Trở lại
KPI là gì?
KPI (Key Performance Indicator) – hay chỉ số hiệu suất trọng yếu – là những thước đo định lượng được sử dụng để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu của một cá nhân, bộ phận hoặc toàn doanh nghiệp. KPI giúp xác định liệu các hoạt động hiện tại có đang đi đúng hướng để đạt được kết quả kỳ vọng hay không.
Các chỉ số KPI có thể rất đa dạng, từ doanh thu, lợi nhuận, số lượng đơn hàng, chi phí trung bình… đến các chỉ tiêu chuyên biệt trong từng phòng ban. Việc theo dõi KPI thường xuyên cho phép doanh nghiệp nắm bắt hiệu suất thực tế, từ đó kịp thời điều chỉnh chiến lược và hoạt động để đạt hiệu quả cao hơn.
Tùy vào mục đích quản lý, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống KPI ở nhiều cấp độ:
- KPI cấp cao giúp theo dõi tổng thể hiệu quả hoạt động của toàn doanh nghiệp.
- KPI cấp bộ phận tập trung vào các khía cạnh cụ thể như bán hàng, marketing, chăm sóc khách hàng… nhằm đánh giá hiệu quả vận hành chi tiết trong từng quy trình.
-> Mời bạn tham khảo thêm:
- Hướng dẫn giao việc cho nhân viên
- Các mẫu kpi cho nhân viên kinh doanh mới nhất 2025
Lý do cần tới KPI cho doanh nghiệp
Việc sử dụng và đánh giá KPI là yêu cầu cơ bản, quan trọng cần có của một doanh nghiệp. Với KPI nó đảm bảo giúp hoạt động quản lý của doanh nghiệp được hỗ trợ tốt, đồng thời cũng có ý nghĩa riêng đối với nhân viên. Việc lập ra KPI cho nhân viên và đưa nó vào phần mềm quản lý công việc để người quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá KPI cho nhân viên.
Ý nghĩa của KPI với doanh nghiệp
- Dễ dàng trong việc theo dõi hiệu suất làm việc của từng nhân viên một cách trực quan, minh bạch và chính xác. Từ đó việc đề ra được lương, thưởng hay áp dụng quy chế kỉ luật được thực hiện tốt.
- Khả năng giúp nâng cao được đáng kể hiệu quả quy trình nghiệm thu của quá trình thực hiện một công việc cụ thể của doanh nghiệp.
- Nhờ KPI giúp doanh nghiệp có thể đảm bảo được từng mục tiêu, tầm nhìn được hoàn thành nhanh chóng, hiệu quả theo đúng kì vọng đã đặt ra trước đó.
Ý nghĩa của KPI đối với nhân viên
- Hiểu một cách cụ thể và chính xác được mức độ hoàn thành công việc của bản thân khi so sánh với mục tiêu đã đề ra trước đó.
- Tạo ra động lực làm việc để hướng tới những mục tiêu đã để ra, hoàn thành nó một cách xuất sắc nhất.
- Có thể phát hiện kịp thời được khiếm khuyết của bản thân khi tình trạng chậm tiến độ xảy ra, từ đó việc thay đổi và điều chỉnh giúp cải thiện kịp thời được đảm bảo tốt.
Sai lầm thường thấy trong xây dựng KPI là gì?
Việc xây dựng hệ thống KPI trong doanh nghiệp là yêu cầu cơ bản cần được chú ý tiến hành. Tuy nhiên, việc xây dựng chỉ số này cũng tồn tại những vấn đề, có những sai lầm hoàn toàn có khả năng xuất hiện. Cụ thể phải kể tới là:
Không liên kết với mục tiêu chiến lược
KPI khi xây dựng phải đảm bảo là những chỉ số thực sự quan trọng. Nó cần phải được xây dựng, đồng thời theo dõi dựa trên chính những mục tiêu và mang đầy đủ tính chiến lược của mỗi phòng ban, cho tới quy mô toàn doanh nghiệp.
Khi xây dựng cũng như đánh giá chỉ số KPI thiếu đi độ ăn khớp cần thiết với chính những mục tiêu cụ thể cần hoàn thành. Điều này khiến doanh nghiệp xuất hiện lãng phí ở tài nguyên, nguồn lực và không có được kết quả cao như mong đợi.
