Top 10 phần mềm quản lý hồ sơ tốt nhất 2025

Với xu hướng phát triển và mở rộng của các doanh nghiệp, trung tâm hay cơ sở đào tạo thì việc quản lý hồ sơ được xem là công việc tốn nhiều thời gian và yêu cầu độ bảo mật cao. Tuy nhiên nhờ sự đổi mới của công nghệ, nhiều phần mềm lưu trữ hồ sơ trực tuyến đã ra đời. Đây được coi là giải pháp cải tiến mạnh mẽ với khả năng tự động hóa, phân quyền thông minh và tích hợp tính năng quản lý toàn diện vào hệ thống. Trong bài viết này, hãy cùng MONA Software tìm hiểu tổng quan 10 phần mềm quản lý hồ sơ được ứng dụng nhiều hiện nay nhé.

Phần mềm quản lý hồ sơ là gì?

Phần mềm quản lý hồ sơ là giải pháp số hóa tài liệu toàn diện giúp lưu trữ, tổ chức và truy xuất hồ sơ nhân sự một cách tập trung, bảo mật và có hệ thống. Thay vì xử lý tài liệu giấy tốn kém và dễ thất lạc, hệ thống phần mềm cho phép tự động hóa các quy trình như cập nhật, phân loại, tìm kiếm và theo dõi lịch sử thay đổi hồ sơ,….

Do đó đây đã được coi là “công cụ” thiết yếu để đảm bảo dữ liệu công việc luôn sẵn sàng phục vụ cho các quyết định về đánh giá, điều chuyển, đào tạo hay kiểm toán nội bộ.

Những khó khăn trong vấn đề quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp phát sinh hàng trăm loại hồ sơ từ hợp đồng, chứng từ đến văn bản nội bộ,… Vì vậy, nếu cứ tiếp tục dựa vào cách lưu trữ thủ công, tổ chức sẽ đối mặt với hàng loạt khó khăn có thể kể đến như:

• Mất nhiều thời gian và công sức khi truy xuất dữ liệu
• Phát sinh chi phí văn phòng phẩm lớn qua thời gian
• Tăng khả năng thất lạc những tài liệu quan trọng
• Giảm năng suất nhân sự do quy trình xử lý giấy tờ thủ công, soạn thảo, sắp xếp lưu trữ tài liệu

Lợi ích từ phần mềm quản lý hồ sơ mang lại là gì?

Dưới đây là những lợi ích phần mềm quản lý hồ sơ công việc mang lại. Trong đó, có thể kể đến như:

Tối ưu việc quản lý thời gian

Theo thống kê, nhân viên văn phòng trung bình mất hơn 2 giờ mỗi tuần chỉ để tìm kiếm hồ sơ. Tuy nhiên, với các phần mềm quản lý hồ sơ trực tuyến, dữ liệu sẽ được lưu trữ tập trung và tìm kiếm tức thì theo từ khóa, nội dung hoặc thông tin bất kỳ. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian đáng kể, mà còn giảm bớt áp lực xử lý công việc hàng ngày.

Giảm tối đa chi phí vận hành

Việc phụ thuộc vào tài liệu giấy không chỉ tốn chi phí in ấn mà còn ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Thống kê cho thấy, tổ chức có thể mất đến gần 20 nghìn USD mỗi năm cho mỗi nhân viên chỉ vì các quy trình giấy tờ lỗi thời. Phần mềm lưu trữ hồ sơ online giúp loại bỏ chi phí không cần thiết, đồng thời nâng cao khả năng kiểm soát tài chính và vận hành linh hoạt hơn.

Báo cáo nhanh chóng, dễ kiểm tra

Thay vì mất hàng giờ lục tìm hồ sơ, phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ cho phép người dùng truy cập nhanh mọi thông tin cần thiết trên cùng hệ thống. Ngoài ra, phần mềm cũng mang đến những tính năng phân quyền rõ ràng giúp việc quản lý và kiểm tra dữ liệu dễ dàng. Theo đó, hỗ trợ việc trích xuất báo cáo ngay lập tức theo nhu cầu quản trị.

Chia sẻ dữ liệu linh hoạt

Một phần mềm quản lý tài liệu hồ sơ chất lượng không chỉ giải quyết vấn đề lưu trữ, mà còn hỗ trợ cộng tác hiệu quả giữa các phòng ban hoặc nhân sự từ xa. Hồ sơ có thể được truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ theo thời gian thực, giúp toàn bộ hệ thống hoạt động liền mạch mà không bị giới hạn bởi vị trí địa lý hay thời gian làm việc.

