Nhận được báo giá gia công phần mềm thấp hơn mọi nơi khác, nhiều anh chị chủ doanh nghiệp thấy mừng ngay. Tụi em hiểu cảm giác đó, vì ngân sách nào cũng có trần. Nhưng sau hơn 14.000 dự án từ năm 2016, MONA thấy một điều ít ai nói ra: bản báo giá rẻ hơn giá vốn của đội làm là bản báo giá mà bên nhận đang lỗ từ ngày ký, và người trả giá sau cùng thường là bên thuê. Giá rẻ có cái giá của nó.
Chủ đề này tụi em không tự nghĩ ra. Trong video «Vấn đề của một SME gia công phần mềm hay một Start Up phần mềm mà anh em nên lưu ý», anh Khánh Hùng, founder MONA, ngồi tính từng khoản chi của một công ty làm phần mềm cho anh em trong nghề nghe. Bài này lấy đúng những phép tính đó, đổi sang góc nhìn của người đi thuê.
Tóm tắt: một đội phần mềm làm đàng hoàng tốn khoảng 16 tháng lương mỗi năm cho mỗi người, nên đội 4 người cần khoảng 1,6 tỷ đồng một năm. Báo giá gia công phần mềm nằm dưới mức đó khiến đội phải ôm nhiều dự án một lúc, và dự án của anh chị là dự án đứng ở đầu hàng bị bỏ rơi.
Kèo web cộng app 500 đến 600 triệu mà anh Khánh Hùng chê
Anh Khánh Hùng kể trong video rằng chỉ trong vài tháng đầu năm, đã có cỡ chục người trong ngành nhắn cho anh để hỏi cách làm công ty phần mềm cho đúng. Anh bảo là không tư vấn riêng được vì quá bận, rồi quay một video chung cho anh em tự đối chiếu.
Trong đó có một câu chuyện mà tụi em nhớ rõ. Ngành này không có khái niệm đối thủ, vì ai làm được thì nhận, ai không làm được thì chuyển kèo cho nhau. Có những anh em trong nghề nhắn cho anh một kèo gồm website cộng ứng dụng di động, giá khoảng 500 đến 600 triệu đồng, kèm câu «kèo này ngon đó». Anh chê kèo đó, vì số tiền ấy không đủ để làm. Nhiều anh em ngạc nhiên và nghĩ anh chảnh. Thật ra anh chỉ tính.
Tụi em kể lại cảnh này vì nó đảo ngược cách nhìn quen thuộc. Với chủ doanh nghiệp đi thuê, 500 đến 600 triệu là một khoản lớn, và khi một nơi nhận làm trọn gói trong khoảng giá đó, nghe qua rất hời. Với người làm nghề lâu năm, con số ấy là dấu hiệu để từ chối. Hai bên nhìn cùng một bản báo giá mà ra hai kết luận ngược nhau, và phần còn lại của bài này giải thích vì sao người làm nghề có lý.
Một năm công ty trả lương đủ 16 tháng, không phải 12
Lương trên hợp đồng là 12 tháng, còn chi phí thật cho mỗi nhân sự là khoảng 16 tháng lương mỗi năm. Anh Khánh Hùng tính ra con số này cho một công ty làm việc đàng hoàng, đóng đủ các khoản theo luật.
Phép tính của anh đi từng bước. Khoản công ty đóng thêm theo lương, anh lấy mức 20% mỗi tháng, tương đương khoảng 2,5 tháng lương cho cả năm. Theo bảng tỷ lệ đóng bảo hiểm bắt buộc năm 2026 trên Luật Việt Nam, phần doanh nghiệp phải đóng là 21,5% quỹ lương, nên số anh lấy khá sát thực tế. Tiếp theo là 12 ngày phép. Một tháng chỉ có khoảng 22 ngày công, nên 12 ngày phép ăn mất hơn nửa tháng lương. Cuối cùng là tháng lương thứ 13. Cộng 12 tháng gốc với khoảng 2,5 tháng, hơn nửa tháng và 1 tháng, ra con số xấp xỉ 16.
