Định Biên Nhân Sự Là Gì? 5 Bước Xây Dựng Định Biên Nhân Sự Hiệu Quả 

Định biên nhân sự được sử dụng nhiều bởi các doanh nghiệp, là một phần không thể thiếu trong quy hoạch nguồn nhân lực. Vậy định biên nhân sự là gì và các bước xây dựng định biên nhân sự như thế nào? Bài viết dưới đây của Mona Software sẽ giải đáp ngay thắc mắc đó cho bạn.

Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự (Strategic Staffing) hay còn được gọi là Biên chế cán bộ, Biên chế lao động. Đây là một phương pháp giúp đánh giá nguồn nhân lực, từ đó doanh nghiệp có thể tăng hoặc giảm các chi phí không cần thiết của hệ thống nhân sự.

Có thể hiểu đơn giản định biên nhân sự đặt ra để xác định những điều kiện về phẩm chất, năng lực con người. Nhằm xem xét nhân sự có phù hợp với đối với khối lượng công việc và vị trí làm việc trong tương lai.

Định biên nhân sự dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp để thành lập, giúp doanh nghiệp ngày càng đổi mới phát triển, hoàn thiện cơ cấu tổ chức, tạo lợi thế cạnh tranh kinh doanh.

Vai trò của định biên nhân sự đối với doanh nghiệp

Định biên nhân sự có vai trò quan trọng đối với hoạt động quản trị nhân sự của doanh nghiệp. Bởi Strategic Staffing xuất phát từ chính con người để vận hành hoạt động của cơ quan. Nếu không có định biên nhân sự, công việc quản lý nguồn nhân lực sẽ gặp nhiều khó khăn và không phát huy được tối đa khả năng làm việc của nhân sự.

Định biên nhân sự đối với doanh nghiệp có một số vai trò như sau:

• Xác nhận số lượng nhân sự đang có, khả năng đáp ứng nhu cầu công việc và tính toán ra số lượng nhân sự cần bổ sung.
• Là cơ sở để xây dựng ngân sách liên quan đến nhân sự như bảo hiểm, tiền lương, phúc lợi xã hội…
• Là căn cứ để doanh nghiệp lên kế hoạch tuyển dụng, đề bạt, đào tạo nhân sự.

Ngoài ra, đối với người lao động, định biên nhân sự sẽ giúp họ nhận biết rõ năng lực bản thân, định hướng phát triển công việc trong tương lai.

Định biên nhân sự được sử dụng phổ biến, đặc biệt là với các doanh nghiệp nhà nước. Có thể tối ưu hóa nguồn nhân lực, nâng cao năng lực làm việc của nhân sự hay không hoàn toàn dựa vào định biên nhân sự của công ty.

Nguyên tắc cần đảm bảo khi xây dựng định biên nhân sự

Tùy thuộc vào quy mô, lĩnh vực kinh doanh… mà định biên nhân sự của các doanh nghiệp có thể không giống nhau. Tuy nhiên việc xây dựng định biên nhân sự vẫn phải đảm bảo 3 nguyên tắc: tỷ lệ tương quan, định mức lao động, tần suất và thời lượng.

Nguyên tắc tỷ lệ tương quan

Nguyên tắc tỷ lệ tương quan chỉ sự tương quan giữa nhân sự với các yếu tố trong doanh nghiệp.

Định biên nhân sự cần có sự tương quan giữa nhân sự và doanh thu công ty. Cắt giảm hay bổ sung thêm nhân sự sẽ phụ thuộc vào sự tăng, giảm của doanh thu năm trước. Chẳng hạn doanh thu năm nay công ty đạt 100% thì định biên nhân sự năm sau có thể tăng lên 50% – 70%.

Thứ hai là sự tương quan giữa nhóm nhân sự làm việc gián tiếp (quản lý) với nhóm nhân sự làm việc trực tiếp (kinh doanh, sản xuất). Để áp dụng nguyên tắc này cần dựa vào dữ liệu về nhân sự của công ty trong nhiều năm liền. Nguyên tắc tương quan cuối cùng là về nguồn ngân sách cần có để chi trả cho nhân sự.

Nguyên tắc định mức lao động

Thực hiện hoạt động định biên nhân sự phải xác định rõ định mức lao động dựa trên thông lệ thao tác nghề nghiệp. Nguyên tắc định mức lao động theo khối lượng áp dụng cho sản xuất, dịch vụ và tăng lên theo mức độ thành thạo công việc của nhân viên.

Nguyên tắc định mức lao động theo hệ chi tiêu hiệu suất áp dụng cho nhân sự khối kinh doanh. Nguyên tắc định mức lao động theo đối tượng phục vụ áp dụng với nhóm nhân sự làm việc gián tiếp.

