Top 10 phần mềm quản lý email chuyên nghiệp và hiệu quả

Ngày nay, việc sử dụng email để trao đổi công việc, học tập đã trở thành nhu cầu cơ bản không thể thiếu của hầu hết mọi người. Nhất là với những người làm văn phòng phải sử dụng email hàng ngày thì việc lựa chọn một phần mềm quản lý email lại càng trở nên cần thiết hơn. Trong bài viết này, công ty lập trình phần mềm Mona Software xin giới thiệu đến các bạn những cách quản lý email hiệu quả và top những phần mềm quản lý email tốt nhất hiện nay.

Những cách quản lý email hiệu quả

Nhu cầu sử dụng email của mỗi người là khác nhau. Tuy nhiên nếu bạn hiểu được cách hoạt động của các phần mềm quản lý email, bạn có thể lọc và chọn ra các tính năng phù hợp nhất với nhu cầu của mình:

• Phân loại email theo thư mục
• Sử dụng nhãn dán, các nhãn dán có sẵn là: Inbox, Trash, Spam và Draft, ngoài ra thì bạn cũng có thể tự tạo thêm các nhãn dán của riêng mình
• Sử dụng nhiều tài khoản trên cùng 1 ứng dụng quản lý email
• Hỗ trợ đa nền tảng và thiết bị
• Sử dụng offline
• …

Top phần mềm quản lý Email chuyên nghiệp

1 – Mozilla Thunderbird

Mozilla Thunderbird được xây dựng dựa trên mã nguồn mở, bởi nhà phát triển chính là Mozilla (cha đẻ của Firefox).

Phần mềm Mozilla Thunderbird hỗ trợ nhiều nền tảng khác nhau như: macOS, Windows và thậm chí là cả Linux. Phần mềm này cung cấp hệ thống sắp xếp email tiện dụng và tối ưu cho người dùng. Nó có rất nhiều các tính năng mở rộng đa dạng hỗ trợ cho người dùng.

Bạn có thể cài đặt Mozilla Thunderbird chỉ với 1 vài thao tác đơn giản như nhập mail rồi nhập các thông số để cấu hình như: IMAP, POP3 hoặc bạn cũng có thể sử dụng chế độ tự động để mọi thứ được hoàn tất nhanh chóng mà không tốn nhiều công sức.

Thunderbird hỗ trợ các bộ lọc khác nhau cho phép bạn đưa email phù hợp vào các thư mục riêng và cả chức năng phát hiện viết sai chính tả.

2 – eM Client

eM Client là ứng dụng Mail Client có từ lâu và được rất nhiều người yêu thích. Với eM Client, bạn hoàn toàn có thể thao tác email linh hoạt hay tùy biến giao diện. Ứng dụng này hỗ trợ nhiều dịch vụ mail khác nhau như: Gmail, iCloud, Outlook, Exchande … Hiện tại, eM Client có 2 phiên bản là Free và Pro. Nếu bạn không sử dụng quá nhiều tài khoản trên các platform mà chỉ sử dụng Gmail là chủ yếu thì phiên bản Free là đầy đủ rồi.

eM Client có giao diện bắt mắt, dễ nhìn và khá thân thiện với người dùng, đặc biệt ứng dụng này còn hỗ trợ thêm chữ ký (Signatures). Nhược điểm của ứng dụng này là ít tính năng nhưng nó vẫn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cơ bản của 1 ứng dụng Mail Client.

3 – Microsoft Outlook – phần mềm quản lý email chuyên nghiệp

Microsoft Outlook được tích hợp sẵn trong Office nhưng bạn vẫn có thể mua riêng phần mềm này với mức giá 130$. Microsoft Outlook được đánh giá là 1 trong những Client mạnh mẽ nhất hiện nay. Nó hỗ trợ trên hầu hết các nền tảng Mail Service hiện nay và việc thiết lập cũng rất đơn giản.

Ngoài ra, Microsoft Outlook còn cho phép bạn thực hiện các tùy biến khác như: sắp xếp email theo các mục, thiết lập chữ ký, Task, filter chính xác với Mail Rule …

Điểm trừ duy nhất của ứng dụng này chính là giá thành khá cao cho một lisense và nó có vẻ nặng nề và khó sử dụng với những ai thích sự đơn giản, gọn nhẹ.