Con số 16 tháng đó chưa gồm du lịch công ty, thưởng lễ hay bất kỳ phúc lợi nào khác. Con số này ít người tính. Anh gọi nó là hạn mức tối thiểu của một công ty làm ăn tử tế, và tụi em đọc phép tính đó thấy đúng với nghề. Công ty nào thấp hơn mức đó thì đang cắt ở đâu đó, và người đọc báo giá cần biết cái bị cắt là gì.
Đội 4 người tốn khoảng 1,6 tỷ mỗi năm, kèo 500 triệu nuôi được mấy tháng?
Một đội nhỏ gồm 3 lập trình viên và 1 người quản lý dự án cần khoảng 100 triệu đồng mỗi tháng tiền lương thực trả, tức khoảng 1,6 tỷ đồng mỗi năm khi tính đủ 16 tháng. Đây là ví dụ anh Khánh Hùng đưa ra trong video, và con số này khớp với những gì tụi em thấy khi tự vận hành một đội làm phần mềm.
Anh chị thử chia ra cho cụ thể. 1,6 tỷ chia cho 12 tháng là khoảng 133 triệu mỗi tháng, chưa tính tiền mặt bằng, máy móc, phần mềm bản quyền hay người bán hàng đi tìm dự án. Một kèo 500 đến 600 triệu chỉ nuôi nổi đội đó trong khoảng 4 tháng. Web cộng app cần hơn 4 tháng thì bên nhận đã âm trước khi giao xong. Thời gian đó còn phải chia cho kiểm thử, sửa theo góp ý và bàn giao.
Anh Khánh Hùng nói rõ rằng con số có thể lệch chút ít. Đội có thể điều người từ dự án này sang dự án khác, hoặc có người vào giữa chừng, người rút giữa chừng. Nhưng cấu trúc bài toán thì không đổi. Giá bán nhỏ hơn giá vốn thì làm thêm dự án chỉ làm lỗ thêm. Phép chia đơn giản vậy thôi.
Nhóm founder tự làm sản phẩm cũng đốt cỡ 4 tỷ mỗi năm
Anh chị nào đang cân nhắc tự dựng đội phần mềm trong nhà thay vì thuê ngoài cứ nhìn phép tính của một startup phần mềm. Anh Khánh Hùng gặp nhiều nhóm có từ 2 đến 5 founder, và tiền lương họ không tự trả cho mình cộng lại vượt mốc 250 triệu mỗi tháng. Anh làm tròn thành cỡ 4 tỷ đồng mỗi năm, chưa tính tiền nhà, người thuê thêm hay marketing. Thời gian cũng là tiền. Tụi em đọc phép tính này như lời nhắc về giá của thời gian.
Khoản này vẫn là tiền mất thật, vì nếu các founder đi làm thuê thì họ đã bỏ túi số tiền đó. Một năm là 4 tỷ, hai năm là 8 tỷ, ba năm là 12 tỷ. Anh nói làm xong sản phẩm trong một năm là giỏi, còn phần lớn nhóm anh gặp mất hai đến ba năm. Muốn huề vốn, sản phẩm phải có lãi cỡ 330 triệu mỗi tháng, và đó mới là chỉ để hoà vốn với số tiền đã mất.
Phép tính này giải thích vì sao thuê ngoài có lý với nhiều doanh nghiệp: anh chị mua một phần của đội đã được tổ chức sẵn thay vì tự gánh cả 4 tỷ. Nó cũng giải thích điều ngược lại, rằng đội nhận gia công phải bán đủ giá để tồn tại, nếu không thì chính họ sẽ không còn đó khi anh chị cần bảo hành.