Tập trung chỉ số KPI kết quả bỏ qua KPI dẫn dắt
Một KPI khi xây dựng chỉ đơn giản là đánh giá kết quả cuối cùng, song việc không cho chúng ta thấy được nguyên nhân, yếu tố tạo nên được kết quả này là điều cần được chú ý. Điều này vô tình khiến chỉ số trở nên khó xác định, mông lung và việc hoàn thành được càng trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Việc không xây dựng được KPI có thể thể hiện được nguyên nhân bổ sung thêm trở thành sai lầm thường gặp.
Giữa các chỉ số KPI khi được xây dựng cần có một mối quan hệ theo dạng nhân quả chặt chẽ. Doanh nghiệp có thể cân bằng được giữa chỉ tiêu KPI về kết quả và nguyên nhân mới có thể đạt được kết quả cuối cùng là lý tưởng nhất.
Xây dựng KPIs cố định không cập nhật
Có khá nhiều doanh nghiệp, nhà quản lý cứng nhắc trong việc xây dựng KPIs một cách cố định. Trong khi đó, trong quá trình triển khai có rất nhiều những vấn đề hoàn toàn có thể xuất hiện và gây ra những phiền toái, phát sinh không mong muốn. Điều này vô tình khiến lãng phí nguồn lực, khiến tình trạng giậm chân tại chỗ xảy ra trong thời điểm đang có những phát triển mạnh mẽ.
Việc áp dụng KPIs một cách cứng nhắc và cố định, không linh hoạt trong từng thời điểm cụ thể có thể khiến việc tối ưu hiệu quả làm việc, có được khả năng hoàn thành mục tiêu tốt như mong muốn gặp ảnh hưởng. Đặc biệt, đối với những mục tiêu liên quan tới lĩnh vực sáng tạo thì xây dựng KPI không mang tới kết quả như mong đợi. Vấn đề này cần đặc biệt quan tâm và cân nhắc một cách đầy đủ. Nó giúp chúng ta có thể tránh được những sai lầm không đáng có.
Điểm khác biệt giữa chỉ số KPI và OKR
KPI (Key Performance Indicators) và OKR (Objectives and Key Results) đều là những công cụ quan trọng trong việc quản lý hiệu suất và định hướng mục tiêu. Tuy nhiên, chúng phục vụ những mục đích khác nhau và có cách tiếp cận riêng biệt.
- KPI là các chỉ số cụ thể để đo lường hiệu suất công việc, phản ánh mức độ hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.
- OKR lại là phương pháp giúp doanh nghiệp đặt ra mục tiêu lớn và theo dõi tiến độ thông qua những kết quả then chốt.
Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa hai khái niệm:
| Tiêu chí | KPI (Chỉ số hiệu suất trọng yếu) | OKR (Mục tiêu và kết quả then chốt) |
|---|---|---|
| Mục đích | Đánh giá hiệu suất qua các chỉ số định lượng cụ thể | Thiết lập mục tiêu và theo dõi tiến độ đạt mục tiêu thông qua các kết quả |
| Trọng tâm | Tập trung vào hiệu quả hoạt động hiện tại và duy trì hiệu suất ổn định | Hướng đến cải tiến, sáng tạo và đạt được những bước tiến đột phá |
| Cấu trúc | Các chỉ số định lượng rõ ràng, có thể đo lường ngay | Gồm mục tiêu định hướng (thường là định tính) và các kết quả then chốt (định lượng) |
| Thời gian áp dụng | Được theo dõi thường xuyên theo tháng, quý hoặc năm | Thường áp dụng theo chu kỳ quý hoặc năm, có thể điều chỉnh khi cần thiết |
| Phạm vi ứng dụng | Phổ biến ở mọi cấp độ, từ cá nhân đến tổ chức | Chủ yếu dùng ở cấp chiến lược để định hướng và ưu tiên nguồn lực |
| Mối quan hệ | Có thể là một phần của OKR, dùng để đo lường kết quả | Có thể tích hợp KPI vào phần “Kết quả then chốt” để đánh giá tiến độ |
| Tính linh hoạt | Tương đối cố định, ít thay đổi trong ngắn hạn | Linh hoạt cao, dễ dàng điều chỉnh theo thay đổi về mục tiêu và chiến lược |
-> Tham khảo thêm ngay: Cách chuyển đổi từ KPI sang OKR hiệu quả cho doanh nghiệp
Các bước xây dựng KPI cho nhân viên trong doanh nghiệp
Bước 1: Xác định cá nhân/bộ phận xây dựng KPI
Việc xây dựng hệ thống KPI nên bắt đầu bằng việc xác định ai là người chịu trách nhiệm chính cho công việc này. Có hai cách tiếp cận phổ biến:
- Giao cho trưởng bộ phận/phòng ban phụ trách xây dựng: Các trưởng phòng hoặc quản lý trực tiếp thường là người hiểu rõ nhất về chức năng, nhiệm vụ cũng như đặc thù công việc của từng vị trí trong bộ phận. Do đó, họ sẽ là người phù hợp để xây dựng KPI sát với thực tế. Trong các phòng ban lớn, việc xây dựng KPI có thể được phân cấp xuống các vị trí quản lý nhỏ hơn để đảm bảo tính chi tiết và phù hợp với từng nhóm công việc cụ thể.