Xem thêm: Top 10 phần mềm thiết kế logo miễn phí

4 – MailBird

Nếu bạn đang sử dụng Windows, nhưng vẫn muốn trải nghiệm giao diện bóng bẩy và trơn tru của Apple thì có thể thử cài đặt MailBird – phiên bản Lite free được lấy cảm hứng từ Apple Mail. Nhược điểm của ứng dụng này là nó chỉ có thể xử lý được tối đa 3 địa chỉ email nhưng nếu là 1 người dùng bình thường thì như vậy cũng là quá đủ rồi.

Thoạt nhìn thì MailBird có vẻ khá giống với ThunderBird tuy nhiên chúng là 2 ứng dụng hoàn toàn khác biệt. MailBird sẽ đem đến cho bạn 1 trải nghiệm hoàn toàn mới với 1 Mail Client, MailBird hỗ trợ nhiều platform khác nhau bao gồm: google, youtube, dịch vụ email, facebook … Tất cả tài khoản đều được quản lý trong 1 giao diện đơn giản, gọn nhẹ với các tính năng tiện dụng nhất.

MailBird được xem như 1 ứng dụng thu nhỏ của Email, chỉ cần thêm tài khoản google là bạn có thể quản lý các dịch vụ liên quan như: Google Calendar, Google Docs … Nếu muốn sử dụng thêm các ứng dụng của bên thứ 3 như: Trello, Dropbox, WhatsApp … bạn cần cài đặt thêm add-on.

5 – Opera Mail – phần mềm quản lý email client

Opera Mail là một trong những ứng dụng email client tốt nhất hiện nay được phát triển bởi Opera (nhà phát triển trình duyệt Opera nổi tiếng). Tiện ích này được tích hợp sẵn trên trình duyệt Opera, cấu hình đơn giản, sử dụng dễ dàng mà không cần sử dụng đến các ứng dụng email riêng biệt. Các email gửi đến hộp thư của bạn sẽ được hiển thị ngay trên trình duyệt Opera.

Ứng dụng này cũng cho phép người dùng truy cập mail offline – giải pháp tuyệt vời cho các kết nối chậm hay những người đang đi du lịch. Ngoài ra, Opera Mail còn được tích hợp bộ lọc thư rác vô cùng thông minh có khả năng chặn tất cả thư spam.

Opera Mail gây ấn tượng với người dùng bởi cách tùy chỉnh sắp xếp hộp thư nhanh chóng, theo ý muốn. Đặc biệt tính năng tự động của Opera Mail giúp bạn phân loại và sắp xếp email một cách nhanh chóng.

6 – Mailsping

Năm 2016, Nylas Mail xuất hiện như 1 ứng dụng email client trên PC với khả năng đánh bại tất cả các email client trên desktop khác. Tuy nhiên sau đó vào 08/2017, nhóm đã thông báo Nylas Mail không còn hoạt động nữa.

Sau đó Mailsping đã được đưa ra như 1 phiên bản tiếp theo của Nylas Mail, Mailsping đã được cải tiến và tối ưu rất nhiều các thành phần nội bộ, sử dụng ít RAM hơn, thời gian khởi động ngắn hơn và đồng bộ hóa nhanh hơn.

Mailsping mang đến cho bạn một điều gì đó tươi mới, thú vị và đầy tiềm năng trong tương lai. Bạn có thể sử dụng phiên bản Mailsping miễn phí vô thời hạn mặc dù sẽ có 1 số tính năng nâng cao bị khóa.

7 – Zimbra Desktop

Đây là email client được sử dụng phổ biến trong các văn phòng. Zimbra Desktop là kết quả của sự hợp tác giữa các bộ phần mềm mã nguồn mở để tăng khả năng cạnh tranh với Microsoft Exchange. Điểm mạnh của Zimbra Desktop là: giao diện thanh lịch, dễ sử dụng và thân thiện với mọi đối tượng. Khi kết hợp với IMAP, Zimbra Desktop thể hiện tốc độ vượt trội so với các ứng dụng khác.