Nhận kèo dưới giá vốn là mua thêm một cục tạ
Nhiều đội gia công nghĩ nhận một dự án giá bèo còn hơn ngồi không, như ném cho mình cái phao. Anh Khánh Hùng nói điều ngược lại: dự án thấp hơn giá vốn không phải phao cứu sinh, nó là cục tạ buộc thêm vào chân. Càng nhận nhiều kèo như vậy, đội càng chìm. Lấy lại phép tính ở trên: dự án cần 6 tháng thì tổng chi khoảng 800 triệu, kèo 550 triệu để lại khoảng 250 triệu lỗ. Tụi em cũng tính nhẩm như vậy trước khi nhận một kèo. Đội đó đang chìm.
Anh còn trả lời luôn câu hỏi mà nhiều anh em hay đặt ra: nếu lấy giá cao quá mà không có khách thì sao. Theo anh, không có khách ở mức giá đó mới là chuyện tốt, vì có khách ở mức giá lỗ nghĩa là đội đang lỗ thật. Cái đội cần chờ là một khách hiểu giá trị của phần mềm. Thị trường không tự sửa chuyện này, nó chỉ làm sai thêm sai.
Với người đi thuê, anh chị thử đặt mình vào vị trí đội nhận giá đó. Dự án của anh chị có người ngồi làm nghiêm túc không, hay là một trong năm dự án mà một nhóm nhỏ phải xoay vòng để đủ trả lương. Câu hỏi này đáng hỏi trước khi ký.
Khách đổi yêu cầu, khách đứt vốn: rủi ro nằm ở cả hai đầu hợp đồng
Giá thấp chỉ là một lớp, bên dưới còn các rủi ro khác mà anh Khánh Hùng gặp đi gặp lại trong nghề. Có khách đưa yêu cầu một đường nhưng khi nhận phần mềm thì không dùng được, rồi yêu cầu chỉnh sửa liên tục và không chịu trả tiền vì «tôi xài không được». Có khách bị kẹt trong vòng xoay tài chính của họ và không còn tiền trả.
Anh kể về một công ty tưởng như trúng kèo ngon, nhưng khách nợ khoảng 600 đến 700 triệu đồng rồi không trả nổi. Công ty gia công đó không đủ tiền trả lương và phải giải thể. Anh nói trường hợp kiểu này anh gặp nhiều trong quá trình làm nghề.
Tiền không về, lương vẫn phải trả. Nhìn từ bên thuê, đây là lý do tụi em khuyên anh chị làm rõ yêu cầu bằng văn bản và chốt mốc nghiệm thu ngay từ đầu. Đọc thêm bài nghiệm thu phần mềm UAT bằng kịch bản kiểm thử để biết cách biến câu «dùng được» thành danh sách thao tác kiểm được, và bài quản lý công nợ là gì nếu chính công ty anh chị đang nợ hay bị nợ. Một yêu cầu rõ giúp cả hai bên: bên nhận biết mình làm gì để được trả, bên thuê biết mình nhận gì để trả.
Anh chị đang cầm trong tay một bản báo giá và chưa chắc con số đó có đủ nuôi đội làm hay không, đúng cái cảnh phép tính 16 tháng lương và đội 4 người 1,6 tỷ ở trên. Tụi em hiểu vì chính MONA từng phải từ chối những kèo trông rất hời, nên tụi em cũng sẵn sàng nói rõ với anh chị khi một con số đẹp đang che mất một rủi ro. Anh chị gửi bản báo giá hiện có cho tụi em qua trang viết phần mềm theo yêu cầu, kỹ sư MONA sẽ đọc cùng anh chị và chỉ ra khoản nào đang thiếu.
Đội phụ thuộc một người lead thì dự án thứ hai sẽ vỡ
Một rủi ro nữa không nằm ở tiền: nhiều công ty gia công quá phụ thuộc vào người lãnh đạo hoặc người quản trị dự án chính. Anh Khánh Hùng mô tả rất đơn giản. Khi người đó không can thiệp, hoặc khi đội làm hơn một dự án cùng lúc, mọi thứ bắt đầu vỡ ra từng mảng.
