Các Bước Triển Khai Dự Án ERP Thành Công Cho Doanh Nghiệp

Trong bối cảnh chuyển đối số đang diễn ra một cách mạnh mẽ như hiện nay, ERP được xem là một trong những giải pháp tuyệt vời cho các doanh nghiệp. Nó được xem là định hướng chiến lược được nhiều doanh nghiệp hướng tới trong bối cảnh công nghệ thông tin được áp dụng trong việc quản lý kinh doanh. Vậy dự án ERP là gì? Làm sao để triển khai ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp? Hãy cùng đi tìm hiểu câu trả lời trong nội dung bài viết dưới đây nhé.

Dự án ERP là gì?

Thực tế, hiện nay có rất nhiều người làm kinh doanh và doanh nghiệp muốn tìm hiểu về dự án ERP bởi những lợi ích mà nó mang lại. Hiểu đơn giản thì ERP là hệ thống hoạch định nguồn nhân lực. Nó bao gồm tất cả những hoạt động liên quan đến khảo sát, tư vấn, triển khai, thiết kế và vận hành hệ thống ERP đến các chi nhánh, phòng ban, hệ thống phân phối của doanh nghiệp.

Phần mềm ERP là một giải pháp hoàn hảo để quản lý quy trình kinh doanh cũng như hoạt động nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng và báo cáo của doanh nghiệp.

ERP được viết tắt với Enterprise Resource Planning. Để có thể triển khai một dự án ERP bạn cần phải vạch định danh sách mà giải pháp mang lại. Qua đó, chọn ra nhà cung cấp phần mềm phù hợp dựa trên các tiêu chí như kinh nghiệm và độ uy tín. Sau đó lập một nhóm những người am hiểu về quy trình hoạt động của công ty để kết hợp cùng đội ngũ của đơn vị cung cấp phần mềm.

ERP quan trọng đối với doanh nghiệp như thế nào?

Vậy ERP quan trọng đối với doanh nghiệp như thế nào? Trên thực tế, ERP mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích quan trọng. Phần mềm này mang lợi ích đến cho tất cả các bộ phần đang được vận hành trong một doanh nghiệp. Cụ thể gồm:

Đối với các nhà quản trị

ERP được xem là một công cụ đắc lực giúp hỗ trợ các nhà quản lý trong việc điều hành doanh nghiệp, giúp cho việc kiểm soát và giám sát trở nên dễ dàng hơn. Hệ thống này giúp thực hiện các công việc một cách thuận tiện và nhanh chóng hơn, dễ dàng truy cập vào các thông tin về tài chính, nhân sự hay các dự án mà doanh nghiệp đang thực hiện.

Nhờ đó, doanh nghiệp của bạn sẽ có thể tối ưu nguồn nhân lực gồm tài sản, nhân lực, vật lực, kinh doanh và sản xuất. Qua đó, thúc đẩy mạnh mẽ hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Đối với doanh nghiệp

Hệ thống ERP giúp lập kế hoạch và tổ chức doanh nghiệp theo hướng tự động hóa. Tất cả các hoạt động kinh doanh bao gồm việc điều hành, quản lý, phân phối, quan hệ với đối tác và sản xuất đều sẽ được quản lý một cách thông minh. Hệ thống này mang tới 4 lợi ích to lớn gồm:

• Tiết kiệm thời gian đối chiếu các thông số, số liệu giữa các phòng ban.
• Tích hợp tính năng theo dõi và quản lý đơn hàng, từ đó giúp hoạt động kinh doanh được điều phối một cách thông minh hơn.
• Theo dõi để tăng cường khả năng tương tác với khách hàng.
• Dễ dàng quản lý đội ngũ nhân sự.

Đối với nhân viên

Dự án ERP mang tới hệ thống lưu trữ thông tin thông minh. Nhờ đó, các nhân viên có thể dễ dàng phân tích, đánh giá thông minh một cách chính xác và nhanh chóng hơn. Điều này giúp khối lượng công việc cần xử lý mỗi ngày của các nhân viên được giảm thiểu, tăng độ hiệu quả cũng như năng suất trong công việc. ERP giúp doanh nghiệp của bạn xây dựng được một quy trình làm việc thống nhất.