- Giao cho phòng nhân sự hoặc ban điều hành cấp cao: Ở cách làm này, bộ phận nhân sự hoặc đội ngũ quản lý cấp cao sẽ thiết lập KPI cho các phòng ban dựa trên chiến lược và mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Phương pháp này đảm bảo tính hệ thống và khách quan, nhưng đôi khi có thể thiếu sát với thực tế vận hành hàng ngày của từng bộ phận. Để đảm bảo KPI đưa ra là khả thi và phản ánh đúng vai trò, chức năng của từng đơn vị, doanh nghiệp cần có bước thẩm định, rà soát và phản hồi từ chính các phòng ban được áp dụng.
Việc lựa chọn phương pháp phù hợp cần cân nhắc giữa tính thực tiễn và tính hệ thống để đảm bảo KPI có thể triển khai hiệu quả, đo lường đúng và thúc đẩy hiệu suất thật sự.
Bước 2: Xác định các chỉ số KPIs
Trong quá trình xây dựng chỉ số KPIs thì yếu tố quan trọng nhất cần được chú ý đảm bảo đầy đủ chính là việc giúp chúng có được sự gắn bó một cách chặt chẽ với các mục tiêu cụ thể mà phòng ban, doanh nghiệp đề ra. Khi có thể thống nhất được KPI với mục tiêu của phòng ban, hay doanh nghiệp thì lúc đó có thể ứng dụng được tiêu chí SMART sẽ giúp đánh giá về từng chỉ số được tiến hành dễ dàng:
- S: Mục tiêu cụ thể
- M: Mục tiêu đo lường được
- A: Mục tiêu có thể đạt được
- R: Mục tiêu thực tế
- T: Mục tiêu có thời hạn cụ thể.
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa KPI và các chỉ số kinh doanh thông thường. Thực tế, KPI cần được xây dựng dựa trên mục tiêu cốt lõi của công việc hoặc doanh nghiệp, không chỉ là con số. Dưới đây là quy trình xác định KPI một cách logic và có mục tiêu rõ ràng:
| Câu hỏi cần xác định | Ví dụ minh họa |
|---|---|
| Mục tiêu công việc của bạn là gì? | Tăng doanh thu bán hàng lên 20% trong năm nay |
| Vì sao cần đạt mục tiêu này? | Nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh có lợi nhuận |
| Bạn sẽ đo lường tiến độ như thế nào? | Doanh thu tăng theo đơn vị USD |
| Cách thực hiện để đạt được mục tiêu là gì? | Tuyển thêm nhân viên bán hàng, tăng tỷ lệ mua lại |
| Ai chịu trách nhiệm chính cho kết quả này? | Giám đốc kinh doanh |
| Khi nào được coi là hoàn thành mục tiêu? | Khi doanh thu tăng đủ 20% trong năm |
| Tần suất đánh giá tiến độ như thế nào? | Xem xét, đánh giá mỗi tháng |
Việc xác định KPI đúng cách giúp bạn không chỉ đo lường hiệu suất, mà còn định hình rõ ràng hướng đi và trách nhiệm, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
Bước 3: Đánh giá về mức độ hoàn thành KPI
Việc xác định KPIs khi được hoàn thành cho mỗi phòng ban, cũng như từng vị trí công việc của doanh nghiệp thì lúc này việc áp dụng vào trong quá trình quản trị, cho nhân sự và năng suất cần được đảm bảo. Khi mà các KPIs được xác định thông thường sẽ dựa trên các tiêu chí có thể đo lường thì chắc chắn đã định hướng được phương pháp để đánh giá cho từng mục một cách cụ thể.
