Trở lại
Một team Marketing theo mô hình truyền thống thường sẽ được phân phối công việc theo chuyên môn : người lên plan, người viết content, người chuyên thiết kế,…Theo đúng thì mỗi người trong team này sẽ đảm nhận mỗi nhiệm vụ khác nhau theo đúng với chuyên môn của mình còn những trách nhiệm chung ( như contact leads thu về cho đội sales) thì hầu như không có quy kết trách nhiệm rõ ràng.
Tuy nhiên, cũng trong trường hợp đó thì với một team liên chức năng hiện đại thì lại khác. Trách nhiệm không bị chia nhỏ theo chuyên môn mà dựa theo kết quả thu hoạch cuối cùng là doanh số. Mục tiêu được chia nhỏ ra cho từng thành viên, vì thế khi không đạt yêu cầu như mục tiêu đề ra hay có vấn đề gì thì cả team sẽ cần phải hợp tác làm việc cùng nhau để đưa ra hướng giải quyết hợp lý nhất.
Với cách thức tổ chức này, doanh nghiệp trao quyền đưa ra hướng giải pháp của vấn đề và ra quyết định cho nhân viên xử lý, khuyến khích, củng cố mọi người cần cố gắng làm việc, chủ động đưa ra nhiều sáng kiến cải tiến liên tục nhằm tạo ra những bước chuyển đổi mới tích cực hiệu quả hơn với thành tích tốt hơn.
Những lợi ích của Cross-functional
Phát triển năng lực giải trình và tinh thần trách nhiệm
Với môi trường nhóm đa chức năng, khi tất cả mọi người đều đồng lòng chung trong một tiếng nói và trách nhiệm cuối cùng được quy kết rõ ràng, thể hiện cụ thể thì mỗi cá nhân trong nhóm đều đòi hỏi phải đảm bảo cam kết thực hiện công việc hiệu quả để cho ra kết quả của tập thể. Không có chuyện “ thân ai nấy lo” bởi mọi người đều cùng nằm trên một chiến tuyến, nhờ đó mà cũng giảm bớt tình trạng trì trệ, chậm trễ trong quy trình tổ chức.
Bên cạnh đó, khi cùng nhau ngồi thảo luận và giải trình thì các vấn đề về cách thức phối hợp, quy trình có thể được làm sáng tỏ.
Ví dụ như trong trường hợp không đạt đủ doanh số như chỉ tiêu đưa ra, vấn đề không chỉ nằm ở mõi team Sales , mà sẽ được trình bày tường tận, cụ thể để làm rõ như có thể nằm ở phần truyền thông Marketing, hay cũng có thể do bộ phận chăm sóc khách hàng chưa tốt của Customer
Service,…Trong trường hợp này, thì cộng tác liên chức năng có thể phát huy lợi ích tối đa để làm sáng tỏ vấn đề và thống nhất đưa ra giải pháp hợp lý bởi các tổ chức.
Cải tạo ý tưởng
Mỗi một người đều có cách nhìn nhận một vấn đề nào đó trên phương diện của họ thường bị giới hạn bởi hiểu biết cá nhân vẫn còn hạn chế. Khi những bộ phận khác làm việc cùng nhau có thể thúc đẩy động lực sáng tạo, đưa ra nhiều sáng kiến và giải pháp lý tưởng có thể đáp ứng về mặt yêu cầu quan điểm của tất thảy mọi người.
Ví dụ : Nếu như trước đây bộ phận Content Writer khi viết xong bài viết thì được xem như đã hoàn thành nhiệm vụ của mình, thì giờ đây bài viết đó còn được xem xét ,đo lường bằng hiệu quả và đánh giá bằng tỉ lệ chuyển đổi khách hàng. Bộ phận team Sales cũng có thể đưa ra góp ý cho mảng Content sao cho tối ưu nội dung mà vẫn đảm bảo đáp ứng nhu cầu khách hàng, mục đích chung cũng vì cùng hướng đến kết quả cuối cùng.
Không có những lời phê bình hay khiển trách, không có cách đúng hoặc sai chúng ta đều cùng nhau nói đến chữ “hiệu quả”. Với cách thức cộng tác liên chức năng này, sự bảo thù, trì trệ sẽ được giải quyết và hướng đến cơ hội cải tiến tích cực.
Sân chơi công bằng
Thông thường, cấu trúc và cấp bậc là những yếu tố quan trọng trong bất kì tổ chức nào, nhưng đôi khi đổi mới sang cách tiếp cận đa chiều cũng sẽ mang lại hiệu ứng kết quả cao hơn. Cross- functional cho phép mọi người, ở mọi cấp bậc khác nhau đều được tham gia vào quá trình thực hiện đổi mới, đóng góp vào những ý tưởng sáng tạo, thúc đẩy mọi người trong cùng tổ chức đóng góp vào kết quả chung. Từng thành viên sẽ hiểu được trách nhiệm, cũng như công lao của mình trong bức tranh chung vì thể họ sẽ ý thức được mình cần phải làm gì.
Các kỹ năng xây dựng đội ngũ
Nhóm cộng tác liên chức năng giữ vai trò quan trọng trong việc cải thiện và nâng cao hiệu quả trong kinh doanh, Dưới đây là một số chiến lược để người lãnh đạo có thể phát triển kỹ năng xây dựng đội ngũ nhóm này :
Chọn thành viên có tầm ảnh hưởng
Trong một doanh nghiệp bao giờ cũng sẽ có những người có năng lực và tố chức lãnh đạo hơn, cho dù họ đang làm ở vị trí nào. Những người có khả năng truyền đạt, được yêu mến và tôn trọng, họ làm việc chăm chỉ và phối hợp tốt với những người khác. Vì thế, việc truyền cảm hứng cho người khác cũng sẽ dễ dàng hơn. Đây là những thành viên ưu tú của nhóm liên chức năng này, nhờ có họ mà việc hợp tác, phối hợp trong nhóm sẽ ăn ý và mượt mà hơn.
