Định Biên Nhân Sự Là Gì? 5 Bước Xây Dựng Định Biên Nhân Sự Hiệu Quả 

Định biên nhân sự là gì? Doanh nghiệp nào cũng cần hiểu rõ. Định biên nhân sự giúp doanh nghiệp xác định đúng số lượng và cơ cấu nhân sự cần thiết cho từng vị trí, tránh thừa – thiếu gây lãng phí nguồn lực. Đây là bước quan trọng trong quy hoạch và phát triển đội ngũ. Vậy làm sao để xây dựng định biên nhân sự hiệu quả? Bài viết sau từ MONA Software sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm và từng bước thực hiện.

Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự (Strategic Staffing) là quá trình xác định số lượng, cơ cấu và tiêu chuẩn nhân sự cần thiết cho từng vị trí trong doanh nghiệp. Mục tiêu là phân bổ đúng người, đúng việc, tránh thừa hoặc thiếu nhân lực.

Thông qua định biên nhân sự, doanh nghiệp đánh giá lại hệ thống hiện tại, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành. Đây là bước quan trọng trong việc xây dựng bộ máy tinh gọn, phù hợp với định hướng phát triển. Trong bối cảnh cạnh tranh cao, định biên nhân sự giúp doanh nghiệp chủ động về nguồn lực, từ đó cải thiện năng suất và tăng lợi thế kinh doanh.

Để thực hiện định biên nhân sự một cách chính xác và có cơ sở, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện ở cả cấp công ty và cấp bộ phận.

– Ở cấp công ty:

• Định hướng phát triển rõ ràng, phù hợp với tầm nhìn và mục tiêu tổng thể.
• Kế hoạch kinh doanh chi tiết, bao gồm ngân sách dự kiến và các kịch bản ứng phó với rủi ro vận hành hoặc biến động thị trường.

– Ở cấp bộ phận:

• Hệ thống vị trí công việc được xác định rõ ràng, kèm theo mô tả nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm cụ thể.
• Xác định tần suất thực hiện các nhiệm vụ và quy trình công việc đi kèm.
• Xác lập kỳ vọng về mức độ thành thạo cần thiết và dự kiến kết quả đầu ra cho từng vị trí.
• Đánh giá mức độ ứng dụng công nghệ, tự động hóa và hệ thống dữ liệu trong từng quy trình để tránh định biên dư thừa.

Khi đảm bảo được các điều kiện trên, hoạt động định biên nhân sự sẽ trở nên thực tế, bám sát nhu cầu vận hành và giúp tối ưu hiệu quả tổ chức.

Vai trò của định biên nhân sự đối với doanh nghiệp

Định biên nhân sự có vai trò quan trọng đối với hoạt động quản trị nhân sự của doanh nghiệp. Bởi Strategic Staffing xuất phát từ chính con người để vận hành hoạt động của cơ quan. Nếu không có định biên nhân sự, công việc quản lý nguồn nhân lực sẽ gặp nhiều khó khăn và không phát huy được tối đa khả năng làm việc của nhân sự.

Định biên nhân sự đối với doanh nghiệp có một số vai trò như sau:

• Tối ưu chi phí và cơ cấu nhân sự: Việc xác định chính xác số lượng và năng lực cần thiết cho từng vị trí giúp doanh nghiệp tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt nhân sự. Qua đó, giảm thiểu lãng phí chi phí tuyển dụng, đào tạo và quản lý đội ngũ.
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Cơ cấu nhân sự hợp lý giúp phân bổ công việc rõ ràng, tránh chồng chéo, tăng hiệu quả phối hợp giữa các phòng ban. Nhân viên có môi trường làm việc phù hợp, từ đó nâng cao năng suất và tinh thần làm việc.
• Hỗ trợ chiến lược phát triển: Định biên nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai các kế hoạch mở rộng quy mô, ra mắt sản phẩm mới hoặc tái cấu trúc tổ chức. Khi đã có dữ liệu nhân sự rõ ràng, doanh nghiệp dễ dàng thích nghi với mọi thay đổi.
• Giảm thiểu rủi ro vận hành: Việc chủ động nắm bắt nguồn lực cho phép doanh nghiệp đối phó tốt hơn với biến động thị trường, thay đổi chính sách hay khủng hoảng bất ngờ. Định biên đúng giúp đảm bảo hoạt động liên tục và ổn định.
• Nâng cao chất lượng tuyển dụng và đào tạo nhân sự: Dựa trên định biên, doanh nghiệp xác định rõ vị trí cần tuyển, tiêu chí lựa chọn và lộ trình đào tạo phù hợp. Điều này nâng cao tỷ lệ tuyển đúng người, đào tạo đúng trọng tâm và giữ chân nhân sự lâu dài.
• Tăng minh bạch tổ chức: Một hệ thống nhân sự rõ ràng giúp xác định ranh giới vai trò và trách nhiệm, giảm xung đột nội bộ và tăng tính phối hợp giữa các bộ phận.
• Tạo nền tảng cho đánh giá và phát triển: Định biên nhân sự cũng là cơ sở để xây dựng hệ thống đánh giá công bằng, định hướng phát triển cá nhân và lộ trình thăng tiến rõ ràng cho từng vị trí.