Anh khuyên mỗi công ty cần tìm một người lead quản trị dự án thứ hai, giống như mình, để không chỉ còn một điểm nghẽn. Đây là lời khuyên cho bên làm, nhưng bên thuê đọc ra được một câu hỏi rất thực tế. Điểm nghẽn nằm ở một người. Ví dụ đội 4 người ôm 3 dự án một lúc thì mỗi dự án chỉ nhận khoảng 1,3 người làm việc.
Giá thấp kéo theo hệ quả này theo một vòng khép kín: giá thấp thì đội phải nhận nhiều dự án để đủ lương, nhiều dự án thì người lead bị chia nhỏ, người lead bị chia nhỏ thì dự án của anh chị chạy chậm và lỗi nhiều. Tụi em khuyên anh chị đọc chuyện này như một lời cảnh báo cho cả hai phía, vì đội nào cũng cần tính đủ thời gian của người lead vào giá. Anh chị có thể đọc thêm về Agile và Scrum để hiểu cách một đội chia việc cho nhịp làm ổn.
Đọc bản báo giá bằng ba câu hỏi này
Anh chị không cần biết lập trình để đọc một bản báo giá gia công phần mềm cho đúng. Tụi em rút từ video của anh Khánh Hùng ba câu hỏi mà bất kỳ chủ doanh nghiệp nào cũng hỏi được. Hỏi ba câu là đủ. Ví dụ báo giá 400 triệu chia cho 133 triệu ra 3 tháng, còn dự án dự kiến 5 tháng thì đội đang bù 2 tháng bằng dự án khác.
- Con số này nuôi bao nhiêu người trong bao nhiêu tháng? Lấy tổng giá chia cho 133 triệu, đó là số tháng một đội 4 người sống được. Số tháng đó mà ngắn hơn thời gian làm thì đội đang bù lỗ bằng dự án khác, hoặc bằng chất lượng.
- Ai là lead của dự án và người đó đang chạy mấy dự án? Hỏi thẳng tên người và số dự án song song. Một đội trả lời rõ là đội đã tính sẵn.
- Khi yêu cầu đổi thì xử lý ra sao? Hỏi mốc nghiệm thu, phần nào tính thêm phí, phần nào nằm trong giá. Đội nào nói «cái gì cũng làm được» mà không nói ranh giới thì sẽ có tranh cãi về tiền ở tháng thứ ba.
Muốn so sánh nhiều nơi cho chắc, anh chị đọc thêm bài AI đánh giá một công ty phần mềm dựa vào đâu và bài outsource là gì để nắm ưu nhược điểm của hình thức thuê ngoài. Trang bảng giá của MONA Software là một điểm đối chiếu thêm.
MONA dùng chính phần mềm mình bán, nên báo giá tính từ việc thật
Phần mềm MONA bán cho khách là phần mềm MONA đang dùng hằng ngày, nên mỗi dòng trong báo giá của tụi em đi theo một việc có thật. MONA OS 2.0 gom 7 phần mềm tụi em tự viết để chạy công ty: báo giá, chấm công, kế toán, nhân sự, quản lý dự án, CRM và hợp đồng. Con số 7 phần mềm và 6 tháng theo dõi là thứ tụi em kiểm được. Khi báo giá một hệ thống CRM cho khách, tụi em biết nó tốn công ở đâu vì chính đội MONA mở nó ra mỗi sáng. Việc thật, báo giá thật.
Cách tính này có hai hệ quả mà anh chị đọc được trong hợp đồng. Một là, mỗi báo giá phần mềm riêng của tụi em gồm đào tạo ngay tại doanh nghiệp và theo dõi vận hành 6 tháng đầu, nên phần việc sau bàn giao đã nằm trong giá, không phát sinh thêm. Hai là, MONA đưa dữ liệu đang có của anh chị vào hệ thống rồi mới bàn giao, nên ngày đầu tiên nhân viên đã làm được việc thật. Tụi em gọi đó là đưa vào là chạy ngay.
