Tổ chức kho hàng, quy trình vận chuyển hàng hóa luôn là một vấn đề được các nhà quản lý doanh nghiệp, tổ chức cực kỳ quan tâm. Trên thực tế, có rất nhiều cách để chúng ta tối ưu hóa quy trình vận chuyển hàng hóa, đặc biệt là quy trình quản lý kho hàng. Trong đó, quy trình Put Away là chìa khóa quan trọng giúp chúng ta giải quyết các vấn đề khó khăn. Cùng MONA Software tìm hiểu quy trình Put Away là gì? ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Quy trình Put Away là gì?
Theo đánh giá của nhiều chuyên gia kinh tế, quản lý của các doanh nghiệp vận tải quốc tế thì quy trình khó khăn nhất chính là quy trình put away – quy trình sắp xếp và đưa hàng hóa từ khu nhận hàng vào vị trí lưu trữ chính xác trong kho.
Về cơ bản, quy trình nhập hàng được tính là quá trình vận chuyển hàng hóa từ container vào kho hàng. Mặc dù quy trình này tốn không ít thời gian, nhân lực nhưng nó lại thường bị bỏ qua khi các nhà quản lý tối ưu hóa chuỗi vận hành. Đặc biệt, địa điểm lưu trữ hàng hóa cũng được xem là một nút thắt quan trọng, giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian, chi phí vận chuyển hàng.
-> Xem thêm: Mẫu file Excel quản lý hàng tồn kho
Những lợi ích đem lại cho doanh nghiệp của Put Away là gì?
Quy trình Put Away được sử dụng với mục đích chính là tạo ra sự thuận tiện cho quá trình di chuyển của hàng hóa từ những địa điểm như container hoặc biến tàu tới các kho lưu trữ. Tất nhiên, tối ưu hóa quãng đường vận chuyển, giảm thiểu thời gian, công sức và đặc biệt là đảm bảo an toàn cho hàng hóa là những yếu tố quan trọng bậc nhất mà chúng ta cần phải quan tâm.
Ngoài ra, quá trình lưu trữ, bảo quản hàng hóa tại kho cũng là vấn đề gây ra không ít khó khăn trong quá trình quản lý. Điều chúng ta cần thực hiện đó là tối ưu hóa không gian trong kho tối đa nhất có thể, thống kê thông tin hàng hóa một cách cụ thể, chi tiết để có thể dễ dàng tra cứu, tìm kiếm khi cần thiết. Tất cả quy trình này sẽ tối ưu, nâng cao năng suất hoạt động của kho hàng.
Tối ưu hóa quá trình nhập hàng Put Away là gì?
Thu thập và phân tích dữ liệu dựa trên thời gian thực
Trong quy trình nhập, lưu trữ hàng hóa, dữ liệu luôn là yếu tố quan trọng bậc nhất, đó là công cụ hiệu quả để chúng ta có thể cải thiện, nâng cao năng suất hoạt động của kho hàng, tiết kiệm thời gian, chi phí. Vì thế, phần mềm quản lý kho hàng cần phải sở hữu hai module chức năng chính đó là thu thập dữ liệu nhanh chóng theo thời gian thực và phân tích dữ liệu để tránh thì trạng sai sót. Thông thường, những dữ liệu đáng quan tâm nhất khi nhập hàng đó là kích thước, trọng lượng, tính chất của hàng hóa.
Giảm thiểu thời gian di chuyển tối đa
Đối với các công ty, doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn thì cách tốt nhất để tiết kiệm chi phí vận chuyển hàng hóa đó là giảm thiểu thời gian hay giảm thiểu quãng đường di chuyển của hàng hóa. Tuy nhiên, vì chuỗi cung ứng bao gồm rất nhiều địa điểm, vậy nên việc tối ưu hóa quãng đường vận chuyển hàng hóa không hề dễ dàng. Đặc biệt, chúng ta cần phải xác định những điểm nóng, là các khu vực có nhiều lượt vận chuyển hàng hóa qua lại để lựa chọn chúng làm nơi tập trung hàng hóa chính.
Kiểm soát dung lượng lưu trữ, không gian sẵn có
Bên cạnh việc giảm thiểu thời gian vận chuyển, chúng ta còn có thể tối ưu hóa quá trình nhập hàng bằng cách kiểm soát chặt chẽ dung lượng lưu trữ và nguồn không gian sẵn có trong các kho hàng. Hiện nay, quét mã vạch hay đọc mã SKU và theo dõi không gian kho hàng đã sử dụng hoặc không sử dụng là các thức khá phổ biến được thực hiện. Tuy nhiên, nếu sử dụng phương pháp này, chúng ta rất dễ mắc sai lầm bởi nó phụ thuộc cả vào khả năng làm việc của nhân viên.