Top 10 phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí chất lượng nhất

Trong bối cảnh mọi đơn vị, tổ chức đang đẩy mạnh chuyển đổi số, việc tối ưu quy trình lưu trữ và xử lý hồ sơ trở thành nhu cầu thiết yếu. Với top 10 phần mềm quản lý hồ sơ công việc dưới đây chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả rõ rệt trong hoạt động vận hành, tiết kiệm chi phí và tăng khả năng kiểm soát thông tin.

Phần mềm quản lý MONA EduCenter

Bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý học viên, giảng viên, lớp học hay lưu trữ hồ sơ? Việc vận hành nhiều phần mềm rời rạc khiến trung tâm của bạn mất thời gian, dễ nhầm lẫn và khó kiểm soát?  Đã đến lúc bạn cần một hệ thống phần mềm quản lý trung tâm toàn diện và dễ sử dụng như MONA EduCenter.

Bên cạnh đó, MONA EduCenter còn được biết đến là giải pháp phần mềm quản lý hồ sơ tốt nhất và chuyên biệt cho lĩnh vực giáo dục, đào tạo. Phần mềm đã giúp các trung tâm, cơ sở giáo dục tối ưu hóa quy trình vận hành chỉ trong 1 nền tảng quản lý duy nhất.

► Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý hồ sơ sinh viên, giáo viên MONA EduCenter:

• Hơn 200+ tính năng linh hoạt, có thể tùy chỉnh theo yêu cầu riêng của từng đơn vị, trung tâm giáo dục
• Giao diện độc quyền, thân thiện, dễ sử dụng trên mọi thiết bị và hệ điều hành ở mọi lúc mọi nơi
• Lưu trữ dữ liệu người học, giáo viên, nhân sự có các tính năng tùy chỉnh linh hoạt và dễ tìm kiếm thông tin qua tính năng phần mềm quản lý học sinh
• Quản lý hệ thống bài học toàn diện, tối ưu vận hành cho trung tâm và giáo viên
• Hỗ trợ phần mềm quản lý tuyển sinh nhằm thu thập, xử lý và đánh giá hồ sơ học viên.
• Công nghệ DRM và MVP bảo vệ bản quyền bài giảng tuyệt đối, chống download, tải lậu hay sao chép nội dung số.
• Hệ thống báo cáo, thống kê chi tiết, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi lộ trình và hiệu quả đào tạo.

► Cách thức lưu trữ: Hệ thống SaaS LMS, nền tảng đám mây hoặc hệ thống mạng nội bộ (có tùy chỉnh theo yêu cầu)

► Link truy cập: https://monalms-dev.monamedia.net/signin/

Đừng để công nghệ lỗi thời làm bạn tụt hậu. Hãy chọn giải pháp MONA EduCenter – phần mềm quản lý tin cậy đồng hành cùng sự phát triển bền vững của trung tâm bạn.

>>>> TRẢI NGHIỆM PHẦN MỀM MIỄN PHÍ: TẠI ĐÂY <<<<

Phần mềm quản lý hồ sơ WeOne

WeOne là nền tảng số hóa toàn diện dành cho doanh nghiệp và mọi tổ chức giáo dục. Với vai trò như một “thư viện tài liệu số”, WeOne giúp các phòng ban dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ hồ sơ chỉ trên một hệ thống duy nhất. Ngoài ra, đây còn là phần mềm quản lý hồ sơ giáo viên, học sinh đặc biệt phù hợp với các tổ chức có khối lượng hồ sơ lớn và cần phân quyền truy cập rõ ràng.

► Tính năng chính của phần mềm lưu trữ hồ sơ WeOne:

• Quản lý tập trung tất cả hồ sơ của cá nhân, phòng ban và tổ chức
• Hệ thống tìm kiếm thông minh theo từ khóa và bộ lọc nâng cao
• Phân quyền người dùng và bảo mật truy cập bằng mật khẩu hoặc giới hạn vai trò
• Ghi lại lịch sử chỉnh sửa của từng hồ sơ để dễ dàng kiểm soát
• Hỗ trợ cộng tác nhân sự nội bộ hiệu quả với tính năng chia sẻ tài liệu và phân quyền chỉnh sửa linh hoạt

► Cách thức lưu trữ: On Premise bằng cách cài đặt trực tiếp phần mềm lên máy chủ.

► Link truy cập: http://weone.vn

Phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí Google Drive

Google Drive là nền tảng lưu trữ đám mây phổ biến nhất hiện nay. Không chỉ là phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí mà Google Drive còn phù hợp với mọi quy mô tổ chức đang tìm kiếm một phần mềm quản lý tài liệu dễ sử dụng với nhiều định dạng lưu trữ.

