Phần mềm hóa đơn điện tử cần những tính năng nào theo quy định

1Khung pháp lý đã đổi từ 01/07/2026, phần mềm cũ cần rà lại

Từ 01/07/2026, hóa đơn điện tử chạy theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, cùng ban hành ngày 30/06/2026. Nghị định 254 thay Nghị định 123/2020, và toàn bộ Nghị định 70/2025 hết hiệu lực cùng lúc. Thông tư 91 thay Thông tư 32/2025.

Phần mềm viết theo Nghị định 123 hay Thông tư 78 cần được rà lại từ đầu, vì nhiều mốc thời gian, cách xử lý hóa đơn sai và điều kiện của đơn vị cung cấp dịch vụ đã đổi. Hóa đơn lập trước 01/07/2026 mà sai thì vẫn được sửa bằng cách điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định mới.

2Phần mềm phải chạy được hóa đơn có mã, không mã và máy tính tiền

Nghị định 254 đặt nguyên tắc là tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh dùng hóa đơn có mã của cơ quan thuế, trừ những nhóm được dùng hóa đơn không mã. Phần mềm vì vậy phải chạy được ít nhất ba kiểu: hóa đơn có mã, hóa đơn không mã và hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

Hộ và cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng, hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, phải dùng hóa đơn có mã hoặc hóa đơn máy tính tiền có kết nối dữ liệu. Hộ chưa thuộc diện bắt buộc mà muốn dùng thì đăng ký một trong hai loại đó. Trong một số trường hợp, cơ quan thuế cấp hóa đơn có mã theo từng lần phát sinh cho tổ chức không kinh doanh có bán hàng chịu thuế hoặc đơn vị đang bị ngừng sử dụng hóa đơn.

Một số giao dịch được miễn lập hóa đơn điện tử, ví dụ tái bảo hiểm, nhận tiền gửi, điều chuyển tài sản nội bộ và góp vốn bằng tài sản. Phần mềm cần cho người dùng đánh dấu loại giao dịch này để không bị bắt lập hóa đơn thừa.

3Nội dung bắt buộc và định dạng dữ liệu của hóa đơn

Hóa đơn đầy đủ. Gồm tên, ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, thông tin người bán, thông tin người mua (mã số thuế, hoặc mã đơn vị quan hệ ngân sách, hoặc số định danh cá nhân), từng dòng hàng với đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế, thuế suất và tiền thuế theo từng thuế suất, tổng thanh toán, chữ ký số của người bán, thời điểm lập và thời điểm ký số, mã của cơ quan thuế với hóa đơn có mã. Người mua chỉ ký số khi hai bên có thỏa thuận.

Hóa đơn từ máy tính tiền. Chỉ cần người bán, người mua nếu họ yêu cầu, tên hàng, đơn giá, số lượng, giá thanh toán, thời điểm lập và mã hoặc dữ liệu để người mua tra cứu. Đơn vị khấu trừ thuế thì thêm giá chưa thuế, thuế suất và tiền thuế.

Định dạng dữ liệu. Hóa đơn là tệp XML gồm ba thành phần: dữ liệu nghiệp vụ, chữ ký số và mã cơ quan thuế với hóa đơn có mã. Ký hiệu mẫu hóa đơn là 1 chữ số từ 1 đến 9 phản ánh loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn là nhóm 6 ký tự. Chi tiết từng ký tự nằm ở phụ lục của Thông tư 91.

Hóa đơn của hộ kinh doanh. Được khuyến khích ghi nhóm ngành nghề trong dữ liệu XML gửi cơ quan thuế, không bắt buộc.

4Lập hóa đơn đúng thời điểm luật quy định, không theo lúc thu tiền

Thời điểm lập hóa đơn là chỗ phần mềm dễ sai nhất, vì luật tính theo việc đã xảy ra chứ không theo lúc thu tiền hay lúc nhân viên rảnh để nhập.

Đây là lý do một phần mềm hóa đơn tốt phải lưu riêng ngày chuyển giao hoặc ngày hoàn thành, loại dịch vụ và kỳ đối soát, rồi nhắc hạn lập cho kế toán. Một ô «ngày hóa đơn» nhập tay chưa đủ.

5Gửi dữ liệu cho cơ quan thuế và người mua đúng hạn

Gửi trực tiếp hay qua nhà cung cấp. Chỉ tổ chức dùng bình quân từ 1.000.000 hóa đơn mỗi tháng, hoặc công ty mẹ quản lý tập trung cho công ty con, mới được gửi dữ liệu trực tiếp cho cơ quan thuế. Kênh gửi phải có 1 kênh chính và 1 kênh dự phòng, mỗi kênh tối thiểu 5 Mbps, dùng Web Service hoặc Message Queue có mã hóa. Các doanh nghiệp còn lại gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Khi hệ thống thuế lỗi. Hóa đơn không mã được tạm hoãn gửi, và sau khi cơ quan thuế báo khôi phục thì có 02 ngày làm việc để gửi. Gặp bất khả kháng như chiến tranh, bạo loạn, đình công thì có 03 ngày làm việc kể từ khi khắc phục để lập và gửi, người bán phải lưu tài liệu chứng minh. Phần mềm vì vậy cần hàng đợi gửi, nhật ký truyền nhận và tự gửi lại khi hệ thống thuế hoạt động trở lại.

