Phần mềm kế toán và ERP cần những tính năng nào theo quy định

1Văn bản đang áp dụng cho phần mềm kế toán từ năm 2026

Phần mềm kế toán chạy theo Luật Kế toán 88/2015/QH13, bản hợp nhất Công báo ngày 31/03/2026, cùng Nghị định 174/2016/NĐ-CP. Chế độ kế toán doanh nghiệp là Thông tư 99/2025/TT-BTC, ban hành 27/10/2025, có hiệu lực từ 01/01/2026 và áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày đó. Thông tư 99 thay các Thông tư 200/2014, 75/2015, 53/2016 và 195/2012. Doanh nghiệp nhà nước và các đơn vị khác được chọn áp dụng, đã chọn thì phải nhất quán tối thiểu một kỳ kế toán năm.

Về thuế, Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/07/2026 và thay Luật 38/2019/QH14. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/10/2025 và áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025.

2Chứng từ điện tử, chữ ký và luồng duyệt chi

Chứng từ điện tử có giá trị chứng từ kế toán khi đủ nội dung bắt buộc, được mã hóa và không bị thay đổi trong quá trình truyền. Dữ liệu phải được bảo mật, bảo toàn và chống xâm nhập, sao chép, đánh cắp. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử hoặc hình thức xác nhận điện tử khác theo pháp luật về giao dịch điện tử.

Mỗi nghiệp vụ kinh tế chỉ lập chứng từ một lần. Người lập, người duyệt và người ký chịu trách nhiệm về nội dung. Chứng từ chi tiền phải có người duyệt chi và kế toán trưởng, hoặc người được ủy quyền, ký trước khi thực hiện. Phần mềm vì vậy cần luồng duyệt chi nhiều cấp trước khi chi tiền, và không cho chi khi chưa đủ chữ ký.

Chứng từ giấy chuyển thành điện tử, hoặc ngược lại, để giao dịch và thanh toán thì bản điện tử mới có giá trị thực hiện nghiệp vụ. Bản giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi, kiểm tra. Hóa đơn là chứng từ kế toán do bên bán lập, nội dung và trình tự lập theo pháp luật về hóa đơn. Phần này nối với bài NC-16 về hóa đơn điện tử.

3Sổ kế toán điện tử, khóa sổ và cách sửa sổ

Sổ kế toán gồm sổ tổng hợp và sổ chi tiết, với nội dung chủ yếu là ngày ghi sổ, số và ngày chứng từ căn cứ, tóm tắt nghiệp vụ, số tiền ghi vào tài khoản, số dư đầu kỳ, phát sinh và số dư cuối kỳ. Mỗi đơn vị chỉ dùng một hệ thống sổ cho một kỳ kế toán năm. Sổ mở vào đầu kỳ năm, ghi theo trình tự thời gian và căn cứ chứng từ. Phải khóa sổ cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.

Được ghi sổ bằng phương tiện điện tử, miễn đáp ứng các quy định về sổ, trừ đóng dấu giáp lai. Sau khi khóa sổ điện tử, đơn vị in ra giấy đóng quyển riêng cho từng kỳ năm để lưu, hoặc lưu điện tử nếu bảo đảm an toàn, bảo mật và tra cứu được suốt thời hạn lưu trữ.

4Sáu yêu cầu tối thiểu với phần mềm kế toán

Thông tư 99, Điều 28, đặt ra sáu yêu cầu tối thiểu cho phần mềm kế toán. Đây là điều khoản nói trực tiếp về phần mềm, còn Luật Kế toán không có điều riêng cho phần mềm. Người quản lý và kế toán trưởng chịu trách nhiệm về số liệu lấy từ phần mềm.

5Báo cáo tài chính, kiểm kê và chứng từ kho

Báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính năm phải nộp cho cơ quan có thẩm quyền chậm nhất 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Báo cáo phải được công khai, và doanh nghiệp bắt buộc kiểm toán thì công khai kèm báo cáo kiểm toán.

Kiểm kê. Phải kiểm kê tài sản vào cuối kỳ kế toán năm và trong các trường hợp chia tách, sáp nhập, giải thể, thiên tai hoặc đánh giá lại theo quyết định của cơ quan nhà nước. Chênh lệch kiểm kê phải được tìm nguyên nhân và phản ánh vào sổ trước khi lập báo cáo tài chính. Với kho, phần mềm cần phiếu kiểm kê, so số thực với sổ, và ghi điều chỉnh chênh lệch có người ký.

Chứng từ kho. Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho là chứng từ không trực tiếp ghi sổ và được lưu tối thiểu 5 năm. Báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản được lưu tối thiểu 10 năm.

Thiết kế mẫu. Doanh nghiệp được tự thiết kế thêm hoặc sửa mẫu chứng từ và mẫu sổ so với phụ lục của Thông tư 99, miễn bảo đảm nội dung theo Luật Kế toán và ban hành quy chế hạch toán kế toán nêu lý do và trách nhiệm.

6Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

Tài liệu kế toán phải được đưa vào lưu trữ trong 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Người đại diện theo pháp luật quyết định lưu bằng giấy hay điện tử, phải bảo đảm an toàn, bảo mật và cung cấp được thông tin khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Chứng từ và sổ phải in ra giấy trước khi lưu, trừ khi đơn vị chọn lưu điện tử và bảo đảm tra cứu được suốt thời hạn lưu.