Zimbra Desktop có khả năng tự động cấu hình cho các dịch vụ: Hotmail, Gmail, Yahoo mail và AOL. Ngoài ra nó còn có thêm tính năng xử lý offline và tự động cache tất cả email cục bộ của bạn (hoạt động dựa trên giao thức IMAP).

Một trong những tính năng được ưa chuộng nhất của Zimbra Desktop là có thể xem các cuộc trò chuyện. Các bạn có thể xem tất cả các mail chỉ trong 1 mail duy nhất như trong Hotmail, Yahoo hoặc kết hợp nhiều mail trong 1 cuộc hội thoại. Rất tiện lợi phải không nào?

Trong phiên bản mới nhất của Zimbra Desktop cung cấp tính năng truy cập vào tất cả các tài khoản MXH tại 1 nơi. Dịch vụ được hỗ trợ trên các nền tảng khác nhau như: Digg, Facebook, Twitter …

8 – Sylpheed

Sylpheed là ứng dụng client email được phát hành và sử dụng phổ biến từ năm 2001. Nếu so sánh với các client email hiện đại, Sylpheed có vẻ lỗi thời hơn nhưng nếu so về tính năng, nó không hề thua kém bất cứ phần mềm nào. Thực tế giao diện và cách tiếp cận quản lý email của Sylpheed thực sự hữu ích với những người dùng email truyền thống.

Điểm mà hầu hết người dùng thích ở Sylpheed là nó chú trọng vào chức năng chính của mình là 1 ứng dụng email client và không lan man vào các chức năng không liên quan khác. Sylpheed rất nhẹ, đơn giản và đầy đủ các tính năng.

Những tính năng nổi bật của phần mềm Sylpheed là: khởi động nhanh, hiệu suất tổng thể, kiểm soát thư rác hiệu quả, tìm kiếm và lọc các email, mã hóa và mở rộng bằng các plugin tương thích.

9 – Ứng dụng Mail mặc định trong Windows 10

Nếu muốn một giao diện đẹp, đơn giản với nhiều lựa chọn về background, bạn có thể sử dụng ứng dụng Mail mặc định trong Windows 10. Nó không bao gồm các chức năng nâng cao như: tích hợp Office, hủy đăng ký hàng loạt email, … Nếu cần những tính năng này bạn có thể sử dụng Windows Mail.

Ưu điểm của phần mềm này là nhanh, đồng bộ ngay lập tức theo lịch và các dịch vụ, các bạn có thể xem email của mình trong phần live ở Start. Thậm chí bạn có thể pin hộp thư cố định vào trong Start.

Để mở ứng dụng này, các bạn ấn vào Windows và gõ “mail” hệ thống sẽ tự động trả về ứng dụng Mail mặc định trong Windows 10.

10 – WunderMail – phần mềm quản lý email hiện đại

WunderMail có giao diện hiện đại, trong suốt đẹp mắt, bạn có thể tải ứng dụng miễn phí này trong phần Microsoft Store của Windows 10.

WunderMail có nhiều tính năng vượt trội như:

– Thiết kế giao diện Fluent Design hiện đại

– Đọc, gửi thư ngay cả khi offline

– Chuyển đổi giữa các tài khoản nhanh chóng chỉ với 1 click chuột

– Live-Tile giúp xem trước thư mới nhanh chóng

– Sắp xếp email theo danh mục và nhãn dán

– Kéo, thả file đính kèm khi soạn mail

– Hiển thị thông báo trên hệ thống khi có mail mới

Để tải và cài đặt phần mềm này, các bạn ấn vào Windows, gõ tìm “WunderMail” > ấn Get > Install, hệ thống sẽ tự động cài đặt ứng dụng WunderMail về máy. Bạn có thể pin WunderMail trên thanh taskbar để tiện hơn cho việc sử dụng.

Hy vọng với những chia sẻ về 10 phần mềm quản lý email chuyên nghiệp và hiệu quả trên đây sẽ giúp ích lớn cho công việc và cuộc sống của bạn, giúp bạn chủ động quản lý và sắp xếp nhằm việc sử dụng được dễ dàng.