Phần mềm chấm công và tính lương phải khớp những quy định nào

1Giờ làm việc và giới hạn làm thêm giờ

Giờ làm việc bình thường không quá 8 giờ mỗi ngày và 48 giờ mỗi tuần. Doanh nghiệp quy theo tuần thì không quá 10 giờ mỗi ngày. Giờ làm đêm tính từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau.

Làm thêm giờ phải có người lao động đồng ý về thời gian, địa điểm và công việc. Mỗi ngày làm thêm không quá 50% số giờ bình thường, hoặc tổng giờ bình thường cộng làm thêm không quá 12 giờ nếu quy theo tuần. Ngày nghỉ hằng tuần và ngày lễ làm thêm không quá 12 giờ. Cả tháng không quá 40 giờ làm thêm, cả năm không quá 200 giờ.

Phần mềm chấm công vì vậy cần cộng dồn giờ làm thêm theo ngày, tháng và năm của từng người, rồi cảnh báo trước khi chạm giới hạn. Phần làm thêm vượt giới hạn còn mất quyền miễn thuế, nói ở mục thuế bên dưới.

2Tiền làm thêm giờ và làm đêm theo từng loại ngày

Bộ luật Lao động 2019 đặt mức tối thiểu cho tiền làm thêm giờ và làm đêm. Người hưởng lương theo thời gian được trả lương giờ thực trả nhân số giờ làm thêm nhân mức ít nhất 150% vào ngày thường, 200% vào ngày nghỉ hằng tuần và 300% vào ngày lễ, tết, ngày nghỉ có lương. Với ngày lễ, mức 300% chưa kể tiền lương của chính ngày lễ đối với người hưởng lương ngày.

Ở dòng cuối, lương giờ ban ngày của ngày thường tính 100%, hoặc 150% nếu người đó đã làm thêm ban ngày liền trước đó. Ngày nghỉ hằng tuần tính 200% và ngày lễ tính 300%. Cộng ba phần lại, MONA tính ra làm thêm đêm ngày thường không làm thêm ban ngày là 200%, có làm thêm ban ngày trước là 210%, ngày nghỉ hằng tuần là 270% và ngày lễ là 390%. Các con số này do MONA cộng từ công thức của Nghị định 145, văn bản không ghi sẵn, nên cần đối chiếu với ví dụ chính thức khi dùng để chốt lương.

3Quy đổi lương tháng ra lương ngày và lương giờ

Lương gồm mức theo công việc, phụ cấp lương và các khoản bổ sung, và không được thấp hơn lương tối thiểu. Để tính làm thêm giờ, phần mềm phải quy lương tháng về lương giờ đúng cách.

Lương giờ gốc để nhân hệ số làm thêm không gồm tiền làm thêm, phần trả thêm khi làm đêm, lương ngày lễ, tiền thưởng, tiền ăn giữa ca và các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, nhà ở, giữ trẻ. Danh sách đầy đủ ở Nghị định 145, Điều 55 còn một đoạn cuối MONA chưa đối chiếu được, nên bài chỉ nêu các khoản đã đọc.

Việc trả lương có thể bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản ngân hàng, và phí mở tài khoản, phí chuyển lương do người sử dụng lao động chịu.

4Ngày nghỉ hằng tuần, nghỉ lễ và nghỉ phép năm

Ngày lễ trùng ngày nghỉ hằng tuần. Người lao động được nghỉ bù vào ngày làm việc kế tiếp. Làm thêm đúng ngày lễ trùng nghỉ tuần tính 300%, còn làm vào ngày nghỉ bù tính 200% như ngày nghỉ hằng tuần. Phần mềm cần một lịch nghỉ bù riêng, vì cùng một ngày có thể rơi vào hai mức trả khác nhau.

Lịch nghỉ đổi hằng năm. Thủ tướng quyết định ngày nghỉ cụ thể của Tết Âm lịch và Quốc khánh mỗi năm, và doanh nghiệp tự chọn cách phân bổ ngày Tết rồi báo người lao động trước. Vì vậy lịch nghỉ phải cho khai báo theo năm, không viết cứng trong phần mềm.