Nếu luật khác quy định thời hạn dài hơn thì theo luật đó. Tài liệu hết hạn lưu phải tiêu hủy theo thủ tục có hội đồng và biên bản, còn tài liệu mất hoặc hủy hoại phải lập biên bản, thông báo cơ quan có thẩm quyền và tìm cách phục hồi. Con số 10 năm này cũng là căn cứ cho thời hạn lưu hóa đơn điện tử mà bài NC-16 chưa nêu số năm vì chưa đọc nguyên văn. Phần mềm cần cho gắn thời hạn lưu theo từng loại tài liệu, không dùng một thời hạn chung cho tất cả.

7Thuế giá trị gia tăng và thu nhập doanh nghiệp trong phần mềm

Thuế giá trị gia tăng. Thuế suất 0% cho hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu theo định nghĩa của luật, 5% cho nhóm như nước sạch, phân bón, sản phẩm nông nghiệp chưa chế biến, thiết bị y tế, thuốc, sách và nhà ở xã hội, và 10% cho hàng hóa, dịch vụ còn lại. Cơ sở có nhiều mức thuế suất phải khai theo từng mức, không xác định riêng được thì tính theo mức cao nhất. Thời điểm xác định thuế của hàng hóa là lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc lập hóa đơn, của dịch vụ là lúc hoàn thành hoặc lập hóa đơn, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

Khấu trừ thuế đầu vào. Thuế đầu vào chỉ được khấu trừ khi có hóa đơn giá trị gia tăng hoặc chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu, cùng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho hàng hóa, dịch vụ mua vào, trừ trường hợp đặc thù Chính phủ quy định. Thuế đầu vào phát sinh tháng nào, quý nào thì kê khai khấu trừ kỳ đó, chưa khấu trừ hết thì chuyển kỳ sau. Đầu vào dùng chung cho hàng chịu thuế và không chịu thuế phải hạch toán riêng, không tách được thì phân bổ theo tỷ lệ doanh thu chịu thuế trên tổng doanh thu. Sai sót thuế đầu vào được khai bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra hoặc thanh tra.

Thuế thu nhập doanh nghiệp. Thuế suất phổ thông là 20%. Doanh nghiệp có tổng doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng chịu 15%, và từ trên 3 tỷ đến không quá 50 tỷ đồng chịu 17%, theo doanh thu kỳ tính thuế liền trước. Doanh thu tính thu nhập chịu thuế gồm toàn bộ tiền bán hàng, gia công, cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Khoản chi chỉ được trừ khi có đủ hóa đơn và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp đặc thù.

8Tính năng phần mềm kế toán và ERP MONA đối chiếu

9Ba chỗ phần mềm kế toán dễ làm trái điều khoản

Đây là cách MONA đọc văn bản để chỉ ra ba chỗ phần mềm kế toán dễ làm trái điều khoản. MONA chưa đo tần suất các lỗi này, nên bảng dưới chưa có số liệu thống kê.

10Giới hạn của bài tổng hợp này

• Văn bản trong bài đọc ngày 05/10/2026. Luật Kế toán và Luật Thuế giá trị gia tăng đọc từ bản hợp nhất trên Công báo, Nghị định 174/2016 đọc từ file gốc. Thông tư 99 và Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp đọc từ bản chép toàn văn, chưa đối chiếu với bản công báo, và chưa đọc các phụ lục của Thông tư 99.
• Luật sửa đổi Luật Kế toán năm 2026 mới thấy ở dạng dự thảo, MONA chưa thấy luật được thông qua nên bài không coi là có hiệu lực. Nghị định hướng dẫn Luật Kế toán mới nếu có cũng chưa được tra.
• Chính sách giảm thuế giá trị gia tăng, hạn nộp tờ khai theo Nghị định 252/2026 và ngưỡng khai theo quý chỉ mới đọc qua bản tóm tắt, nên bài không nêu. Phương pháp tính giá xuất kho và danh sách tài khoản trong phụ lục Thông tư 99 chưa đọc, nên bài cũng không nêu.
• Thông tư 133/2016 dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa rõ còn hiệu lực hay không. Bài chỉ nói doanh nghiệp được chọn áp dụng Thông tư 99.
• Đây là tổng hợp của một công ty phần mềm, MONA không tư vấn kế toán hay thuế. Việc cụ thể của doanh nghiệp cần hỏi kế toán trưởng hoặc đơn vị tư vấn thuế.

11Nguồn và trích dẫn

• Luật Kế toán, bản hợp nhất Công báo số 172 ngày 31/03/2026 · đọc 05/10/2026
• Luật Thuế giá trị gia tăng, bản hợp nhất Công báo số 305 ngày 03/06/2026 · đọc 05/10/2026
• Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Kế toán · file gốc, đọc 05/10/2026
• Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp · bản chép toàn văn phần thân, không có phụ lục
• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, bản hợp nhất 113/VBHN-VPQH · bản chép trên luatvietnam.vn
• Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 · bản chép toàn văn, đọc 05/10/2026
• Tóm tắt Thông tư 99 của KPMG Việt Nam · nguồn phụ, chỉ để đối chiếu

@techreport{mona_nc19_2026,
  author = {{Nhóm kỹ thuật MONA Software}},
  title = {Phần mềm kế toán và ERP cần những tính năng nào theo quy định},
  institution = {Công ty TNHH Phần mềm MONA},
  number = {NC-19, bản 1.0},
  year = {2026},
  month = oct,
  url = {https://mona.software/nghien-cuu/phan-mem-ke-toan-erp-theo-quy-dinh/},
  note = {Bài tổng hợp, tra văn bản 05/10/2026}
}