Kinh Nghiệm Quản Lý Kho Vật Tư Hiệu Quả, Tiết Kiệm Chi Phí

Quản lý kho vật tư như thế nào cho hiệu quả, tránh được tình trạng thất thoát là điều được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Bởi việc tối ưu hóa quy trình quản lý kho vật tư không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo nguồn cung ổn định cho sản xuất. Bài viết này của MONA Software sẽ chia sẻ chi tiết kinh nghiệm quản lý kho vật tư hiệu quả đã được kiểm chứng, từ cách quản lý kho vật tư bằng Excel đơn giản cho đến việc ứng dụng phần mềm quản lý kho vật tư hiện đại. Cùng tìm hiểu các bí quyết để kiểm soát chặt chẽ quản lý vật tư tồn kho và nâng cao năng suất kho hàng của doanh nghiệp ngay!

Quản lý kho vật tư gồm những công việc gì?

Đầu tiên, các bạn cần hiểu và nắm rõ những công việc trong quy trình quản lý kho. Quản lý kho là một nghiệp vụ tổng hợp, bao gồm nhiều chức năng chính, không chỉ đơn thuần là giữ hàng. Công việc này đòi hỏi sự kết hợp giữa việc bố trí, sắp xếp vật tư và hàng hóa một cách khoa học, bảo quản và kiểm tra chất lượng hàng hóa, thực hiện quản lý xuất nhập và quản lý vật tư tồn kho một cách chặt chẽ.

Đặc biệt, người quản lý kho vật tư còn phải có khả năng tính toán và phân tích để xác định được mức tồn kho tối ưu nhất, đảm bảo đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh mà vẫn tiết kiệm chi phí lưu kho.

→ Xem thêm: Put Away là gì? Quy trình Put Away trong quản lý kho hàng

Kinh nghiệm quản lý kho vật tư hiệu quả

Dán nhãn, mã hoá và chuẩn hoá thông tin vật tư

Dán nhãn, mã hóa cho hàng hóa chính là nghiệp vụ quản lý kho vật tư​ quan trọng hàng đầu, giúp phân loại và quản lý hàng tồn kho chặt chẽ. Việc này mang lại nhiều lợi ích như dễ dàng tìm kiếm, giảm thiểu thất thoát và tăng hiệu quả quản lý tổng thể.

Để thực hiện nghiệp vụ quản lý kho vật tư này chính xác, doanh nghiệp cần chú trọng vào việc chuẩn hóa tên và mã vật tư (SKU) trên toàn hệ thống, đồng thời đảm bảo nhãn mác được thiết kế khoa học (ghi rõ mã, tên, lô, date, hạn sử dụng) và được dán ở vị trí dễ nhìn, dễ đọc.

Sắp xếp hàng hoá trong kho vật tư hợp lý, thông minh

Sắp xếp kho hàng khoa học là bước không thể thiếu trong quy trình quản lý kho vật tư​ giúp quá trình tìm kiếm sản phẩm, xuất nhập kho được nhanh chóng và dễ dàng hơn, từ đó tiết kiệm thời gian và công sức. Cách quản lý kho vật tư chuẩn là cần sắp xếp hàng hóa theo nguyên tắc FIFO (Nhập trước xuất trước) hoặc FEFO (Hết hạn trước xuất trước), đặc biệt là vật tư có hạn sử dụng, để tránh tình trạng hư hỏng.

Đồng thời, các vật tư được sử dụng thường xuyên nên được xếp ở vị trí dễ tiếp cận và cần sử dụng các ký hiệu, mã SKU để đánh dấu vị trí kệ hàng.

Kiểm tra kỹ thông tin xuất nhập kho vật tư

Sai lệch số lượng hàng hóa là vấn đề thường xuyên xảy ra với những người chưa có nhiều kinh nghiệm quản lý kho vật tư​, nguyên nhân chủ yếu do kiểm đếm thủ công thiếu kinh nghiệm.

Để khắc phục vấn đề này, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình kiểm soát chặt chẽ. Cụ thể:

• Chứng từ bắt buộc: Người chuyển hàng cần có phiếu ghi nhận số lượng hàng hóa đầy đủ, chính xác, có chữ ký xác nhận.
• Quy trình đối chiếu: Nhân viên kho cần kiểm tra kỹ số lượng thực tế ít nhất 2 lần (khi nhận/khi xuất) và so sánh ngay lập tức với phiếu chuyển/lệnh xuất.
• Thống nhất việc chuyển hàng: Lập kế hoạch và thông báo việc chuyển hàng trước để nhân viên kho chuẩn bị sẵn sàng và kiểm soát chặt chẽ số lượng.

Kiểm tra kho vật tư định kỳ

Kiểm kê kho định kỳ là một hoạt động quan trọng để đối chiếu số liệu sổ sách với thực tế, giúp khớp các số liệu, phát hiện ra các sai sót như thất thoát hay hư hỏng và tìm ra các lỗi trong quy trình lưu kho để sửa đổi, nâng cao hiệu quả.