Thúc đẩy vai trò của người có chuyên môn giỏi
Bao giờ trong một nhóm cũng cần sẽ có những người như “bộ não” của nhóm, họ có kiến thức chuyên môn cao, am hiểu sâu rộng tường tận về quy trình, sản phẩm hoặc các quy định của tổ chức ban hành. Những người này có thể sẽ giúp nâng cao hiệu quả cũng như tốc độ làm việc nhóm bằng cách chia sẻ kiến thức của mình với những người còn lại để giúp nhau hoàn thành tiến triển công việc tốt hơn.
Tạo cơ hội ghép cặp giữa những người giỏi với những người mới còn ít kinh nghiệm sẽ là một cách tuyệt vời để vừa có thể training cho người mới học việc nhanh chóng, đồng thời cũng giúp người cũ củng cố thêm kiến thức và có nhiều góc nhìn mới mẻ hơn trong công việc.
Khuyến khích tương tác ngẫu nhiên
Một cuộc trò chuyện ngẫu nhiên trong giờ nghỉ có thể thúc đẩy nẩy ra những sáng kiến đột phá bất chợt. Những công ty chuyên theo mô hình liên chức năng nhất là các công ty lập trình phần mềm thường thiết kế không gian mở, thậm chí tạo điều kiện có giờ cố định cho những cuộc tương tác ngẫu nhiên. Điển hình như Google, họ đã tạo những không gian kết nối trong khu vực ăn uống để nhân viên từ các phòng ban khác nhau có cơ hội trò chuyện.
Đo lường hiệu quả
Mọi người đều mong chờ muốn biết kết quả sau bao nỗ lực mà họ tạo ra sẽ biến đổi như thế nào. Hãy để team liên chức năng của bạn thấy được thành quả từ những tác động mà họ đang tạo ra, điều này sẽ giúp tăng thêm động lực tiếp tục làm việc và đống góp vào kết quả chung của nhóm.
Giảm bớt số lượng các cuộc họp
Khi làm việc trong một nhóm lớn đa dạng và phân chia rời rạc, đôi khi phải mất đến vài tuần để họ có thể thống nhất được lịch họp, vì mỗi người sẽ bận mỗi việc tuỳ thuộc vào thời gian khác nhau. Các cuộc họp diễn ra thường khá dài và tốn thời gian mà đáng lý ra khoảng thời gian đó có thể dùng để làm được việc, điều này cũng khiến họ dễ chán nản.
Vì lẽ đó, mà các cuộc họp tại nhóm liên chức năng cộng tác cần được hạn chế số lượng lại, chỉ họp khi thật sự cần thiết. Trong mỗi cuộc họp khi được mở đều sẽ có thời gian cho phép cụ thể, agenda rõ ràng, có thư ký ghi chép nội dung cuộc họp và có các phương thức đưa ra để theo dõi các bước diễn tiến tiếp theo sau cuộc họp.
Những nguy cơ tiềm ẩn và giải pháp
Trên thực tế tuy cách thức Cross- functional có thể giúp doanh nghiệp giải quyết nhiều vấn đề và có khả năng hoạt động , thích nghi linh hoạt. Tuy nhiên khi ranh giới giữa các bộ phận bị thu hẹp lại, số lượng dự án ngày một tăng thì nhu cầu cần trao đổi giữa các bộ phận dự án càng cao, các công cụ quả lý cũ như exce, email sẽ trơ nên bất cập.
Việc cộng tác liên chức năng giữa nhiều nhóm với nhau cũng tạo nên nhiều đổi mới trong nhu cầu quản lý. Người quản lý thay vì chỉ theo dõi các bộ phận độc lập như trước đây, giờ còn phải quan sát và theo dõi tiến độ của sự liên kết trong cả một bộ máy : xem chúng có ăn khớp với nhau không, các chức năng có đang bổ trợ cho nhau không, chức năng này có tạo đầu vào cho chức năng khác không,…
Bởi thế việc có một giao diện quản lý là vô cùng cần thiết, nó cho phép nắm bắt tình hình toàn bộ hoạt động một cách trực quan nhanh hơn. Các công cụ phục vụ công tác theo phương thức truyền thống như excel, email hay các phần mềm chat giờ đây không khả dụng để tối ưu cho công việc này. Thay vào đó, hiện nay có rất nhiều nhà quản lý đã ứng dụng các phần mềm quản lý chuyên biệt hiện đại hơn như wework,trello, asana,..
Các công cụ không chỉ giúp từng cá nhân tiện lợi theo dõi nhiệm vụ và cộng tác phối hợp với nhau dễ dàng mà còn giúp nhà quản lý nhân sự, cập nhật tiến độ công việc và đưa ra đánh giá hiệu quả.
Kết luận :
Mình hy vọng với bài viết trên đây có thể giúp các bạn tham khảo, hiểu rõ hơn về Cross-functional là như thế nào để có thể đưa ra những giải pháp hợp lý nếu như cần áp dụng phương thức này trong công cuộc cải tiến đổi mới doanh nghiệp. Và hơn nữa, bạn có thể học hỏi về để phát triển những kỹ năng xây dựng đội ngũ chức năng chéo để tạo cho mình một teamwork ăn ý và hoàn hảo nhằm mang đến hiệu quả công việc tốt nhất. Chúc các bạn thành công !
