Track and trace là gì? Tầm quan trọng Track & Trace trong hoạt động vận tải

Nếu như đã từng làm việc trong lĩnh vực vận chuyển logistic chắc hẳn mọi người cũng đã từng nghe tới thuật ngữ Track & trace. Đây là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong lĩnh vực này. Vậy Track & trace là gì? Ứng dụng Track & trace trong hoạt động vận tải quốc tế như thế nào? Cùng đi tìm hiểu về Track & trace trong bài viết này với chúng tôi nhé.

Track and trace là gì?

Track & trace là quá trình kiểm tra và theo dõi hành trình sản xuất và phân phối của sản phẩm. Trong phần mềm quản lý vận tải thì Track & trace giúp cho những người mua hàng, các nhà quản lý vận tải biết được thông tin vị trí của hàng hóa, theo dõi thông tin đơn hàng, quản lý lộ trình. Qua đó, khách hàng có thể phần nào đánh giá được năng lực vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp.

Lợi ích track & trace trong vận tải quốc tế

Track & trace (theo dõi và truy vết) là một công nghệ thiết yếu trong ngành vận tải quốc tế, cho phép cả doanh nghiệp và khách hàng giám sát chặt chẽ hành trình của hàng hóa. Việc này không chỉ mang lại hiệu quả về mặt quản lý mà còn xây dựng niềm tin và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Đối với doanh nghiệp

Việc áp dụng track and trace mang lại nhiều lợi thế cạnh tranh và hiệu quả vận hành cho các doanh nghiệp logistics và xuất nhập khẩu:

• Nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường: Khi các doanh nghiệp có khả năng cung cấp thông tin theo dõi minh bạch, khách hàng sẽ cảm thấy an tâm hơn khi sử dụng dịch vụ. Điều này giúp doanh nghiệp tạo dựng lợi thế so với các đối thủ chưa có hệ thống theo dõi hiệu quả.
• Tăng niềm tin của khách hàng: Khả năng cung cấp thông tin chi tiết về hành trình của đơn hàng giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch. Khi khách hàng cảm thấy tin tưởng, họ sẽ có xu hướng quay lại và giới thiệu dịch vụ cho người khác.
• Dễ quản lý đơn hàng: Phần mềm track & trace giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát toàn bộ quy trình vận chuyển, từ lúc hàng được nhận đến khi giao thành công. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng phát hiện các vấn đề phát sinh (như thất lạc, chậm trễ) và có biện pháp xử lý kịp thời, giảm thiểu rủi ro và thiệt hại.

Đối với khách hàng

Track and trace mang lại sự tiện lợi và an tâm tối đa cho người tiêu dùng, giúp họ chủ động hơn trong việc theo dõi và nhận hàng.

• Biết rõ vị trí, trạng thái của đơn hàng: Khách hàng có thể truy cập thông tin bất cứ lúc nào để biết chính xác đơn hàng của mình đang ở đâu, đã được xử lý hay đang trên đường vận chuyển. Điều này giúp loại bỏ sự lo lắng và không chắc chắn trong quá trình chờ đợi.
• Theo dõi được lộ trình đơn hàng: Khách hàng có thể xem chi tiết từng chặng của đơn hàng, từ kho bãi, qua hải quan, đến các điểm trung chuyển. Việc này giúp họ có cái nhìn toàn diện về quá trình vận chuyển và cảm thấy được kết nối với sản phẩm của mình.
• Biết được thời gian nhận hàng: Thông tin về thời gian giao hàng dự kiến được cập nhật thường xuyên, giúp khách hàng chủ động sắp xếp thời gian để nhận hàng. Điều này đặc biệt quan trọng với các lô hàng cần được nhận sớm hoặc có yêu cầu bảo quản đặc biệt.

Các chức năng quan trọng của track & trace trong vận tải

Không phải tự nhiên mà lại có nhiều công ty giao nhận vận tải quốc tế ứng dụng hệ thống Track and trace trong thời gian qua nếu như họ không nhận được những lợi ích nhất định. Và dưới đây là những chức năng thể hiện tầm quan trọng của Track & trace trong hoạt động vận tải, điều phối, phân phối container.

→ Xem thêm: Quản lý vận tải bằng excel

Theo dõi nhiên liệu phương tiện vận chuyển

Đối với các công ty, doanh nghiệp vận tải lớn, việc quản lý xăng dầu chưa bao giờ là một bài toán dễ, và để tiết kiệm nhiên liệu thì còn khó khăn hơn rất nhiều.