Thời gian kiểm kê kho định kỳ phụ thuộc vào quy mô và loại hình kinh doanh của doanh nghiệp, có thể là hàng tuần, tháng, quý hoặc năm. Để đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng về tài liệu, dụng cụ và thống nhất quy trình kiểm kê cho toàn bộ nhân viên.

Phân chia nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên quản kho

Đối với doanh nghiệp có nhiều kho hàng và kho hàng rộng, việc phân chia nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên là giải pháp hiệu quả để quản lý kho. Việc giao trách nhiệm quản lý một khu vực hoặc một loại vật tư cụ thể sẽ giúp nâng cao ý thức làm việc của nhân viên, hạn chế thất thoát hàng hóa trong khu vực đó, từ đó giúp quá trình kiểm soát và điều hành hoạt động của kho hàng diễn ra hiệu quả hơn.

Thanh lý vật tư đã hết giá trị sử dụng

Trong quá trình quản lý kho vật tư, doanh nghiệp cần lưu ý kiểm soát hàng tồn, đặc biệt là những mặt hàng tồn quá lâu hoặc đã hết hạn sử dụng. Những mặt hàng này cần được đánh dấu lại và báo cáo với cấp trên để tiến hành thanh lý kịp thời.

Việc thanh lý hàng hoá kho vật tư giúp tránh tình trạng kho quá đầy, lãng phí diện tích kho và nguy cơ hư hỏng, đồng thời giải phóng nguồn vốn của doanh nghiệp.

Theo kinh nghiệm quản lý kho vật tư​ hiệu quả, hàng tồn kho có thể được xử lý bằng các cách thức sau:

• Đối với hàng còn sử dụng được: Giảm giá bán, bán tháo, hoặc sử dụng để sản xuất các sản phẩm khác.
• Đối với hàng đã hư hỏng, hết hạn: Xử lý theo quy định của pháp luật.

Dọn dẹp vệ sinh kho vật tư sạch sẽ, gọn gàng

Dọn dẹp, vệ sinh kho vật tư sạch sẽ, gọn gàng là một trong những yếu tố quan trọng trong quy trình quản lý kho vật tư hiệu quả, giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm và truy xuất vật tư cần thiết, từ đó tiết kiệm thời gian, công sức và giảm thiểu nguy cơ thất thoát vật tư.

Doanh nghiệp cần lập kế hoạch dọn dẹp, vệ sinh kho vật tư định kỳ, trang bị đầy đủ dụng cụ dọn dẹp và sắp xếp vật tư theo quy định sau khi hoàn thành. Ngoài ra, việc thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng kho vật tư còn giúp đảm bảo kho luôn sạch sẽ, gọn gàng và an toàn.

Sử dụng phần mềm hỗ trợ

Trong kỷ nguyên số, việc chỉ dựa vào các kinh nghiệm và quy trình quản lý kho truyền thống (ghi chép sổ sách, file Excel) đã không còn hiệu quả, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc lượng vật tư đa dạng.

Quản lý kho thủ công thường gặp phải nhiều rào cản lớn, làm giảm hiệu suất và tăng chi phí vận hành:

• Dữ liệu thiếu chính xác và chậm trễ: Việc nhập liệu thủ công hoặc quản lý kho bằng Excel rất dễ xảy ra sai sót, dẫn đến số liệu tồn kho không khớp với thực tế. Thời gian cập nhật thông tin kéo dài gây khó khăn cho việc ra quyết định kịp thời.
• Thất thoát và khó kiểm soát: Thiếu một hệ thống theo dõi tập trung, doanh nghiệp khó kiểm soát chặt chẽ vị trí, số lượng và tình trạng của vật tư, làm tăng nguy cơ thất thoát hoặc bị động trong việc tìm kiếm hàng hóa.
• Thiếu sự đồng bộ: Thông tin giữa các bộ phận bị rời rạc, không đồng nhất, dẫn đến xung đột dữ liệu và làm gián đoạn chuỗi cung ứng.
• Lãng phí thời gian và nhân lực: Các nghiệp vụ như kiểm kê, nhập, xuất kho tốn rất nhiều thời gian và công sức, làm giảm năng suất tổng thể của đội ngũ nhân viên kho.

Để giải quyết triệt để những vấn đề trên, việc ứng dụng công nghệ và phần mềm quản lý kho hàng là điều kiện tiên quyết. Phần mềm không chỉ hỗ trợ mà còn tự động hóa gần như toàn bộ quy trình, đem lại hiệu quả vượt trội:

• Tự động hóa các hoạt động quản lý kho: Phần mềm có thể tự động hóa các nghiệp vụ lặp đi lặp lại như nhập kho, xuất kho, kiểm kho và sắp xếp vị trí, giúp tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể.
• Kiểm soát chặt chẽ số lượng hàng hóa: Với khả năng quản lý dữ liệu thời gian thực trên một hệ thống tập trung, phần mềm giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ số lượng, vị trí và lịch sử giao dịch của từng vật tư, từ đó tránh thất thoát hàng hóa và giảm thiểu sai sót.
• Thống nhất thông tin giữa các bộ phận: Phần mềm đóng vai trò là cầu nối, giúp thống nhất thông tin tồn kho giữa các phòng ban, nâng cao hiệu quả phối hợp và hoạt động tổng thể của doanh nghiệp.