Các bước triển khai dự án ERP thành công cho doanh nghiệp

Để đạt được sự thành công cho dự án ERP, các doanh nghiệp cần dành nhiều thời gian cho việc chuẩn bị và kết hợp thật tốt với nhà cung cấp phần mềm. Cụ thể quy trình các bước bao gồm:

Chuẩn bị dự án ERP

Đầu tiên cần xác định được mục tiêu muốn hướng đến sau khi triển khai dự án. Đây chính là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp vạch ra và triển khai những bước tiếp theo. Bám sát vào những mục tiêu mà mình đã đề ra trước đó trong suốt quá trình thực hiện. Từ đó, chọn ra được nhà cung cấp dự án ERP phù hợp nhất. Những nhà cung cấp uy tín và chuyên nghiệp sẽ mang đến cho bạn các tư vấn hữu ích.

Bên cạnh đó, các bạn cũng nên thường xuyên yêu cầu bên cung cấp đưa ra thêm những phương án khác để lựa chọn. Lúc này, doanh nghiệp của bạn cần tạo thiện chí, sự tin tưởng và chuẩn bị về mọi mặt, luôn sẵn sàng hợp tác để đảm bảo quá trình triển khai giải pháp được diễn ra một cách thuận lợi. Đây là bước đầu tiên nhưng lại đóng một vai trò vô cùng quan trọng có ảnh hướng đến toàn bộ quá trình áp dụng ERP.

Lập kế hoạch

Sau khi đã chọn được đơn vị cung cấp giải pháp, doanh nghiệp cần lập ra một kế hoạch cụ thể. Kế hoạch này sẽ bao gồm phạm vi rủi ro, nguồn tài nguyên và tiêu chí thành công nhằm hoạch định rõ tất cả những nguồn lực cần thiết.

Tại bước này, các bạn cần dành nhiều thời gian hơn để định hướng về mô hình quá trình ban đầu. Đặt ra nhiều giả thuyết những tình huống có thể xảy ra khi sử dụng phần mềm ERP. Cuối cùng, các bạn cần nắm rõ kế hoạch cụ thể về dự án của mình.

Phân tích dự án ERP

Doanh nghiệp của bạn cần đào tạo được đội ngũ nhân sự của riêng mình, tìm hiểu để hiểu rõ ERP là gì cũng như quy trình triển khai dự án ERP. Sau khi đào tạo, đội ngũ nhân sự của bạn cần nắm rõ về quy trình và cả cách thức vận hành ERP nhằm phục vụ tốt hơn cho công việc.

Từ những trải nghiệm này, các nhân viên sẽ đóng góp ý kiến giúp hoàn thiện phần mềm ERP. Ở giai đoạn cuối này, hãy đảm bảo các nhân viên của mình đã được trải nghiệm mô hình cơ bản của phần mềm ERP.

Thực hiện dự án

Tại giai đoạn này, bên cung cấp phần mềm sẽ thiết kế cũng như điều chỉnh hệ thống ERP sao cho phù hợp với yêu cầu, các hoạt động và đặc thù nghiệp vụ của doanh nghiệp. Những báo cáo và tùy biến sẽ được thử nghiệm và điều chỉnh sao cho các hoạt động của ERP được đảm bảo.

Doanh nghiệp có thể dễ dàng đánh giá được hiệu quả của phần mềm bằng các tình huống khác nhau và thực hiện tương tác giữa các chức năng. Ở giai đoạn này, các thư viện của hệ thống ERP đều sẽ được thực hiện.

Xác nhận dự án

Sau khi hoàn thiện phần mềm, hãy thí điểm cách thức vận hành của hệ thống ERP. Xác nhận lại tất cả các chức năng tùy chỉnh của phần mềm trước khi tiến hành triển khai dự án. Sau khi xác nhận dự án ERP phù hợp, việc tiếp theo mà doanh nghiệp cần làm đó là tổ chức đào tạo cho các nhân viên của mình.

Triển khai phần mềm ERP

Triển khai phần mềm chính là bước cuối cùng trong quy trình triển khai giải pháp ERP. Kiểm tra lại tổng thể toàn bộ các module tính năng theo danh sách để đảm bảo các yếu tố của dự án đều được thực hiện một cách chính xác. Sau khi hệ thống ERP đã được cài đặt thành công, lúc này doanh nghiệp đã có thể đào tạo cho nhân viên để duy trì hệ thống.

Kết luận

Qua nội dung bài viết trên, các bạn cũng đã phần nào hiểu được dự án ERP là gì cũng như các bước để triển khai dự án thành công.  Mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp trong việc quản lý và hoạch định tài nguyên. Nhờ đó, mọi hoạt động trong doanh nghiệp của bạn đều sẽ được giám sát và vận hành một cách khoa học hơn.