Track and trace theo dõi được nhiên liệu bổ sung và tiêu hao

Thế nhưng, khi xe tải được tích hợp hộp đen thì nhiên liệu sử dụng sẽ có thể tiết kiệm tới 40% cho doanh nghiệp. Thiết bị giám sát được tích hợp có độ chính xác tới 100%, hộp đen được lắp đặt trên xe không chỉ có tác dụng giám sát, quản lý mà còn giúp tăng hiệu quả kinh doanh một cách đáng kể.

Tăng cường bảo mật

Tình trạng của hàng hóa sẽ được cập nhật liên tục trên hệ thống, báo về cho những người quản lý thông tin mới nhất về hàng hóa. Đây cũng là cách nhanh nhất giúp kiểm tra trạng thái những chuyến hàng của mình. Không cần phải liên hệ với bộ phận dịch vụ để kiểm tra, kết quả trực tuyến trên ứng dụng sẽ cung cấp thông tin chi tiết theo đúng thời gian thực tế tiến độ chính xác của chuyến hàng.

→ Xem thêm: Công nghệ Blockchain trong ngành Logistics

Giảm chi phí bảo hiểm hàng hóa

Khi được cài đặt hệ thống theo dõi và truy tìm, cùng với đó là các chính sách bảo hiểm cũng sẽ giúp cho mọi người giảm giá rất nhiều. Đối với các nhà phân phối, chủ hàng, việc các sự cố như hư hỏng hay thất lạc khi lưu kho hoặc vận chuyển là những rủi ro hoàn toàn có thể xảy ra. Đứng về phía góc nhìn của nhà vận tải, giao hàng là một dịch vụ cần tới sự vận hành chủ yếu từ con người. Chính vì vậy, dù có cố gắng cẩn thận tới đây thì sai sót, tai nạn vẫn luôn là điều khó tránh khỏi.

Tính năng cảnh báo vận tải

Các thông tin về lộ trình vận chuyển sẽ được kiểm tra và theo dõi trên hệ thống quản lý. Các trạng thái giao hàng rủi ro như điểm dừng xe, nhiệt độ hàng hóa, sai lộ trình, điểm lạ,… sẽ được thông báo qua email hoặc SMS theo thời gian thực.

Xây dựng hệ thống cảnh báo nguy hiểm và giám sát xe container, xe tải nhằm nâng cao mức độ an toàn cho hoạt động vận tải, phân phối hàng hóa. Hệ thống này được tích hợp và kỹ năng và công nghệ tiên tiến, cùng với đó là những thuật toán nhận dạng để có thể đưa ra cảnh báo sớm về các mối nguy hiểm có thể xảy đến cho hoạt động vận chuyển, giao nhận bằng ô tô.

Tracking number

Mỗi chuyến hàng hay lô hàng sẽ đều có một số nhận dạng để giúp cho việc theo dõi được chính xác và dễ dàng hơn. Thông qua Tracking number trên hệ thống TMS, các nhà quản lý sẽ có thể biết được vị trí của từng loại hàng hóa, nhờ đó chủ động sắp xếp nhân lực phục vụ cho việc tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa.

Các chức năng báo cáo cơ bản của Track & trace

Hệ thống phần mềm Track and Trace không chỉ cung cấp thông tin vị trí theo thời gian thực mà còn tạo ra các báo cáo chi tiết giúp tối ưu hóa hiệu quả vận hành, quản lý chi phí và nâng cao an toàn.

• Báo cáo số km mà xe đã đi được theo giờ, theo ngày
• Báo cáo số nhiên liệu tiêu hao tính theo số km mà xe đi được
• Tốc độ chạy của xe theo địa điểm vượt quá tốc độ cho phép, theo ngày, cảnh báo vượt quá tốc độ.
• Xem lại lịch sử xe đã chạy trong tháng, tuần, ngày
• Báo cáo thời gian tắt và nổ máy theo ngày, theo thời gian thực
• Báo cáo số lần đổ ben, số lần đóng mở cửa, thời gian đóng mở điều hòa, mở nắp capo…
• Báo cáo mức tiêu thụ nhiên liệu bằng đồ thị cột
• Báo cáo thời gian xe chạy và dừng, thời gian xe làm việc theo giờ, ngày, tuần, tháng.
• Báo cáo thời gian dừng xe, dừng ở đâu và thời gian dừng là bao lâu

Ưu điểm của giải pháp giám sát quá trình vận tải

Giải pháp giám sát quá trình vận tải sử dụng công nghệ tiên tiến để cung cấp thông tin chi tiết và chính xác về hoạt động của phương tiện. Điều này giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, giảm chi phí và tăng cường an ninh.