Có thể nói, định biên nhân sự không chỉ là công cụ quản trị, mà còn là yếu tố chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, tăng năng suất và phát triển bền vững trong dài hạn.

-> Tìm hiểu thêm: Lợi ích của doanh nghiệp khi có hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả

Nguyên tắc cần đảm bảo khi xây dựng định biên nhân sự

Tùy thuộc vào quy mô, lĩnh vực kinh doanh… mà định biên nhân sự của các doanh nghiệp có thể không giống nhau. Tuy nhiên việc xây dựng định biên nhân sự vẫn phải đảm bảo 3 nguyên tắc: tỷ lệ tương quan, định mức lao động, tần suất và thời lượng.

Nguyên tắc tỷ lệ tương quan

Trong quá trình định biên nhân sự, việc thiết lập các tỷ lệ tương quan chuẩn giữa các nhóm vị trí và ngân sách là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì cơ cấu tổ chức cân đối và hiệu quả.

• Tỷ lệ nhân sự so với tăng trưởng doanh thu: Số lượng nhân sự nên tăng hoặc giảm tương ứng với tốc độ tăng trưởng doanh thu, nhưng không nhất thiết tỷ lệ 1:1. Ví dụ, nếu doanh thu tăng 30%, định biên nhân sự có thể tăng ở mức 20% – nhằm đảm bảo hiệu suất lao động được nâng cao.
• Tỷ lệ giữa các nhóm chức năng: Cơ cấu nhân sự cần phản ánh rõ vai trò trực tiếp và gián tiếp trong chuỗi vận hành. Một tỷ lệ hợp lý có thể là 65% cho nhóm trực tiếp (sản xuất, kinh doanh) và 35% cho nhóm gián tiếp (hành chính, hỗ trợ). Tỷ lệ quản lý và nhân viên phổ biến là 15% – 85%.
• Tỷ lệ ngân sách giữa các nhóm nhân sự: Việc phân bổ quỹ lương cũng cần có sự cân đối giữa các nhóm. Ví dụ, nếu tổng chi phí vận hành chiếm 78% doanh thu, thì ngân sách lương có thể được chia theo tỷ lệ 22% cho quản lý và 56% cho nhân viên, phù hợp với cơ cấu đóng góp thực tế.

Việc tuân thủ các nguyên tắc tỷ lệ trên sẽ giúp quá trình định biên nhân sự bám sát hiệu quả kinh doanh và đảm bảo tính bền vững trong tổ chức.

Nguyên tắc định mức lao động

Trong quá trình định biên nhân sự, việc xác định định mức lao động là cơ sở quan trọng để đo lường năng suất và phân bổ nguồn lực hợp lý. Các phương pháp xác lập phổ biến bao gồm:

• Theo khối lượng công việc: Áp dụng cho vị trí sản xuất hoặc dịch vụ, dựa trên sản lượng đầu ra. Ví dụ: 30 sản phẩm/ca/người, 100 sản phẩm/ca/nhóm, hoặc 15 khách hàng/ngày.
• Theo chỉ tiêu hiệu suất: Thường dùng cho khối kinh doanh, dựa trên mục tiêu doanh thu, số lượng khách hàng, số hợp đồng xử lý trong năm.
• Theo thao tác nghiệp vụ: Áp dụng cho vị trí hành chính – kế toán, dựa vào số lượng chứng từ, báo cáo, hoặc giao dịch hoàn thành theo ngày, tuần hoặc năm.
• Theo đối tượng phục vụ: Phổ biến trong khối hỗ trợ – gián tiếp, căn cứ vào số lượng bộ phận, nhân sự hoặc quy mô công việc mà vị trí đó phục vụ.