6Xử lý hóa đơn sai: thông báo, điều chỉnh hay thay thế

Có thêm bốn luật nhỏ mà phần mềm phải nhớ: trước khi điều chỉnh hoặc thay thế cho người mua là tổ chức hay hộ kinh doanh thì hai bên lập văn bản thỏa thuận nêu rõ nội dung sai; trong một tháng, nhiều hóa đơn của cùng một người mua sai cùng thông tin thì được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế kèm bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT; đã xử lý lần đầu bằng cách nào thì các lần sau dùng đúng cách đó; và giá trị trên hóa đơn điều chỉnh ghi số dương khi tăng, số âm khi giảm.

7Lưu trữ, chuyển đổi và tiêu hủy hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được lưu dưới dạng dữ liệu, phải toàn vẹn, không bị sửa sai lệch trong suốt thời hạn lưu, và phải in ra hoặc tra cứu được khi có yêu cầu. Người bán chịu trách nhiệm lưu trữ và bảo đảm an toàn hệ thống dữ liệu. Hóa đơn là chứng từ kế toán, và theo Luật Kế toán, chứng từ trực tiếp ghi sổ được lưu tối thiểu 10 năm còn chứng từ không trực tiếp ghi sổ tối thiểu 5 năm, nên phần mềm cần cho cấu hình thời hạn lưu theo từng loại chứng từ. Chi tiết nằm ở bài NC-19.

Chuyển hóa đơn điện tử ra giấy chỉ được làm trong hai trường hợp: theo yêu cầu kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra, hoặc để ghi sổ và theo dõi kế toán. Bản chuyển này không có hiệu lực giao dịch hay thanh toán, trừ hóa đơn máy tính tiền nối dữ liệu thuế. Chỉ được tiêu hủy hóa đơn khi đã hết thời hạn lưu trữ, và tiêu hủy nghĩa là hóa đơn không còn tồn tại trên hệ thống và không truy cập được.

8Điều kiện của đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp không tự dựng nổi hệ thống gửi dữ liệu thuế thì dùng dịch vụ của bên thứ ba, nên điều kiện của bên đó cũng là thông tin cần biết khi chọn phần mềm. Quy định chia hai nhóm.

Nhóm 1 gửi hồ sơ chứng minh đáp ứng tiêu chí lên Cục Thuế, và trong 10 ngày kể từ khi nhận hồ sơ, Cục Thuế đăng công khai. Nhà cung cấp phải báo người mua dịch vụ trước ít nhất 30 ngày khi ngừng hoặc tạm ngừng dịch vụ. Khi chọn đối tác, doanh nghiệp nên yêu cầu họ chỉ ra tên mình trong danh sách Cục Thuế công khai.

9Tính năng MONA đối chiếu khi viết phần mềm hóa đơn điện tử

Đây là cách MONA đọc hai văn bản và rút ra tính năng phần mềm cần có. Văn bản không viết «phần mềm hay sai chỗ nào», nên bảng dưới là suy luận của MONA từ điều khoản, MONA chưa có số thống kê lỗi thực tế.

10Giới hạn của bài tổng hợp này

• Số liệu và điều khoản trong bài đọc ngày 05/10/2026. Hai văn bản gốc là bản PDF quét có chữ ký số, MONA đọc bằng nhận dạng chữ, nên ký hiệu điểm trong từng điều có thể lệch chữ lẻ. Trước khi dùng cho việc cụ thể, mở lại đúng điều trên bản PDF.
• Bài chưa đọc văn bản Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, chưa tra các mốc riêng của hộ kinh doanh trong giai đoạn trước 01/07/2026, và chưa tra chi tiết chứng thư số.
• Chứng từ nào của hóa đơn điện tử thuộc nhóm lưu 5 năm hay 10 năm tùy cách doanh nghiệp dùng hóa đơn để ghi sổ. MONA chưa có điều khoản riêng về thời hạn lưu của hóa đơn trong Nghị định 254, nên bài chỉ dẫn về Luật Kế toán.
• Hạn gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT và cơ chế hủy hóa đơn chưa thấy trong phần đọc của Thông tư 91. Phụ lục mẫu biểu của Thông tư 91 và Nghị định 254, trong đó có quy tắc cấp số hóa đơn và chi tiết ký hiệu, chưa được đọc.
• Thông tư 78/2021: MONA chưa xác nhận được ngày hết hiệu lực từ văn bản gốc, nên bài không dựa vào văn bản này.
• Đây là tổng hợp của một công ty phần mềm, MONA không tư vấn thuế. Việc cụ thể của doanh nghiệp cần hỏi kế toán trưởng hoặc đơn vị tư vấn thuế.

11Nguồn và trích dẫn

• Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử · bản PDF có chữ ký số trên ihoadon.vn, đọc 05/10/2026
• Thông tư 91/2026/TT-BTC · bản PDF có chữ ký số trên ihoadon.vn, đã đọc 45 trang đầu gồm Điều 1 đến Điều 25
• Tóm tắt Nghị định 254 của EY Việt Nam · nguồn phụ, chỉ để đối chiếu

@techreport{mona_nc16_2026,
  author = {{Nhóm kỹ thuật MONA Software}},
  title = {Phần mềm hóa đơn điện tử cần những tính năng nào theo quy định},
  institution = {Công ty TNHH Phần mềm MONA},
  number = {NC-16, bản 1.0},
  year = {2026},
  month = oct,
  url = {https://mona.software/nghien-cuu/phan-mem-hoa-don-dien-tu-theo-quy-dinh/},
  note = {Bài tổng hợp, tra văn bản 05/10/2026}
}