Thông thường, mọi đầu việc thì KPI sẽ được phân chia dựa trên 3 nhóm chính cơ bản là:
- Nhóm A: Đây là nhóm tốn KPI tốn kém nhiều thời gian thực hiện, có thể ảnh hưởng tới mục tiêu chung.
- Nhóm B: Yêu cầu về thời gian ít hơn, ảnh hưởng nhiều tới mục tiêu chung hoặc tốn nhiều thời gian nhưng lại ảnh hưởng không quá lớn tới mục tiêu chung.
- Nhóm C: Nhóm này sẽ tốn ít thời gian và cũng ảnh hưởng không lớn tới mục tiêu chung được đặt ra.
Mỗi nhóm KPI sẽ được phân bổ trọng số khác nhau, tùy theo tầm quan trọng của từng yếu tố. Ví dụ: nhóm A chiếm 50%, nhóm B chiếm 30% và nhóm C chiếm 20%.
Khi đánh giá hiệu quả làm việc của một nhân viên, cần xem xét tổng thể cả ba nhóm KPI theo tỷ lệ trọng số đã được xác định.
-> Đừng bỏ lỡ: Cách làm tăng năng suất làm việc của nhân viên
Bước 4: Liên hệ của đánh giá KPIs và lương thưởng
Tùy thuộc vào mục tiêu độ hoàn thành KPIs được xác định trước đó thì người thực hiện xây dựng hệ thống chỉ số này sẽ xác định mức lương thưởng nhất định và phù hợp. Chính sách đó có thể sẽ được quy định từ trước từ phía cấp lãnh đạo của doanh nghiệp, hoặc từ phía các quản lý cấp cao trong phòng ban, hoặc do người xây dựng KPIs, hay do nhân viên đưa ra thống nhất chung.
Việc đánh giá và đề ra lương thưởng thường sẽ có một buổi nghiệm thu đánh giá về hiệu quả công việc vào cuối kì. Có đánh giá toàn diện và khách quan khi kết hợp đầy đủ ý kiến của các bên liên quan sẽ đưa ra được con số chính xác, thích hợp và thỏa đáng nhất.
Thực hiện điều chỉnh và tối ưu KPI
Ở bước này cần thực hiện việc theo dõi và điều chỉnh KPIs theo thời gian. Việc xem xét các KPIs mới được lập nên cần được tiến hành, đảm bảo rằng đó là những con số phù hợp. Chúng ta có thể mất khoảng thời gian đầu để đánh giá, đưa ra những điều chỉnh mới đạt tới mức tối ưu nhất. Tuy nhiên, khi đã có được số liệu KPI cuối cùng thì lời khuyên đưa ra là việc duy trì cần áp dụng tối thiểu 1 năm.
Trên đây là lời giải đáp chi tiết cho câu hỏi “KPI là gì?“. Với hàng nghìn KPI có thể lựa chọn như hiện nay, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xác định chỉ số phù hợp với mục tiêu của mình. Nhưng nếu được hiểu và áp dụng đúng, KPI sẽ trở thành công cụ đắc lực giúp lãnh đạo đưa ra quyết định hiệu quả, nâng cao hiệu suất và tạo lợi thế trên thị trường. Hy vọng những thông tin mới được MONA chia sẻ sẽ hữu ích với doanh nghiệp của bạn.
-> Đọc thêm các bài viết hữu ích:
- Tổng hợp các phương pháp đánh giá nhân viên tốt nhất cho doanh nghiệp
- Cách tạo động lực làm việc cho nhân sự, tăng năng suất hiệu quả