• Theo dõi các hoạt động chính của xe như xác định tọa độ, vị trí trên bản đồ, Tốc độ di chuyển, quãng đường di chuyển, hướng di chuyển giúp việc quản lý lộ trình vận chuyển trở nên hiệu quả hơn.
• Theo dõi trạng thái hoạt động của xe, tắt mở máy, tắt mở điều hòa, đóng mở cửa xe… giúp quản lý các phụ phí vận tải.
• Giám sát mức nhiên liệu đã nạp vào đã tiêu hao giúp chống thất thoát, chống mất cắp nhiên liệu.
• Xem lại lịch sử tiêu hao nhiên liệu, di chuyển của xe trong 3 tháng gần nhất. Mọi người có thể xem lại trong những trường hợp ngoài ý muốn xảy ra.
• Giao diện quản lý đơn giản, sử dụng dễ dàng
• Người quản lý chỉ cần ngồi tại văn phòng vẫn có thể kiểm tra và theo dõi mọi hoạt động của từng chiếc xe.

Có thể thấy Track and Trace là hoạt động không thể thiếu trong quy trình vận hành của doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics. Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã triển khai Track & Trace nhưng vẫn gặp khó khăn trong việc quản lý vận tải hiệu quả. Nguyên nhân chính là thiếu một hệ thống tổng thể để:

• Đồng bộ thông tin giữa các bộ phận và đối tác vận chuyển
• Xử lý nhanh các tình huống phát sinh trong quá trình giao hàng
• Đánh giá hiệu suất vận tải dựa trên dữ liệu thực tế
• Giảm thiểu thời gian xử lý thủ công và sai sót nghiệp vụ
• Tiết kiệm chi phí vận hành doanh nghiệp

Phần mềm MONA TMS được thiết kế để giải quyết những thách thức này. Với khả năng tích hợp Track and Trace cùng các tính năng quản lý vận hành toàn diện, phần mềm vận tải MONA TMS giúp doanh nghiệp chuyển từ quản lý thụ động sang chủ động, từ xử lý đơn lẻ sang tối ưu hóa hệ thống.

MONA TMS giải quyết triệt để khó khăn của doanh nghiệp với các chức năng cốt lõi sau:

• Đồng bộ hoá dữ liệu tức thời: MONA TMS đóng vai trò là trung tâm dữ liệu duy nhất, đồng bộ thông tin giữa bộ phận kinh doanh, điều phối, tài xế và khách hàng. Dữ liệu GPS và trạng thái giao hàng được cập nhật trực tiếp vào hệ thống, đảm bảo mọi bộ phận đều làm việc trên một nguồn thông tin chuẩn xác và kịp thời.
• Xử lý sự cố chủ động và linh hoạt: Hệ thống ghi nhận các trường hợp giao trễ, hỏng hàng, kẹt xe và cho phép cập nhật phát sinh chi phí ngay lập tức. Giúp xử lý khủng hoảng tức thời và kiểm soát ngân sách.
• Báo cáo và phân tích chuyên sâu: Phần mềm vận tải MONA TMS cung cấp KPIs vận tải đa chiều dựa trên dữ liệu thực tế. Dễ dàng đo lường hiệu quả từng tuyến, từng tài xế, và từng đối tác để đưa ra quyết định cải tiến chính xác.
• Tự động hóa quy trình vận hành: Tự động đề xuất lịch trình tối ưu, phân công tài xế và phương tiện phù hợp, loại bỏ sai sót do nhập liệu thủ công cũng như giảm đến 80% thời gian xử lý giấy tờ.
• Tối ưu lộ trình vận tải: Xây dựng lộ trình hiệu quả nhất, giảm quãng đường, thời gian và tối ưu tải trọng phương tiện, giúp cắt giảm chi phí vận hành đáng kể.

MONA TMS là giải pháp phần mềm vận tải toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động vận chuyển một cách tối ưu, nhanh chóng và hiệu quả. Hãy chấm dứt sự mơ hồ trong vận hành và bắt đầu kiểm soát mọi lô hàng trong tầm tay! Liên hệ trực tiếp với MONA để được TƯ VẤN MIỄN PHÍ 24/7!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 1900 636 648
• Email: [email protected]
• Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng Tám, P. Tân Sơn Nhất, TPHCM