Hạch toán doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp là công việc quan trọng hàng đầu. Yếu tố quyệt định đến sự phát triển của doanh nghiệp. Việc hạch toán chính xác sẽ giúp giải quyết kịp thời mọi vấn đề trong kinh doanh. Mang lại lợi nhuận cao và hạn chế mọi rủi ro không đáng có.Vậy hạch toán là gì và quy trình hạch toán bán hàng trong doanh nghiệp kinh doanh như thế nào? Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ giúp quý vị hiểu rõ tường tận nhất.
Hạch toán bán hàng và vai trò đối với doanh nghiệp
Hạch toán bán hàng có tên tiếng Anh là Sales Accountant. Là vị trí công việc quản lý, thực hiện ghi chép mọi công việc bán hàng của công ty. Hạch toán giúp phản ánh kịp thời, chi tiết khối lượng hàng hóa. Bao gồm hàng hóa mua vào và bán ra, hàng tồn kho về số lượng, chất lượng và giá trị.
Hạch toán giúp tính toán đúng đắn giá vốn hàng hóa cùng dịch vụ đã cung cấp. Tính toán được chi phí bán hàng, chi phí quản lý và các chi phí khác của doanh nghiệp. Nhằm biết chính xác kết quả bán hàng.
Kiểm tra, giám sát tình hình về thực hiện chỉ tiêu kế hoạch bán hàng và doanh thu đơn vị. Kiểm soát tình hình thanh toán tiền hàng, tiền thuế phải nộp. Phản ảnh kịp thời doanh thu bán hàng của doanh nghiệp để xác định kết quả bán hàng. Từ đó, đôn đốc, kiểm tra nhằm đảm bảo thu đủ, kịp thời tiền hàng. Tránh được vốn tiền hàng bị chiếm dụng bất hợp lý.
Ngoài ra hạch toán còn cung cấp thông tin một cách chính xác và trung thực. Giúp lập quyết toán đầy đủ và kịp thời, đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh…
Công việc của kế toán bán hàng là gì?
Hạch toán kế toán bán hàng trong doanh nghiệp phải thực hiện nhiều công việc, bao gồm:
- Cập nhật giá cả hàng hóa: Cập nhật giá, sản phẩm hàng mới thường xuyên vào phần mềm. Thông báo việc sửa đổi nếu có thay đổi về giá cho các bộ phận liên quan.
- Quản lý hóa đơn, chứng từ bán hàng: Xuất hóa đơn cho khách kèm theo bảng thống kê chi tiết. Nhập chi tiết chỉ số bán hàng và mua hàng vào phần mềm kế toán. Bao gồm bảng kê hàng hóa chi tiết hóa đơn bán hàng trong ngày. Tính tổng giá trị hàng hóa bán ra cộng với thuế VAT. Cập nhật, theo dõi doanh số bán hàng hàng ngày, theo dõi, tính tỷ lệ chiết khấu cho khách hàng. Quản lý hóa đơn đầu vào và đầu ra của doanh nghiệp trong các kỳ…
- Kiểm tra, cập nhật số liệu hàng hóa từ kho: Phối hợp đối chiếu số lượng hàng tồn – xuất hàng ngày. Nắm rõ số lượng và giá trị lượng hàng hóa xuất ra, nhập vào. Đối chiếu với số liệu trên hệ thống phần mềm đảm bảo tính trùng khớp. Tổng hợp số liệu bán hàng, báo cáo cuối ngày…
- Theo dõi công nợ bán hàng: Thống kê tình hình công nợ, quản lý tiền hàng, thu hồi công nợ. Lên kế hoạch thu hồi công nợ, đốc thúc công nợ của khách hàng trong suốt quá trình bán hàng. Quản lý khách nợ, theo dõi khách hàng, lô hàng, thời hạn, tình hình trả nợ của khách.
- Lập báo cáo bán hàng: Lập báo cáo danh mục hàng bán ra theo từng kỳ. Lập báo cáo công nợ phải thu theo đúng yêu cầu của quản lý. Báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn tài chính…
Chức năng của kế toán hạch toán bán hàng
Hạch toán bán hàng trong doanh nghiệp có chức năng cơ bản sau:
- Cập nhật hóa đơn bán hàng gồm hóa đơn bán hàng cùng hóa đơn bán dịch vụ. Đóng các chứng từ phát sinh, thời gian, số thứ tự, lưu trữ, bảo quản
- Theo dõi, tổng hợp chi tiết số lượng hàng bán ra. Theo dõi bán hàng của từng bộ phận, cửa hàng, nhân viên
- Tính thuế GTGT của các loại hàng hóa bán ra. Theo dõi những khoản thu và tình hình thu, tình trạng công nợ của khách.
