KPI là gì? KPI viết tắt của Key Performance Indicator, nghĩa là chỉ số đo lường hiệu suất công việc trọng yếu. Nó là con số cho anh chị biết một người, một phòng ban hay cả công ty đang làm tốt tới đâu so với mục tiêu đã đặt. Ví dụ KPI của nhân viên sale là doanh số tháng, KPI của kho là tỉ lệ giao hàng đúng hạn. Bài này tụi em giải thích KPI là gì cho dễ hiểu, cách xây dựng KPI đúng, và vì sao đo KPI bằng tay hay gãy. Tụi em nói từ chỗ đã làm phần mềm đo KPI cho hàng trăm doanh nghiệp, không phải chép định nghĩa.
KPI là gì, viết tắt của chữ gì
KPI viết tắt của cụm tiếng Anh Key Performance Indicator. Dịch ra là chỉ số hiệu suất trọng yếu. Chữ quan trọng ở đây là trọng yếu, tức không phải đo mọi thứ, mà chọn vài con số phản ánh đúng việc cần làm tốt.
Nói cho dễ hình dung, KPI giống bảng đồng hồ trên xe. Anh chị không nhìn hết mọi chi tiết máy móc, chỉ nhìn vài đồng hồ quan trọng: tốc độ, xăng, nhiệt độ. KPI cũng vậy, là vài con số để biết doanh nghiệp đang chạy đúng hướng hay không.
Mỗi KPI thường có ba phần: tên chỉ số, con số mục tiêu, và mốc thời gian. Ví dụ tỉ lệ đơn giao đúng hạn đạt 95% trong tháng. Có đủ ba phần thì mới đo được, thiếu một phần là KPI treo, không ai theo dõi nổi.
KPI là gì trong kinh doanh và trong sản xuất
KPI là gì trong kinh doanh? Là các chỉ số đo kết quả bán hàng và tăng trưởng. Thường gặp: doanh số theo tháng, số hợp đồng chốt, tỉ lệ chuyển từ khách tiềm năng sang khách mua, giá trị đơn trung bình, tỉ lệ khách quay lại.
KPI là gì trong sản xuất? Là các chỉ số đo năng suất và chất lượng nhà máy. Thường gặp: sản lượng theo ca, tỉ lệ hàng lỗi, thời gian dừng máy, tỉ lệ giao đúng hạn. Mỗi bộ phận nhìn vào con số của chính mình để biết đang ổn hay đuối.
Điểm chung là KPI phải gắn với mục tiêu chung của công ty. Đặt KPI mà không nối về mục tiêu lớn thì mỗi phòng chạy một hướng, cuối năm cộng lại không ra kết quả.
Ví dụ KPI và bảng KPI cho nhân viên
Để anh chị dễ áp dụng, đây là vài ví dụ KPI theo vị trí. Một bảng KPI cho nhân viên tốt chỉ nên vài dòng, đừng nhồi chục chỉ số.
- Nhân viên kinh doanh: doanh số tháng, số khách mới, tỉ lệ chốt đơn.
- Nhân viên chăm sóc khách: thời gian phản hồi, tỉ lệ khách hài lòng, số ca xử lý xong.
- Nhân viên kho: tỉ lệ soạn hàng đúng, tỉ lệ giao đúng hạn, sai lệch tồn kho.
- Nhân viên marketing: số khách tiềm năng mang về, chi phí trên một khách, tỉ lệ chuyển đổi.
Nguyên tắc đặt: mỗi vị trí chọn ba tới năm chỉ số phản ánh đúng việc chính. Mỗi chỉ số có con số mục tiêu và mốc thời gian. Đặt xong phải có người theo dõi và cập nhật, nếu không thì bảng KPI thành tờ giấy chết. Anh chị xem thêm mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh và cách đánh giá nhân viên để đặt cho sát.
Cách xây dựng KPI đúng, tránh đặt cho có
Xây dựng KPI không khó, cái khó là đặt đúng. Tụi em rút ra bốn bước từ việc làm cho khách nhiều năm.
Một, bắt đầu từ mục tiêu công ty. Công ty muốn gì trong năm nay, rồi mới chia xuống từng phòng, từng người. Đặt KPI mà không xuất phát từ mục tiêu chung là đặt ngược.
Hai, chọn chỉ số đo được. Chỉ số phải ra được con số, không phải cảm tính. Chăm chỉ, nhiệt tình không phải KPI vì không đo được. Số cuộc gọi, doanh số, tỉ lệ lỗi mới đo được.