Thay vì vậy, sử dụng RFID để kiểm soát kho hàng một cách hoàn toàn tự động với hệ thống WMS làm việc độc lập, không chịu sự ảnh hưởng của con người chắc chắn sẽ giúp chúng ta có được kết quả chính xác với hiệu suất cao hơn rất nhiều. Hệ thống này sẽ góp phần tạo nên một hệ sinh thái mới mẻ, hiện đại trong quy trình vận hành của các công ty, doanh nghiệp lớn.
Sắp xếp linh hoạt các vị trí trong kho
Thông thường, tại các kho hàng thì mỗi vị trí đều được lựa chọn, quy định sẵn thuộc về từng khu vực, để lưu trữ các loại sản phẩm nhất định. Ví dụ như một vị trí có sẵn luôn đảm bảo chỉ lưu trữ một mặt hàng nhất định, đồng thời, vị trí đó cũng được chuẩn bị sẵn về đầu ra. Về cơ bản, lưu trữ hàng hóa theo vị trí cố định sẽ giúp nhân viên kho bãi làm việc dễ dàng, thuận tiện và không mất nhiều thời gian cho từng đợt nhập hàng.
Tuy nhiên, ngược lại thì lưu trữ hàng hóa một cách linh hoạt cũng có nhiều điểm thuận lợi không ngờ tới. Nhân viên có thể tùy ý đặt hàng hóa vào các vị trí mà họ cho rằng thuận tiện nhất trên đường đi, từ đó, thời gian vận chuyển trong kho bãi được giảm thiểu tối đa. Thế nhưng, để sử dụng hình thức này thì ta cần một hệ thống quản lý kho bãi chuyên nghiệp để quản lý hàng hóa trong kho hiệu quả, đáng tin cậy để không xảy ra các tình trạng sai sót.
Tiến hành Put Away mọi cơ hội có thể
Khi phương pháp Put Away được áp dụng, hàng hóa của chúng ta sẽ được vận chuyển một mạch từ vị trí đầu khi tiếp nhận đến ngay vị trí cuối cùng trong kho lưu trữ. Ứng dụng Put Away không những đẩy nhanh tốc độ làm việc mà còn giảm nhẹ gánh nặng quản lý trong các kho hàng.
Tất nhiên, để thực hiện được phương pháp Put Away, hệ thống của công ty cần phải xác định được các vị trí tiếp nhận và đưa ra những thông báo gửi hàng cụ thể. Nếu không làm được điều đó, quá trình tiếp nhận sản phẩm sẽ gặp rất nhiều khó khăn và gần như là không thể thực hiện được.
Chú ý tới giữ gìn vệ sinh trong kho hàng
Điều cuối cùng cần thực hiện đó là giữ vệ sinh kho hàng. Tưởng chừng như rất đơn giản, không có gì quá quan trọng như thực sự, vệ sinh là một vấn đề rất lớn đối với quá trình nhập hàng, lưu trữ. Một kho hàng luôn luôn sạch sẽ, vệ sinh chắc chắn sẽ tạo ra nhiều giá trị không ngờ cho doanh nghiệp. Điều dễ nhận thấy nhất đó là không gian kho không được vệ sinh đúng cách chắc chắn sẽ ảnh hưởng xấu đến chất lượng hàng hóa. Bên cạnh đó, nếu cơ sở tổ chức không tốt, bừa bãi thì quá trình nhận hàng cũng như di chuyển hàng hóa ra ngoài gặp rất nhiều vấn đề và gia tăng nguy cơ cho cả hàng hóa lẫn nhân viên kho hàng.
Put Away chính là một quy trình quan trọng, tạo nên sự khác biệt trong quá trình vận chuyển, lưu trữ hàng hóa dành cho các doanh nghiệp. Bởi vậy, ở thời điểm hiện tại, phương pháp này đã được ứng dụng một cách rất phổ biến để tối ưu, tiết kiệm thời gian, chi phí cho hệ thống quản lý hàng hóa. Hy vọng những chia sẻ trên của MONA sẽ giúp bạn hiểu hơn về quy trình Put Away là gì? Và tầm quan trọng của quy trình này đối với quản trị kho hàng.
