Quy Trình Phục Vụ Quán Cafe Chuyên Nghiệp, Bài Bản

Kinh doanh quán cafe hiện nay là một lĩnh vực phổ biến với tiềm năng lợi nhuận cao. Tuy nhiên, thành công không đến từ may mắn mà là kết quả của việc xây dựng thương hiệu bài bản, tập trung vào chất lượng đồ uống, không gian và đặc biệt là quy trình phục vụ chuyên nghiệp. Vậy làm thế nào để thiết lập một quy trình phục vụ quán cafe hiệu quả, vừa đảm bảo sự hài lòng của khách hàng vừa tối ưu hóa vận hành? Đây chính là điều mà MONA Software sẽ bật mí ngay sau đây!

Lý do nhân viên quán cafe cần làm theo quy trình là gì?

Quy trình phục vụ quán cafe đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động và chất lượng dịch vụ. Khi nhân viên tuân thủ một quy trình rõ ràng, quán cafe đảm bảo được sự đồng bộ trong mọi khâu vận hành, từ việc tiếp nhận khách đến phục vụ và thanh toán. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót, và cải thiện đáng kể trải nghiệm khách hàng.

Một quy trình phục vụ quán cà phê bài bản giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với công việc. Mọi bước từ chuẩn bị nguyên liệu, tiếp nhận đơn hàng, đến phục vụ khách được hướng dẫn cụ thể, giảm thiểu thời gian đào tạo. Đối với nhân viên lâu năm, quy trình này đảm bảo họ không bỏ sót các nhiệm vụ quan trọng, từ đó giữ vững tiêu chuẩn phục vụ trong mọi ca làm việc. Qua đó cũng góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, nâng cao uy tín của quán trong mắt khách hàng.

Quy trình phục vụ quán cafe chuyên nghiệp

Quy trình phục vụ quán cafe chuyên nghiệp là tập hợp các bước được xây dựng bài bản để đảm bảo mọi khâu trong việc vận hành quán cafe diễn ra hiệu quả. Về chi tiết, quy trình sẽ bao gồm:

Vào ca làm việc

Đối với nhân viên phục vụ quán cafe, trước khi bước vào ca làm việc của mình thì điều đầu tiên mà ta cần làm chính là chấm công và cũng đồng thời xác nhận rõ ràng thời gian làm việc. Để ca làm việc diễn ra hiệu quả, chuyên nghiệp, mỗi người cần tự mình chuẩn bị, kiểm tra các vấn đề một cách kỹ lưỡng.

Điều quan trọng nhất cho một quá trình phục vụ chuyên nghiệp đó là các nhân viên nên chuẩn bị trang phục phù hợp, gọn gàng. Đồng thời, chúng ta cũng nên giữ cho mình một tinh thần ổn định, hòa nhã trước giờ làm, tránh để những cảm xúc cá nhân xuất hiện khi làm việc.

Chuẩn bị đầu giờ

Tại các quán cafe, vì thời gian làm việc kéo dài từ sáng tới tối nên chắc chắn các nhân viên phục vụ quán cafe phải chia thành từng ca. Vì thế, trước mỗi lần đổi ca làm việc, chúng ta cần phải có sự chuẩn bị một số yếu tố như:

• Kiểm tra, dọn dẹp vệ sinh tại những khu vực mà mình sẽ làm việc,chẳng hạn như sàn nhà, bàn ghế, khu vực bếp, pha chế…
• Chuẩn bị một số nguyên liệu cho việc pha chế, phục vụ nhu cầu mua hàng.
• Chuẩn bị kỹ càng những vật dụng cần dùng trong suốt thời gian làm việc.

Đối với mọi công việc, sự chuẩn bị luôn có vai trò rất cần thiết, nhằm tránh được những thiếu sót trong quá trình làm việc. Vì vậy, để đáp ứng một quy trình phục vụ quán cafe chuyên nghiệp, mỗi nhân viên cần chú ý tới sự chuẩn bị trước các ca làm việc.

Quy trình phục vụ khách hàng của quán cafe

Nhiều người thường nghĩ rằng đối với một quán café, điều quan trọng nhất là đồ uống ngon, không gian quán đẹp. Tuy nhiên, trên thực tế thì khách hàng lại không nghĩ như vậy. Đối với họ, thái độ, quy trình phục vụ khách hàng chuyên nghiệp mới là yếu tố then chốt đem lại sự hài lòng, yêu thích.