Nguyên tắc tần suất và thời lượng

Áp dụng định biên nhân sự cần chú ý đến nguyên tắc về tần suất và thời lượng. Nguyên tắc này hoạt động dựa trên cơ cấu chức danh, tần suất và thời gian nhân sự thực hiện nhiệm vụ. Nguyên tắc này chủ yếu áp dụng cho khối gián tiếp, xác định tần suất thông qua cách bấm giờ.

Cách tính định biên nhân sự mới nhất 2022

Cần xác định các yếu tố liên quan trong từng trường hợp để tính định biên nhân sự. Công thức khái quát để tính định biên nhân sự như sau:

Nhân sự cần tuyển = N*C*hệ số bù trừ nhân sự chuẩn

Trong đó N là số nhân sự cần làm trong một ca, C là số ca làm việc. N, C và hệ số nhân sự chuẩn sẽ thay đổi dựa trên số ngày làm việc, khối lượng công việc…

Các bước xây dựng định biên nhân sự hiệu quả

Có 5 bước cần thiết để xây dựng định biên nhân sự hiệu quả.

Bước 1: Dự báo nhu cầu của doanh nghiệp về nguồn nhân lực

Để dự báo nhu cầu của nguồn nhân lực một cách chính xác bạn cần nắm rõ khối lượng công việc, mục tiêu cần đạt trong tương lai… Từ đó xác định được số lượng nhân sự doanh nghiệp cần cho từng vị trí cụ thể trong thời gian tới, nhân sự cần có những kỹ năng, trình độ và phẩm chất như thế nào, thời gian cần bổ sung/cắt giảm nguồn nhân lực.

Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

Phân tích thực trạng nguồn nhân lực rất quan trọng để xây dựng định biên nhân sự hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp xác định được các ưu, nhược điểm nguồn nhân lực đang có trong thời điểm hiện tại. Những yếu tố bạn cần quan tâm khi phân tích thực trạng nguồn nhân lực là yếu tố về mặt hệ thống và yếu tố về quá trình.

Yếu tố hệ thống bao gồm:

• Số lượng, trình độ, kinh nghiệm, cơ cấu, thái độ làm việc.
• Mối quan hệ, trách nhiệm, quyền hạn công việc.
• Chính sách quản lý nhân sự như kỷ luật, khen thưởng, tuyển dụng, đào tạo…

Yếu tố quá trình bao gồm:

• Mức độ nhân viên hài lòng, yêu thích công việc
• Môi trường văn hóa của công ty, doanh nghiệp.
• Phong cách doanh nghiệp quản lý nhân viên.
• Những khó khăn hoặc những điều còn tồn đọng trong doanh nghiệp.
• Quá trình cải tiến hoạt động quản trị nguồn nhân lực.

Bước 3: Đưa ra quyết định tăng/giảm nhân lực phù hợp

Muốn đưa ra quyết định tăng/giảm nhân lực phù hợp doanh nghiệp phải so sánh nhu cầu nguồn nhân lực với thực trạng nhân sự hiện tại. Qua kết quả so sánh mới có thể xác định được doanh nghiệp đang thừa hay thiếu nguồn nhân lực. Từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp để khắc phục.

Bước 4: Lên kế hoạch thực hiện quyết định

Sau khi có quyết định nên tăng hay cắt giảm nhân sự doanh nghiệp cần lên kế hoạch thực hiện định biên nhân sự. Thực hiện đúng cách doanh nghiệp có thể đáp ứng được nhu cầu doanh nghiệp trong thời gian cho phép, tiết kiệm chi phí tuyển dụng nhân sự.

Để lên kế hoạch thực hiện quyết định bạn cần xây dựng các nội dung như: kế hoạch tuyển dụng/cắt giảm nhân sự; cơ cấu nhân viên các phòng ban; tinh giảm lao động năng lực kém; đề bạt lao động tạo nhiều giá trị cho công ty.

Bước 5: Đánh giá hiệu quả của kế hoạch

Đây là bước đánh giá tổng kết cho cả quá trình định biên nguồn nhân lực cho công ty. Đánh giá hiệu quả của kế hoạch giúp bạn xác định rõ những thiếu sót trong hoạt động định biên nhân sự. Qua đó tìm ra nguyên nhân, rút kinh nghiệm để những lần thực hiện kế hoạch sau đạt hiệu quả hơn.

Bài viết trên đã chia sẻ đến bạn các thông tin cơ bản về định biên nhân sự là gì và các bước lập kế hoạch định biên nhân sự. Hy vọng nội dung bài viết sẽ hữu ích cho bạn trong quá trình xây dựng các chiến lược nhân sự cho công ty. Hãy đảm bảo doanh nghiệp của mình luôn có đủ nguồn nhân lực để đáp ứng nhu cầu công việc nhé.

Xem thêm: Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý nhân sự