Việc xây dựng định mức cụ thể giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát khối lượng công việc và thiết lập cơ cấu nhân sự tối ưu.

Nguyên tắc tần suất và thời lượng

Nguyên tắc này được áp dụng dựa vào cơ cấu chức danh và tần suất thực hiện nhiệm vụ trong một khoảng thời gian nhất định. Mỗi vị trí cần được xác định rõ khối lượng công việc theo ngày, tháng, quý hoặc năm để làm căn cứ cho việc định biên nhân sự.

Ví dụ, với vị trí kế toán chi phí:

• Xử lý khoảng 100 chứng từ/ngày.
• Lập báo cáo tổng hợp vào cuối mỗi tháng.
• Làm việc với cơ quan thuế mỗi quý.
• Hoàn tất hồ sơ thanh toán như hóa đơn, biên bản nghiệm thu vào cuối năm.

Việc xác định rõ tần suất và thời lượng công việc giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hợp lý, tránh quá tải hoặc lãng phí nhân sự.

Cách tính định biên nhân sự mới nhất 2025

Không có một công thức cố định cho mọi doanh nghiệp, nhưng vẫn có thể tính định biên nhân sự dựa trên một số nguyên tắc chung, tùy vào đặc điểm vận hành thực tế.

Ví dụ, một cửa hàng sách hoạt động 7 tiếng mỗi ngày, bao gồm cả cuối tuần và ngày lễ. Mỗi ca làm việc kéo dài 7 tiếng.

Theo quy định của Luật Lao động, một nhân viên được nghỉ tổng cộng khoảng 88 ngày mỗi năm (bao gồm chủ nhật, nghỉ phép và nghỉ lễ). Như vậy, số ngày làm việc thực tế trong năm là:
365 – 88 = 277 ngày công.

Để duy trì hoạt động liên tục 365 ngày, cửa hàng cần chia đều số ca làm việc theo số ngày công của một nhân viên. Từ đó: 365 / 277 ≈ 1.32 (hệ số bù trừ nhân sự).

Áp dụng vào công thức chung:

Trong đó:

• N: Số nhân viên cần cho mỗi ca
• C: Số ca làm việc trong ngày
• 1.32: Hệ số bù trừ để đảm bảo đủ nhân sự quanh năm

Cách tính này giúp doanh nghiệp chủ động về nguồn lực và tránh thiếu hụt nhân sự trong vận hành thực tế.

Các bước xây dựng định biên nhân sự hiệu quả

Có 5 bước cần thiết để xây dựng định biên nhân sự hiệu quả.

Bước 1: Dự báo nhu cầu của doanh nghiệp về nguồn nhân lực

Để bắt đầu quá trình định biên nhân sự, doanh nghiệp cần thực hiện bước đầu tiên là dự báo nhu cầu nhân lực một cách chính xác và sát với thực tế phát triển.

Việc dự báo phải dựa trên các yếu tố cốt lõi như:

• Mục tiêu chiến lược: Doanh nghiệp hướng tới điều gì trong ngắn và dài hạn?
• Hoạt động ưu tiên: Những lĩnh vực nào cần nhân lực nhiều hơn để triển khai?
• Quy mô sản xuất – kinh doanh: Dự kiến mở rộng, thu hẹp hay giữ nguyên?

Khi đã có bức tranh tổng thể, cần làm rõ ba yếu tố trong nhu cầu nhân sự: Thời điểm cần bổ sung, tiêu chuẩn chất lượng và kỹ năng cần có và số lượng nhân sự cho từng vị trí, phòng ban.

Dự báo chính xác ở bước này là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp tính toán và phân bổ nguồn lực nhân sự hợp lý.

Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

Phân tích thực trạng nguồn nhân lực rất quan trọng để xây dựng định biên nhân sự hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp xác định được các ưu, nhược điểm nguồn nhân lực đang có trong thời điểm hiện tại. Những yếu tố bạn cần quan tâm khi phân tích thực trạng nguồn nhân lực là yếu tố về mặt hệ thống và yếu tố về quá trình.

Yếu tố hệ thống bao gồm:

• Số lượng, trình độ, kinh nghiệm, cơ cấu, thái độ làm việc.
• Mối quan hệ, trách nhiệm, quyền hạn công việc.
• Chính sách quản lý nhân sự như kỷ luật, khen thưởng, tuyển dụng, đào tạo…

Yếu tố quá trình bao gồm:

• Mức độ nhân viên hài lòng, yêu thích công việc
• Môi trường văn hóa của công ty, doanh nghiệp.
• Phong cách doanh nghiệp quản lý nhân viên.
• Những khó khăn hoặc những điều còn tồn đọng trong doanh nghiệp.
• Quá trình cải tiến hoạt động quản trị nguồn nhân lực.

Bước 3: Đưa ra quyết định tăng/giảm nhân lực phù hợp

Muốn đưa ra quyết định tăng/giảm nhân lực phù hợp doanh nghiệp phải so sánh nhu cầu nguồn nhân lực với thực trạng nhân sự hiện tại. Qua kết quả so sánh mới có thể xác định được doanh nghiệp đang thừa hay thiếu nguồn nhân lực. Từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp để khắc phục.

Ví dụ: Giả sử doanh nghiệp hiện có 60 nhân viên kinh doanh. Tuy nhiên, trong năm tới, công ty dự kiến mở rộng thêm hai thị trường mới và triển khai một dòng sản phẩm mới. Với khối lượng công việc tăng lên đáng kể, lực lượng hiện tại sẽ không đủ để đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc. Lúc này, bộ phận nhân sự cần đánh giá lại nhu cầu thực tế và lập kế hoạch tuyển dụng bổ sung để đáp ứng mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.

Bước 4: Lên kế hoạch thực hiện quyết định

Sau khi hoàn tất các bước phân tích, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch triển khai định biên nhân sự cụ thể. Mục tiêu là đảm bảo tuyển đúng người, đúng số lượng và tối ưu chi phí.

Kế hoạch cần bao gồm:

• Tuyển dụng: Xác định số lượng, thời gian và phương thức tuyển phù hợp.
• Đề bạt, luân chuyển: Tận dụng nhân sự nội bộ hiệu quả.
• Cơ cấu tổ chức: Điều chỉnh số lượng nhân viên và bộ máy phòng ban.
• Tinh giản: Cắt giảm những vị trí không tạo giá trị thực tế.

Kế hoạch chặt chẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát nguồn lực và vận hành hiệu quả hơn.

Bước 5: Đánh giá hiệu quả của kế hoạch

Đây là bước then chốt để doanh nghiệp nhìn lại toàn bộ quá trình định biên nhân sự, phát hiện sai lệch so với mục tiêu ban đầu và rút ra bài học cho các lần triển khai sau.

Ở bước này, cần thực hiện:

• Thu thập dữ liệu về kết quả định biên: số lượng nhân sự đã tuyển, chi phí thực hiện, tiến độ,…
• So sánh kết quả với kế hoạch đề ra để xác định chênh lệch và nguyên nhân.
• Đề xuất điều chỉnh, cải tiến quy trình và cập nhật kinh nghiệm cho các kế hoạch định biên tương lai.

Việc đánh giá kỹ lưỡng giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực và nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự lâu dài.

Định biên nhân sự là một phần không thể thiếu trong chiến lược nguồn lực của doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng và đủ các bước định biên sẽ giúp doanh nghiệp chủ động về nhân sự, tối ưu chi phí và đảm bảo nguồn lực phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Hy vọng bài viết này của MONA đã giúp bạn hiểu rõ khái niệm, quy trình và cách tính định biên nhân sự, từ đó áp dụng hiệu quả vào việc xây dựng hệ thống nhân sự bền vững và chuyên nghiệp hơn.

-> Tham khảo thêm các bài viết hữu ích:

• Cách tạo động lực cho nhân viên mà các nhà lãnh đạo cần biết
• Tổng hợp các phương pháp đánh giá nhân viên phổ biến nhất