Điều tụi em muốn anh chị thấy là nguyên tắc thực dụng đứng đầu: tính năng nào chỉ được làm khi trả lời được ai dùng, dùng lúc nào, đỡ việc gì. Tụi em dùng nó mỗi sáng và ghi các nguyên tắc này tại trang giới thiệu MONA Software. Một đội tính đúng giá thì có thời gian ngồi cùng từng bộ phận của khách, và phần mềm ra đời thì nhân viên giữ nguyên cách làm quen tay. Chuyện bảo trì sau đó cũng nhẹ hơn, anh chị đọc thêm bảo trì phần mềm là gì và source code là gì để biết ai giữ mã nguồn sau dự án.
Giá thấp vẫn có thể thật khi đội ít người và làm ngắn ngày
Tụi em không muốn nói rằng giá thấp luôn là dấu hiệu xấu. Anh Khánh Hùng nói rõ ở cuối video: nếu một đội tin rằng họ làm được phần mềm trong thời gian ngắn hơn hoặc với ít người hơn so với lý thuyết anh vừa phân tích, thì họ có thể thử. Anh không nói là không thể.
Đọc ngược lại cho người đi thuê, một báo giá thấp hợp lý thường đi kèm hai thứ. Đội trả lời được rõ vì sao họ làm nhanh hơn, ví dụ nhờ dùng lại thành phần có sẵn hoặc dùng AI agent viết phần việc lặp lại, như tụi em đã nói trong bài chi phí làm phần mềm bằng AI agent. Và phạm vi dự án nhỏ, được chốt chặt, không mở rộng giữa chừng.
Nói cách khác, giá thấp mà có lời giải thích bằng phép tính là giá thấp thật. Giá thấp mà không ai giải thích được thì anh chị cẩn thận. Tụi em không bảo anh chị bỏ qua nơi rẻ, tụi em bảo anh chị hỏi vì sao rẻ. Rẻ chưa chắc là sai. Ví dụ đội 2 người làm trong 3 tháng tốn khoảng 200 triệu theo cùng công thức, nên một phần mềm nhỏ báo 250 triệu có thể hợp lý.
Cách đọc giá này dùng được cho CRM, ERP, HRM và app bán hàng
Phép tính 16 tháng lương và giá vốn của đội không phụ thuộc loại phần mềm, anh chị áp được cho mọi báo giá. Nó áp cho phần mềm CRM quản lý khách hàng, cho phần mềm ERP nối kế toán với kho và bán hàng, cho phần mềm HRM chấm công tính lương, cho ứng dụng di động và cho web app theo yêu cầu.
Với phần mềm giáo dục, tụi em có hệ thống riêng cho trường và trung tâm, đọc tại trang phần mềm giáo dục MONA Software. Với tiệm vàng, MONA JMS giữ đúng chữ của nghề như tuổi vàng, công thợ, ký gửi, nên nhân viên quầy dùng được ngay mà không cần học lại. Với quản lý dự án, bài lập kế hoạch dự án giúp anh chị chia mốc trước khi xin báo giá.
Công thức chung: số người nhân số tháng nhân khoảng 33 triệu mỗi người mỗi tháng. Công thức chỉ có một. Dù mảng nào, nguyên tắc vẫn một: báo giá gia công phần mềm nào cũng phải tự trả lời được câu hỏi đội này sống bằng gì trong những tháng làm dự án của anh chị.
Tuần này anh chị làm được gì
Anh chị lấy bản báo giá đang có, chia tổng giá cho 133 triệu để ra số tháng đội 4 người sống được, rồi so với thời gian dự kiến. Hỏi thêm ai là lead và đang chạy mấy dự án. Hỏi ranh giới khi yêu cầu đổi. Ba việc này mất khoảng một giờ và tránh được nhiều rắc rối ở những tháng sau.
Sau 14.000+ dự án với 85% khách quay lại, tụi em rút ra rằng khách ở lại vì giá nói thật. Đội làm đúng giá đã nói thì khách mới ở lại. Anh chị muốn kiểm lại một báo giá gia công phần mềm trước khi ký thì tụi em sẵn lòng đọc cùng.