5Lương tối thiểu vùng từ 01/01/2026

Mức lương tối thiểu vùng từ 01/01/2026 theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP ban hành 10/11/2025, thay Nghị định 74/2024. Lương trả theo tuần, ngày, sản phẩm hoặc khoán khi quy ra tháng hay giờ cũng không được thấp hơn mức này.

Danh mục địa bàn thuộc từng vùng nằm ở phụ lục của nghị định mà MONA chưa đọc, nên phần mềm cần cho gắn vùng theo từng đơn vị làm việc và cảnh báo khi lương quy đổi thấp hơn mức vùng.

6Bảo hiểm xã hội trong bảng lương

Mức đóng bảo hiểm xã hội. Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người lao động đóng 8% tiền lương làm căn cứ. Người sử dụng lao động đóng 17%, gồm 3% vào quỹ ốm đau thai sản và 14% vào quỹ hưu trí tử tuất.

Căn cứ đóng. Gồm lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương. Mức đóng cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng, và mức tham chiếu bằng mức lương cơ sở khi lương cơ sở chưa bị bãi bỏ. Lương cơ sở có thể đổi giữa năm, nên trần đóng cũng đổi theo và phần mềm cần cho cấu hình trần theo thời điểm.

Tháng nghỉ không lương. Nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì người lao động và doanh nghiệp không đóng bảo hiểm xã hội tháng đó, trừ khi hai bên thỏa thuận vẫn đóng. Phần mềm cần nối số ngày nghỉ không lương từ chấm công sang bảng lương.

Bảo hiểm thất nghiệp. Trần đóng bằng 20 lần lương tối thiểu tháng vùng tại thời điểm đóng, theo Luật Việc làm 2025.

Hạn đóng. Đóng hằng tháng, chậm nhất ngày cuối cùng của tháng kế tiếp.

7Thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương theo luật mới

Luật Thuế thu nhập cá nhân 109/2025/QH15 có hiệu lực chung từ 01/07/2026, nhưng phần thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026. Nghị định 253/2026/NĐ-CP ngày 30/06/2026 hướng dẫn thi hành. Bài nêu rõ hai mốc ngày này để phần mềm không lẫn giữa kỳ tính thuế và ngày hiệu lực của luật.

Điều kiện đi kèm khoản miễn thuế rất quan trọng với phần mềm: doanh nghiệp phải lập bảng kê ghi rõ thời gian làm đêm, làm thêm và tiền đã trả, hoặc chứng minh qua bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động. Người phụ thuộc phải được đăng ký cùng hồ sơ chứng minh trước 31/12 của năm tính thuế, và mỗi người phụ thuộc chỉ tính cho một người nộp thuế. Với tháng đã tạm khấu trừ theo quy định cũ từ 01/01/2026 đến 30/06/2026, doanh nghiệp không nộp lại hồ sơ tháng hoặc quý mà điều chỉnh khi quyết toán năm 2026.

8Kỳ trả lương và phiếu lương

Lương giờ, ngày và tuần được trả sau giờ, ngày, tuần hoặc gộp lại, mỗi lần cách nhau không quá 15 ngày. Lương tháng trả một tháng một lần hoặc nửa tháng một lần vào thời điểm cố định. Gặp bất khả kháng thì chậm không quá 30 ngày, và chậm từ 15 ngày trở lên phải đền bù theo lãi suất tiền gửi kỳ hạn 1 tháng. Lương phải trả trực tiếp, đầy đủ, đúng hạn.

Mỗi lần trả lương phải thông báo bảng kê ghi rõ lương, lương làm thêm giờ, lương làm đêm, các khoản khấu trừ và số tiền khấu trừ. Phiếu lương của phần mềm vì vậy cần tách riêng từng dòng này, không gộp thành một số tổng.