- Phân hệ kế toán công nợ gồm kế toán tiền mặt và tiền gửi. Chuyển số liệu qua phân hệ kế toán tổng hợp.
Quy trình hạch toán bán hàng trong doanh nghiệp
Một quy trình hạch toán bán hàng chuẩn sẽ mang đến hiệu quả thiết thực. Góp phần nâng cao hiệu quả doanh thu của doanh nghiệp. Tạo sự chuyên nghiệp trong lòng khách hàng và đối tác. Đồng thời tạo thuận lợi cho việc hạch toán kế toán. Vì thế, hạch bán hàng trong doanh nghiệp cần phải cụ thể, theo trình tự nhất định. Quy trình này được diễn ra chi tiết như sau:
Trước hết, kế toán bán hàng là người đứng ra nhận đơn đặt hàng từ người bán. Hoặc nhận đơn từ phòng kinh doanh báo lại. Là người phải chịu trách nhiệm cho việc ghi chép và sắp xếp đơn hàng.
Sau khi đã tiếp nhận đơn hàng từ người mua, kế toán sẽ kiểm tra mức hàng tồn kho. Xem xét xem có đáp ứng được số lượng và chủng loại hàng theo yêu cầu hay không. Nếu hàng chưa có đủ phải báo lại ngay cho người mua. Nếu hàng đủ đáp ứng thì sẽ làm phiếu yêu cầu xuất kho gửi cho thủ kho. Sau đó thủ kho sẽ làm thủ tục xuất hàng hóa. Kế toán bán hàng lúc này tiến hành xuất hóa đơn kèm phiếu xuất kho, biên bản bàn giao.
Khi đã làm xong các thủ tục và giấy tờ đầy đủ phục vụ cho công tác bán hàng. Người thực hiện hạch toán bán hàng phải đi phản ánh phát sinh nghiệp vụ bán hàng vào sổ tổng hợp và chi tiết. Ghi nhận hoạt động bán hàng vào các sổ có liên quan.
Tùy mỗi đặc thù kinh doanh bán hàng của từng doanh nghiệp. Việc hạch toán bán hàng trong doanh nghiệp còn phải báo cáo cụ thể. Bao gồm tình hình hoạt động diễn ra trong ngày, số lượng hàng tiêu thụ gửi lên lãnh đạo.
Những lưu ý khi hạch toán doanh thu bán hàng
Hạch toán doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp cần chú ý đến các vấn đề sau:
- Hạch toán bán hàng khi đã thỏa mãn các điều kiện ghi nhận tại “chuẩn mực doanh nghiệp và thu nhập khác”. Nếu không đáp ứng được thì không hạch toán vào doanh thu.
- Những khoản chi phí,doanh thu liên quan đến cùng loại giao dịch phải được thống kê, ghi nhận. Đảm bảo nguyên tắc phù hợp, ghi theo năm tài chính tương ứng. Những loại hàng hóa, dịch vụ trao đổi lấy hàng không được tính và ghi nhận là doanh thu.
- Trong quá trình hạch toán, kế toán phải thường xuyên theo dõi chi tiết từng doanh thu. Đồng thời phải theo dõi từng mặt hàng, từng ngành hàng và từng sản phẩm. Cũng cần theo dõi thường xuyên các loại khoản giảm trừ doanh thu. Để có thể xác định phần doanh thu thuần, chi tiết từng mặt hàng, sản phẩm. Phục vụ đắc lực cho thông tin kế toán, giúp ích cho quản trị doanh nghiệp, báo cáo tài chính.
Kết luận
Có thể nói, hạch toán bán hàng trong doanh nghiệp kinh doanh là một công việc quan trọng. Mang tính thường xuyên và phát sinh trong ngày liên tục. Do đó một kế toán bán hàng cần là những người nhanh nhẹn và hết sức cẩn thận. Phải biết tổng hợp, phân tích số liệu, tổng kết tình hình hoạt động bán hàng. Giúp điều chỉnh công việc bán hàng một cách hợp lý, hiệu quả hơn.
