảm bảo luồng thông tin luôn được minh bạch và liền mạch.

Một số tính năng cốt lõi giúp MONA TMS giải quyết bài toán quản lý đơn hàng đa kênh bao gồm:

• Tiếp nhận đơn hàng đa kênh: Tự động hóa việc tiếp nhận và tổng hợp đơn hàng từ nhiều nguồn khác nhau (ERP, WMS, sàn TMĐT, file nhập liệu,…) về một nền tảng duy nhất.
• Phân loại và xử lý đơn hàng: Phần mềm cho phép nhận diện, phân loại và đưa ra báo giá vận chuyển tự động cho từng đơn hàng. Hỗ trợ tạo và quản lý đơn hàng nháp và hóa đơn trực tiếp.
• Theo dõi đơn hàng theo thời gian thực: Khả năng theo dõi vị trí chính xác của hàng hóa và phương tiện trên bản đồ số, cập nhật trạng thái đơn hàng một cách liên tục.
• Báo cáo hiệu suất: Phần mềm dùng trong logistics này xuất báo cáo chi tiết về tiến độ giao hàng, doanh thu, lợi nhuận và công nợ liên quan đến việc thực hiện các đơn hàng theo thời gian thực, hỗ trợ ra quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu.

Bên cạnh các tính năng quản lý đơn hàng hiệu quả, MONA TMS còn được tích hợp các nghiệp vụ logistics phức tạp khác như:

• Theo dõi hoa hồng và hiệu suất làm việc: Phân tích chi tiết theo từng tuyến, khách hàng hoặc tài xế giúp nhà quản lý đánh giá chính xác năng suất và lợi nhuận.
• Tích hợp thanh toán và theo dõi thu chi: Hệ thống tự động cập nhật các khoản doanh thu, chi phí vận hành và tiền thu hộ COD, hỗ trợ đối soát nhanh chóng, minh bạch.
• Quản lý phương tiện và tài xế: Lưu trữ hồ sơ xe, phân công chuyến đi, theo dõi vị trí phương tiện qua GPS, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ quá trình vận hành.
• Lập kế hoạch, tối ưu tuyến đường: Phần mềm tự động gợi ý tuyến đường ngắn nhất, gom đơn thông minh và điều phối phương tiện hợp lý để tiết kiệm chi phí nhiên liệu và thời gian.
• Quản lý kho bãi: Phần mềm quản lý kho bãi container kiểm soát check-in, check-out hàng hóa, tồn kho và luân chuyển nhập – xuất theo thời gian thực.

Như vậy có thể thấy, MONA TMS là phần mềm vận tải nội địa tích hợp đầy đủ các tính năng giúp doanh nghiệp giải quyết đến 99% các vấn đề trong vận hành hệ thống logistics nội địa. Từ điều phối, giao nhận đến báo cáo vận hành, tất cả chỉ trong một nền tảng thống nhất, linh hoạt và dễ mở rộng. Liên hệ ngay qua HOTLINE 1900 636 648 để nhận tư vấn giải pháp quản lý vận tải nội địa toàn diện MONA TMS!

Thông tin liên hệ chi tiết:

• Điện thoại: 1900 636 648
• Email: [email protected]
• Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng Tám, P. Tân Sơn Nhất, TPHCM