Vì thế, trong quá trình training nhân viên phục vụ quán cafe, các bạn cần chú ý tới những bước cơ bản như sau:

• Chuẩn bị sẵn sàng các vật dụng như ly nước, giấy ăn, bình nước,… Để chủ động hơn, chúng ta nên đặt sẵn trên các bàn trống để khách hàng có thể dùng ngay khi bước vào.
• Khi thấy có khách hàng bước vào, các nhân viên phục vụ cần chủ động tới chào hỏi, tìm hiểu nhu cầu của họ đồng thời sắp xếp, chuẩn bị chỗ ngồi.
• Trong quá trình gọi món, thông thường khách hàng sẽ tỏ ra khá băn khoăn, vì thế, nhân viên cần chủ động tư vấn, giới thiệu sản phẩm cho họ. Điều này không chỉ giúp mọi người có thiện cảm với quán mà còn giúp chúng ta có cơ hội bán được nhiều hàng hơn.
• Mỗi nhân viên luôn cần trong trạng thái sẵn sàng để có thể hỗ trợ, phục vụ khách hàng nếu họ có nhu cầu mới.
• Cuối cùng, chúng ta cần in hóa đơn tính tiền và giao cho khách hàng.

Đó chính là một quy trình tổng quát nhất mà mỗi nhân viên phục vụ quán cafe chuyên nghiệp cần phải thực hiện. Tuy nhiên, để có thể làm tốt thì chúng ta cần quan tâm tới một yếu tố khác nữa cũng quan trọng không kém, đó chính là thái độ.

Trong suốt quá trình làm việc, giao tiếp với khách hàng, chúng ta cần phải giữ một thái độ vui vẻ, hòa nhã, nhiệt tình. Chỉ như vậy, mọi người mới cảm thấy thoải mái, vui vẻ và có được trải nghiệm tốt đẹp tại quán café của chúng ta.

Ngoài ra, với quán cafe có quy mô lớn và nhiều khu khác nhau, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý quán cafe có tính năng order trên điện thoại để tiết kiệm thời gian phục vụ. Không chỉ thế, phần mềm còn giúp bạn quản lý thông tin khách hàng, quản lý các chiến lược marketing quán cafe một cách hiệu quả.

Bạn đang cần tìm một phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp và chất lượng nhất?! Vậy phần mềm quản lý quán cafe MONA FnB chắc chắn là lựa chọn hoàn hảo nhất dành cho bạn.

Được thiết kế dựa trên kinh nghiệm thực tiễn và công nghệ hiện đại bởi đội ngũ có trình độ chuyên môn cao của MONA Software, phần mềm MONA FnB đảm bảo hỗ trợ tối đa trong mọi khía cạnh vận hành, từ quản lý nhân sự, tài chính đến chăm sóc khách hàng. Chắc chắn là lựa chọn lý tưởng để đưa nhà hàng, quán ăn, và quán cafe của bạn lên một tầm cao mới!

Về chi tiết, phần mềm quản lý quán cafe MONA FnB sở hữu các tính năng toàn diện như:

• Customer Loyalty: Tính năng này cho phép quán xây dựng chương trình khách hàng thân thiết thông qua tích điểm sau mỗi lần thanh toán. Điều này không chỉ khuyến khích khách quay lại mà còn tạo cơ hội triển khai các ưu đãi, khuyến mãi dành riêng cho thành viên.
• Đặt món thông minh tại bàn: Hỗ trợ quét QR để khách hàng tự gọi món ngay tại bàn, xem menu điện tử và đặt món ngay tại bàn. Tính năng này giảm thời gian chờ đợi, giúp nhân viên tập trung hơn vào phục vụ, đồng thời mang đến trải nghiệm hiện đại cho khách hàng.
• Giftcard: Hỗ trợ tạo và quản lý các loại thẻ quà tặng, giúp quán dễ dàng triển khai các chương trình khuyến khích mua hàng hoặc làm quà tặng cho khách hàng, tăng thêm doanh thu.
• Thống kê kinh doanh: Cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, sản phẩm bán chạy và hoạt động kinh doanh theo thời gian thực. Người quản lý có thể dễ dàng nắm bắt tình hình và đưa ra quyết định chiến lược.
• Quản lý hàng hóa và tồn kho: Kiểm soát toàn bộ nguyên vật liệu từ nhập kho, tồn kho, đến sử dụng hàng ngày. Hệ thống tự động cảnh báo khi lượng hàng hóa xuống mức thấp, giúp quán tránh tình trạng thiếu nguyên liệu.

Và còn rất nhiều các tính năng hữu ích khác đang chờ bạn từ mình trải nghiệm miễn phí bằng cách click vào nút dưới đây:

Ngoài ra, nếu bạn cần tư vấn thêm về phần mềm MONA FnB, hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline 1900 636 648 để được đội ngũ nhân viên tận tình của MONA Software tư vấn nhé!