Phép tính 16 tháng lương, đội 4 người 1,6 tỷ một năm và kèo 500 triệu chỉ nuôi nổi khoảng 4 tháng, anh chị vừa đọc ở trên, và tụi em chưa thấy nơi nào tránh được nó. Tụi em cũng từng ngồi đúng ở chỗ anh Khánh Hùng từ chối một kèo 500 đến 600 triệu vì không đủ làm, nên khi MONA báo giá cho anh chị, con số có đủ đội, đủ thời gian, đủ đào tạo tại doanh nghiệp và 6 tháng theo dõi vận hành đầu tiên, báo giá minh bạch và commit đúng giá. Anh chị gọi tổng đài 1900 636 648 hoặc để lại thông tin ở trang viết phần mềm theo yêu cầu, kỹ sư MONA sẽ dành một buổi 45 phút đọc bản báo giá của anh chị và nói thật khoản nào đang thiếu.
Tuyên ngôn thị trường cùng tiến
MONA là một công ty phần mềm, chuyển đổi số, chuyển đổi AI, nhưng trên hết, MONA là một công ty dịch vụ B2B, là người hưởng lợi trực tiếp từ việc: NHỮNG DOANH NGHIỆP VIỆT CÀNG THÀNH CÔNG, MONA CÀNG CÓ LỢI, thị trường đi xuống, đi chậm, công nghệ yếu mới chính là điểm giết chết các cơ hội làm ăn trong tương lai của MONA. Nên, hơn ai hết, MONA mong muốn, và MONA thật sự can thiệp vào việc giúp đỡ anh chị thành công.
Và chuyển đổi AI là chìa khóa cho sự thành công đó của chúng ta.
MONA
Anh chị muốn nghe chính anh Khánh Hùng tính từng khoản thì xem video dài hơn 19 phút dưới đây, mọi con số trong bài đều lấy từ đó.
Câu hỏi thường gặp về báo giá gia công phần mềm
Báo giá gia công phần mềm thường được tính như thế nào?
Báo giá gia công phần mềm được tính từ chi phí nhân sự nhân với số tháng làm, cộng chi phí vận hành và biên lợi nhuận. Theo phép tính anh Khánh Hùng nêu trong video, mỗi nhân sự tốn khoảng 16 tháng lương mỗi năm, nên một đội 4 người cần khoảng 1,6 tỷ đồng một năm, tương đương khoảng 133 triệu đồng mỗi tháng.
Người làm nghề nghĩ gì về kèo web cộng app 500 đến 600 triệu?
Vì con số đó chỉ nuôi được đội 4 người khoảng 4 tháng, trong khi làm, kiểm thử và bàn giao web cộng app thường dài hơn. Anh Khánh Hùng từ chối kèo đó vì số tiền không đủ để làm, và nhiều anh em trong nghề ngạc nhiên vì ít ai tính ra giá vốn thật của phần mềm.
Thuê gia công phần mềm giá rẻ có rủi ro gì?
Rủi ro chính là đội nhận giá dưới giá vốn phải ôm nhiều dự án để đủ lương, người lead bị chia nhỏ và dự án chạy chậm. Anh Khánh Hùng nhận định đội phụ thuộc vào một người lãnh đạo mà làm hơn một dự án thì rất dễ vỡ từng mảng.
Làm sao biết một báo giá phần mềm là hợp lý?
Hỏi ba câu: con số nuôi bao nhiêu người trong bao nhiêu tháng, ai là lead và đang chạy mấy dự án, và khi yêu cầu đổi thì tính phí ra sao. Đội trả lời rõ cả ba câu là đội đã tính sẵn giá vốn. Phép chia rất ngắn.
Báo giá phần mềm riêng của MONA gồm những gì?
Báo giá phần mềm riêng của MONA gồm đào tạo ngay tại doanh nghiệp và theo dõi vận hành 6 tháng đầu, báo giá minh bạch và commit đúng giá. Anh chị gọi 1900 636 648 hoặc để lại thông tin ở trang viết phần mềm theo yêu cầu của MONA Software để được đọc cùng bản báo giá đang có.