9Những chỗ phần mềm hay tính sai và cách làm đúng

Đây là cách MONA đọc các văn bản và rút ra chỗ phần mềm hay làm sai. Văn bản không viết «phần mềm hay sai», nên các điểm dưới là nhận định kỹ thuật của MONA, kèm điều khoản làm căn cứ cho cách xử lý đúng.

Có hai tính năng nữa mà văn bản có căn cứ rõ: cảnh báo khi chạm giới hạn làm thêm theo ngày, tháng, năm, vì phần vượt giới hạn mất quyền miễn thuế; và đổi trần đóng bảo hiểm xã hội theo thời điểm khi lương cơ sở đổi. Làm tròn phút công và ca vắt qua nửa đêm không có điều khoản nào trong các văn bản MONA đã đọc, nên bài không coi đó là quy định. Nếu phần mềm có quy tắc làm tròn thì đó là thiết kế của nhà phát triển.

10Giới hạn của bài tổng hợp này

• Văn bản trong bài đọc ngày 05/10/2026. Cổng thuvienphapluat.vn chặn truy cập tự động, nên MONA đọc nguyên văn qua các trang chép lại (hethongphapluat.com, vcci.com.vn, ketoananpha.vn) và các cổng chính quyền. Các trang này chưa được đối chiếu với bản công báo, nên cần mở lại điều khoản gốc trước khi dùng cho việc cụ thể.
• Mức đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp của người lao động và doanh nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, mức lương cơ sở và số tiền trần đóng cụ thể mới đọc qua bài tổng hợp, chưa mở nghị định gốc, nên bài không nêu các con số này. Sàn đóng bảo hiểm xã hội và trần đóng bảo hiểm y tế có hai nguồn chưa khớp.
• Danh mục địa bàn từng vùng của lương tối thiểu, danh sách đầy đủ khoản loại trừ khỏi lương giờ thực trả (đoạn cuối Nghị định 145, Điều 55), mức miễn thuế tiền ăn giữa ca và số điều về đăng ký người phụ thuộc trong Nghị định 253/2026 chưa đọc đủ.
• Cách tính giờ của ca bắt đầu ngày thường và kết thúc ngày nghỉ hoặc ngày lễ, cách làm tròn phút công, chưa có điều khoản nào MONA đọc được, nên bài không nêu quy tắc.
• Đang có dự thảo sửa Nghị định 145 và dự thảo sửa Luật Bảo hiểm xã hội 2024. MONA chưa thấy văn bản sửa nào được ban hành tính đến ngày tra.
• Đây là tổng hợp của một công ty phần mềm, MONA không tư vấn pháp lý hay thuế. Việc cụ thể của doanh nghiệp cần hỏi chuyên viên nhân sự hoặc đơn vị tư vấn.

11Nguồn và trích dẫn

• Bộ luật Lao động 2019, các Điều 90, 94, 95, 97, 98, 105 đến 107, 109, 111 đến 114 · bản chép nguyên văn, đọc 05/10/2026
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP, các Điều 54 đến 66 · bản chép trên vcci.com.vn, đọc 05/10/2026
• Nghị định 293/2025/NĐ-CP, lương tối thiểu vùng · bản chép nguyên văn, đối chiếu cổng pbgdpl.cantho.gov.vn
• Luật Bảo hiểm xã hội 2024, các Điều 31 đến 34 · bản chép nguyên văn, đọc 05/10/2026
• Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, các Điều 4, 8, 9, 10, 29 · bản chép nguyên văn, đọc 05/10/2026
• Nghị định 253/2026/NĐ-CP, hướng dẫn thuế thu nhập cá nhân · bản chép nguyên văn, đọc 05/10/2026

@techreport{mona_nc18_2026,
  author = {{Nhóm kỹ thuật MONA Software}},
  title = {Phần mềm chấm công và tính lương phải khớp những quy định nào},
  institution = {Công ty TNHH Phần mềm MONA},
  number = {NC-18, bản 1.0},
  year = {2026},
  month = oct,
  url = {https://mona.software/nghien-cuu/phan-mem-cham-cong-tinh-luong-theo-luat/},
  note = {Bài tổng hợp, tra văn bản 05/10/2026}
}