Cuối ca làm việc

Thời gian cuối ca làm việc tại các quán cafe khá quan trọng, tuy nhiên, không mấy nhân viên thực hiện tốt những điều nên làm. Sau khi các khách hàng đã ra về, để kết thúc ngày hoạt động của quán, chúng ta cần làm một số công việc như:

• Quét dọn vệ sinh tổng thể cho quán.
• Thu dọn dụng cụ, cốc đĩa…Dọn dẹp sau ngày làm việc tại quán cafe
• Tắt hết các thiết bị không cần thiết, đèn điện trong quán.
• Báo cáo tình hình với quản lý quán.

Một số kinh nghiệm phục vụ cho nhân viên quán cafe

Duy trì tinh thần đồng đội

Tại các quán cafe, thông thường thì mỗi nhân viên sẽ có một nhiệm vụ riêng của mình chẳng hạn như: phục vụ khách, pha chế, quản lý,… Đối với các quán cafe đông khách, lượng công việc nhiều thì sự phân chia này giúp hệ thống làm việc một cách chuyên nghiệp, trơn tru.

Thế nhưng, trong rất nhiều trường hợp thì chúng ta cần chủ động hỗ trợ, hợp tác cùng với những người khác. Đặc biệt, ở các khung giờ cao điểm, khi mà lượng khách đông, chắc chắn sẽ có vị trí bị quá tải.

Vì vậy, mỗi nhân viên phục vụ quán cafe nên có tinh thần đồng đội, hỗ trợ họ hoàn thành công việc của mình, tránh thì trạng trì trệ, khiến cho khách hàng cảm thấy không hài lòng. Điều này không chỉ giúp nâng cao sự đoàn kết, xây dựng tình đồng đội mà còn là yếu tố cần thiết cho hoạt động của quán được hiệu quả.

Thái độ phục vụ thân thiện, chuyên nghiệp

Như đã nói, thái độ của nhân viên phục vụ quán cafe được coi là một trong những yếu tố then chốt nhất, quyết định sự thành công của quán café. Vì vậy, dù là nhân viên hay chủ quán cafe thì bạn cũng cần lưu ý tới vấn đề này.

Mỗi ngày làm việc, nhân viên phục vụ phải tiếp đón rất nhiều khách hàng khác nhau. Tất nhiên, sẽ chẳng có gì đáng nói nếu như khách hàng của chúng ta là những người thoải mái, dễ tính. Thế nhưng, trên thực tế thì bạn sẽ không thể tránh khỏi những người hay phàn nàn, than phiền và thường xuyên soi mói, bắt lỗi nhân viên.

Nếu không may rơi vào những tình huống như vậy, điều chúng ta nên làm đó là giữ thái độ, tinh thần thực sự bình tĩnh. Bạn tuyệt đối không nên to tiếng, đôi coi với người đó vì như vậy sẽ làm ảnh hưởng xấu tới hình ảnh, thương hiệu của quán café. Thay vào đó, chúng ta cần phải kiên nhẫn giao tiếp hoặc nhờ sự giúp đỡ của quản lý hay đồng nghiệp.

Sẵn sàng tiếp thu, học hỏi nhiều điều mới

Tất nhiên, dù bạn đang làm bất cứ một công việc nào đi chăng nữa thì tinh thần học hỏi, sẵn sàng tiếp thu những kiến thức, kinh nghiệm mới luôn là chìa khóa dẫn tới sự thành công. Đặc biệt, tại các quán cafe thì các nhân viên sẽ rất bận rộn với công việc nên không có nhiều thời gian để đào tạo, training một cách đầy đủ, bài bản.

Do vậy, sự chủ động học hỏi, tích lũy kinh nghiệm là điều hết sức cần thiết. Tuy nhiên, trên thực tế thì hầu hết các quán cafe đang hoạt động lại không có được điều đó. Nếu đã từng đến nhiều quán cafe, chắc hẳn bạn sẽ nhận ra rằng đa phần nhân viên phục vụ đều khá e rè, thiếu sự tự tin, thoải mái trong quá trình giao tiếp với khách hàng.

Vì thế, để tự hoàn thiện bản thân cũng như nâng cao tính chuyên nghiệp của quán, mỗi nhân viên nên học hỏi thêm từ các quản lý hay đồng nghiệp. Ngoài ra, chúng ta cũng nên tìm hiểu thêm kiến thức về các loại đồ uống, cách pha chế và đặc biệt là tâm lý khách hàng.

Hy vọng rằng những thông tin được MONA chia sẻ từ bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách xây dựng quy trình phục vụ quán cafe chuyên nghiệp. Để đạt được điều này, cả nhân viên và quản lý cần áp dụng những phương pháp phù hợp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ. Đây chính là nền tảng quan trọng để tạo dựng một thương hiệu quán cafe uy tín, được khách hàng yêu thích và lựa chọn lâu dài.