► Tính năng chính trong phần mềm lưu trữ hồ sơ miễn phí từ Google Drive:

• Lưu trữ và sắp xếp tài liệu theo thư mục cụ thể
• Hỗ trợ nhiều định dạng file tài liệu hồ sơ và giữ nguyên chất lượng khi tải lên
• Chỉnh sửa hồ sơ trực tuyến thông qua Google Docs, Sheets, Slides,…
• Phần mềm có hỗ trợ làm việc nhóm dễ dàng với tính năng chia sẻ theo thời gian thực
• Tìm kiếm hồ sơ bằng công cụ truy vấn nâng cao, hỗ trợ theo tên, ngày, loại tài liệu,…

► Cách thức lưu trữ: On Cloud và người dùng có thể tạo tài khoản và đăng nhập trên website hoặc app trên điện thoại

► Link truy cập: http://drive.google.com

Phần mềm lưu trữ hồ sơ miễn phí DocEye

DocEye là giải pháp phần mềm quản lý tài liệu chuyên biệt giúp kiểm soát toàn bộ dữ liệu điện tử một cách khoa học. Với hệ thống lưu trữ tập trung, DocEye đã tối ưu không gian, tiết kiệm chi phí và giảm thiểu rủi ro thất lạc tài liệu.

► Một số tính năng chính trong phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí DocEye:

• Tạo kho lưu trữ tài liệu điện tử tập trung, dễ dàng truy xuất
• Hỗ trợ tìm kiếm theo danh mục, từ khóa hoặc cấu trúc thư mục rõ ràng
• Chia sẻ tài liệu nội bộ qua phân quyền truy cập an toàn
• Tự động lưu lịch sử thay đổi, đảm bảo tính minh bạch và chính xác
• Tích hợp công nghệ scan, nhận dạng văn bản và nén dữ liệu tiện lợi

► Cách thức lưu trữ: On Premise

► Link truy cập: http://doceye.vn

Phần mềm MISA AMIS

AMIS là một trong những phần mềm quản lý tài liệu hồ sơ toàn diện và hỗ trợ quản lý hiệu quả toàn bộ thông tin nhân sự. Với khả năng lưu trữ và phân tích dữ liệu đa chiều, phần mềm đã giúp các nhà quản trị ra quyết định chính xác và kịp thời.

► Tính năng chính trong phần mềm hồ sơ lưu trữ tài liệu AMIS:

• Phân quyền truy cập và chỉnh sửa thông tin cá nhân cho nhân viên, đảm bảo tính chính xác và bảo mật.
• Phần mềm quản lý hồ sơ giáo viên, đội ngũ nhân sự từ tuyển dụng đến nghỉ việc, bao gồm hồ sơ cá nhân, hợp đồng, lương, bảo hiểm, lịch sử công tác,…
• Lưu trữ tài liệu trực tuyến, hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng và lưu lịch sử truy cập.
• Hỗ trợ nhập dữ liệu từ file Excel và gửi thông báo hàng loạt qua email hoặc tin nhắn.
• Cung cấp các biểu mẫu nhân sự có sẵn, cho phép trộn dữ liệu để tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác.

► Cách thức lưu trữ: Nền tảng đám mây hoặc hệ thống mạng nội bộ

► Link truy cập: https://amis.misa.vn/

Phần mềm quản lý hồ sơ công việc WeUp ERP

WeUp ERP là một trong những nền tảng quản lý hồ sơ được thiết kế để lưu trữ tập trung, kiểm soát tài liệu nội bộ chặt chẽ và linh hoạt. Điểm mạnh của phần mềm quản lý tài liệu này nằm ở khả năng tích hợp đồng bộ với các module quản trị khác như nhân sự, công việc, quy trình,… Từ đó giúp việc luân chuyển và truy xuất hồ sơ giữa các phòng ban được liên thông và tiết kiệm thời gian hơn.

► Những tính năng chính trong app quản lý hồ sơ WeUp ERP:

• Quản lý hồ sơ theo thư mục, theo dõi trạng thái phát hành, ngày hiệu lực, ngày hết hạn hay trạng thái hồ sơ,…
• Phân quyền rõ ràng từng cấp độ người dùng, đảm bảo tính bảo mật và kiểm soát thay đổi
• Tra cứu hồ sơ nhanh bằng bộ lọc từ khóa và tiêu chí phân loại đa dạng
• Liên kết với các module quản trị để đồng bộ hóa thông tin tài liệu trong toàn hệ thống

► Cách thức lưu trữ: On Premise

► Link truy cập: https://weupgroup.vn/

Phần mềm 1Office

1Office là phần mềm quản lý hồ sơ công việc với khả năng lưu trữ đồng bộ và tự động hóa quy trình xử lý tài liệu nhanh gọn. 1Office đã hỗ trợ các tổ chức giáo dục, doanh nghiệp xây dựng nên “văn phòng số hóa không giấy”, giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu và tăng tốc quá trình xử lý văn bản nhờ tích hợp nhiều tính năng thông minh.