MONA TMS – Phần mềm quản lý kho vật tư thông minh, tiện lợi

Có thể thấy việc đầu tư vào một giải pháp công nghệ mạnh mẽ, chuyên nghiệp không chỉ là xu hướng mà còn là yếu tố then chốt để doanh nghiệp tối ưu hóa chuỗi cung ứng, quản lý vật tư hiệu quả và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm cung cấp các giải pháp công nghệ cao cho hàng ngàn khách hàng, MONA am hiểu sâu sắc nghiệp vụ quản lý kho vật tư và những khó khăn trong công tác này. Chính vì vậy, đội ngũ kỹ sư của MONA đã thiết kế Phần mềm quản lý kho vật tư MONA TMS với các tính năng tốt nhất, giúp giải quyết triệt để mọi vấn đề, đặc biệt trong việc tìm kiếm cách quản lý kho vật tư hiệu quả.

MONA TMS quản lý kho vật tư bằng công nghệ, kiểm soát hiệu quả mọi hoạt động vật tư với các tính năng cốt lõi:

• Quản lý nhập – xuất vật tư: Hệ thống ghi nhận chính xác thời gian và số lượng vật tư khi check-in, check-out tại kho, đảm bảo dữ liệu nhập xuất kho khớp với phiếu đề nghị cung ứng hoặc lệnh sản xuất, tuân thủ nghiêm ngặt quy trình quản lý kho vật tư.
• Kiểm soát tồn kho vật tư: Phần mềm giám sát quản lý vật tư tồn kho chính xác theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp nắm rõ số lượng vật tư hiện có, vị trí lưu trữ chi tiết, hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý kho vật tư.
• Quản lý công suất và tối ưu vị trí lưu trữ: Giúp nhà quản lý đưa ra quyết định tối ưu về việc sắp xếp vật tư theo nguyên tắc tần suất sử dụng và tính chất bảo quản, một trong những cách quản lý kho vật tư thông minh nhất.
• Giám sát trung chuyển và điều phối vật tư: Đảm bảo quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa diễn ra minh bạch, giảm thiểu tối đa tình trạng thất thoát hoặc nhầm lẫn vật tư, linh kiện quan trọng.

Bên cạnh các tính năng quản lý kho vật tư cốt lõi hiệu quả, phần mềm MONA TMS còn được tích hợp các tính năng hữu ích khác, biến nó thành một giải pháp quản lý chuỗi cung ứng toàn diện:

• Quản lý vận đơn: Theo dõi chi tiết tình trạng từng vận đơn, tự động cập nhật tiến độ và chứng từ vận chuyển liên quan
• Quản lý phương tiện và tài xế: Lưu trữ thông tin chi tiết về xe, tài xế, lịch trình vận chuyển, kế hoạch bảo trì phương tiện và theo dõi tiêu hao nhiên liệu.
• Tích hợp báo cáo và phân tích dữ liệu: Hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hiệu quả tồn kho, ra quyết định nhanh chóng và chính xác về kế hoạch mua sắm.

MONA TMS không chỉ là phần mềm quản lý vật tư mà còn là giải pháp quản lý vận tải toàn diện, giúp doanh nghiệp kiểm soát mọi khâu từ lưu trữ vật tư đến điều phối và giao nhận hàng hóa. Liên hệ ngay HOTLINE 1900 636 648 để nhận tư vấn, báo giá phần mềm quản lý kho vật tư thông minh và trọn bộ giải pháp nghiệp vụ chi tiết!

Thông tin liên hệ chi tiết:

• Điện thoại: 1900 636 648
• Email: [email protected]
• Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng Tám, P. Tân Sơn Nhất, TPHCM

Tóm lại, việc áp dụng thành công các kinh nghiệm quản lý kho vật tư hiệu quả, từ việc thiết lập quy trình quản lý kho vật tư chuẩn, sắp xếp khoa học, đến kiểm soát chặt chẽ nghiệp vụ quản lý kho vật tư, chính là chìa khóa để tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu rủi ro thất thoát. Tuy nhiên, nếu bạn muốn công tác quản lý vật tư tồn kho diễn ra thuận lợi, dễ dàng hơn, thì việc chuyển đổi sang công nghệ là điều tất yếu. Hãy cân nhắc đầu tư vào phần mềm quản lý kho vật tư để tự động hóa quy trình, đảm bảo dữ liệu luôn chính xác theo thời gian thực, từ đó giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn diện mọi hoạt động kho vật tư.