Ba, đặt mục tiêu vừa sức. Cao quá thì nhân viên buông vì thấy không tới nổi. Thấp quá thì không thúc đẩy ai. Nhìn số lịch sử để đặt mức hợp lý. Anh chị đọc thêm xu hướng quản trị nguồn nhân lực để KPI gắn với chiến lược nhân sự.
Bốn, gắn với cập nhật thường xuyên. KPI phải được cập nhật liên tục để người làm thấy mình đang ở đâu. Cuối tháng mới biết mình rớt thì đã trễ.
Thực chiến: vì sao đo KPI bằng Excel hay gãy
Đây là chỗ tụi em nói từ kinh nghiệm làm thật, không phải lý thuyết. Rất nhiều doanh nghiệp đặt KPI xong rồi đo bằng Excel. Ban đầu ổn, nhưng đông người lên là gãy.
Cái bẫy đầu tiên: số nằm rải rác. Doanh số ở file kế toán, đơn ở phần mềm bán hàng, chấm công ở chỗ khác. Cuối tháng một người ngồi gom lại bằng tay, mất cả ngày, và dễ sai.
Cái bẫy thứ hai: cập nhật trễ. Nhân viên làm cả tháng không biết mình đạt hay rớt, tới cuối tháng ráp số mới biết. Lúc đó hết tháng rồi, không sửa kịp. KPI mất tác dụng thúc đẩy.
Cái bẫy thứ ba: sếp không thấy realtime. Muốn biết phòng nào đang đuối phải chờ báo cáo, mà báo cáo thì người làm tự nhập, số dễ bị làm đẹp. Quản trị bằng con số mà con số không đáng tin thì quyết định cũng sai theo.
Một chuỗi bán lẻ tụi em từng làm, hơn 30 chi nhánh, trước đó mỗi chi nhánh gửi file Excel về, kế toán tổng hợp mất bốn ngày đầu tháng. Khi số về tới tay sếp thì đã cũ, không kịp điều chỉnh cho tháng đang chạy.
Phần mềm KPI: đo tự động, sếp thấy realtime
Cách gỡ ba cái bẫy trên là để phần mềm gánh phần đo. Phần mềm KPI tự kéo số từ bán hàng, kho, chấm công về một chỗ, tính ra chỉ số theo thời gian thực. Nhân viên mở lên thấy mình đang đạt bao nhiêu phần trăm. Sếp mở lên thấy phòng nào đang đuối ngay trong tháng, kịp điều chỉnh.
The MONA Group làm dự án từ 2016, hơn 14.000 dự án cả tập đoàn, nên tụi em dựng phần đo KPI gắn thẳng vào quy trình thật của từng doanh nghiệp, không phải bảng KPI rời. Số tự chảy về từ các bộ phận, hết cảnh cuối tháng ngồi gom Excel. Anh chị xem thêm phần mềm quản lý nhân sự của tụi em, phần theo dõi KPI và hiệu suất nằm trong đó.
Nếu anh chị đang đặt KPI mà đo tay mãi thấy đuối, cứ để lại thông tin hoặc gọi 1900 636 648, tụi em xem quy trình của anh chị rồi tư vấn cách đưa KPI lên phần mềm cho gọn. Không vội, anh chị cứ hỏi cho rõ trước.
Câu hỏi thường gặp về KPI
KPI là gì, viết tắt của từ gì?
KPI viết tắt của Key Performance Indicator, nghĩa là chỉ số đo hiệu suất trọng yếu. Nó cho biết một người hay bộ phận đang làm tốt tới đâu so với mục tiêu.
Đạt KPI là gì?
Đạt KPI nghĩa là làm ra kết quả bằng hoặc vượt con số mục tiêu đã đặt trong mốc thời gian. Ví dụ mục tiêu doanh số 100 triệu tháng, làm được 105 triệu là đạt KPI.
Một nhân viên nên có bao nhiêu KPI?
Ba tới năm chỉ số là hợp lý. Nhiều hơn thì loãng, không ai theo nổi. Chọn vài con số phản ánh đúng việc chính của vị trí đó.
Đo KPI bằng Excel hay bằng phần mềm?
Ít người thì Excel tạm được. Đông người, nhiều bộ phận thì nên dùng phần mềm, vì số tự chảy về, cập nhật realtime, sếp không phải chờ báo cáo cuối tháng.