► Tính năng chính trong phần mềm quản lý tài liệu hồ sơ 1Office:

• Khởi tạo và phân loại hồ sơ rõ ràng theo nhóm cá nhân, tổ chức,…
• Đồng bộ kho hồ sơ với các phân hệ như nhân sự, công việc, truyền thông nội bộ.
• Tích hợp công cụ giao việc, theo dõi tiến độ và trao đổi qua hệ thống chat nội bộ.
• Ký số hồ sơ ngay trên hệ thống mọi lúc mọi nơi, hỗ trợ ký hàng loạt, đảm bảo tính pháp lý.

► Cách thức lưu trữ: Triển khai On Cloud hoặc On Premise linh hoạt

► Link truy cập: http://1office.vn

Phần mềm quản lý tự động XaitPorter

XaitPorter là phần mềm lưu trữ hồ sơ triển khai cả phạm vi quốc tế. Phần mềm sẽ tập trung vào tự động hóa quy trình tạo và xử lý hồ sơ phức tạp. Ngoài ra, XaitPorter còn cho phép nhiều người dùng cùng lúc chỉnh sửa tài liệu, kiểm soát tiến độ và định dạng nội dung ngay trên nền tảng cloud.

► Tính năng chính của phần mềm XaitPorter:

• Làm việc đồng thời trên cùng tài liệu, chia vùng chỉnh sửa theo vai trò người dùng.
• Quản lý tiến độ, nhận xét và theo dõi toàn bộ hành trình xử lý hồ sơ.
• Tự động định dạng nội dung và xuất ra nhiều định dạng như Word, PDF.
• Được tối ưu để quản lý hồ sơ với quy mô lớn.

► Cách thức lưu trữ: On Cloud

► Link truy cập: https://www.xait.com/xaitporter

Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ miễn phí Microsoft SharePoint

SharePoint là phần mềm quản lý hồ sơ trực tuyến miễn phí, nằm trong hệ sinh thái của Microsoft. Với khả năng lưu trữ trên cloud, cộng tác nhóm và chỉnh sửa online mạnh mẽ, SharePoint sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát tài liệu, chia sẻ và tìm kiếm thông tin nội bộ một cách hiệu quả.

► Tính năng chính trong phần mềm quản lý hồ sơ online Microsoft SharePoint:

• Quản lý vòng đời tài liệu, bao gồm phát hành, chỉnh sửa, xóa, lưu trữ dài hạn.
• Thiết lập quyền kiểm xuất file để kiểm soát ai có thể chỉnh sửa tài liệu.
• Cho phép chỉnh sửa và cộng tác trực tiếp trên file Office ngay trên trình duyệt.
• Tạo không gian làm việc nhóm riêng biệt, đồng bộ dữ liệu giữa máy tính và cloud.

► Cách thức lưu trữ: On Cloud và người dùng cần có tài khoản Office để đăng nhập

► Link truy cập: https://microsoft.sharepoint.com/

Phần mềm eFile

eFile là phần mềm chuyên về lưu trữ hồ sơ theo chuẩn Cục Văn thư – Lưu trữ, được thiết kế cho các tổ chức cần quy trình kiểm soát chặt chẽ trong vấn đề quản lý hồ sơ giấy và số hóa. Đây là phần mềm lưu trữ hồ sơ hỗ trợ phân loại tài liệu đa chiều, kiểm soát phiên bản và quản lý thư viện hồ sơ từ xa.

► Tính năng chính trong hệ thống phần mềm lưu trữ tài liệu eFile:

• Quản lý tài liệu chi tiết từ kiểm nhập đến kiểm xuất, phân loại và lưu trữ theo chuẩn.
• Tổ chức kho lưu trữ và thư viện hồ sơ số hóa có khả năng truy xuất nhanh.
• Kiểm soát từng phiên bản tài liệu, hạn chế thất thoát dữ liệu.
• Thiết lập quyền khai thác hồ sơ theo nhóm người dùng.

► Cách thức lưu trữ: On premise

► Link truy cập: Đang cập nhật

Nhìn chung, việc quản lý hồ sơ là bước đầu tiên trong hành trình chuyển đổi số bền vững của nhiều doanh nghiệp, tổ chức hay trung tâm giáo dục. Với top 10 phần mềm quản lý hồ sơ tốt nhất 2025 mà MONA đã tổng hợp, mỗi giải pháp đều mang đến những ưu điểm riêng cho từng mô hình và quy mô vận hành. Do đó bạn cần đánh giá kỹ nhu cầu thực tế để đầu tư đúng phần mềm quản lý hồ sơ công việc hỗ trợ phù hợp nhé.

Tham khảo thêm các phần mềm liên quan khác:

• Phần mềm quản lý thư viện
• Phần mềm quản lý thiết bị trường học