Onboarding là gì? Quy trình triển khai Onboarding hiệu quả

Tìm được người giỏi đã khó. Giữ chân họ lại càng khó gấp bội. Với bất kỳ doanh nghiệp nào, việc xây dựng được một đội ngũ nhân sự chất lượng luôn là hành trình đầy thử thách. Và để hệ thống nhân sự ấy có thể vận hành trơn tru, phát triển bền vững, thì bước đầu tiên cần làm tốt chính là Onboarding – quy trình giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng và phát huy năng lực sớm nhất.

Vì thế, hiểu đúng Onboarding là gì, cũng như cách triển khai Onboarding bài bản, hiệu quả chính là điều mọi nhà quản lý, lãnh đạo cần trang bị nếu muốn xây dựng một đội ngũ thực sự mạnh và gắn bó lâu dài. Hãy cùng MONA Software tìm hiểu chi tiết ở bài viết dưới đây!

Onboarding là gì?

Onboarding là một bước quan trọng trong quá trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự tại doanh nghiệp. Đây là chuỗi hoạt động được thiết kế nhằm giúp nhân viên mới nhanh chóng tiếp cận với môi trường làm việc, văn hóa nội bộ và quy trình công việc tại công ty. Hiểu rõ “onboarding là gì” giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc xây dựng đội ngũ vững mạnh ngay từ ngày đầu.

Mục tiêu của quy trình onboarding nhân viên mới không chỉ dừng lại ở việc hướng dẫn công việc mà còn giúp nhân sự mới hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ và cách vận hành của tổ chức. Việc triển khai onboarding bài bản giúp nhân viên giảm cảm giác xa lạ, tăng sự chủ động và tạo nền tảng cho hiệu suất làm việc cao về sau.

Lợi ích khi triển khai Onboarding là gì?

Việc triển khai Onboarding hiện nay được nhiều đơn vị hết sức chú ý. Trong thực tế, với quy trình Onboarding khi được áp dụng cho nhân viên mới mang tới nhiều giá trị, những lợi ích lớn như:

Tiết kiệm chi phí hoạt động

Một quy trình Onboarding khi triển khai chuẩn xác và đúng đắn mang tới rất nhiều những giá trị. Nhân viên mới khi bắt đầu làm việc trong doanh nghiệp dễ dàng, thuận lợi trong việc làm quen với công việc nhanh hơn bình thường. Chi phí cho đào tạo, cải thiện năng lực của mỗi nhân viên sẽ được giải quyết, tránh việc phải tốn quá nhiều về thời gian, hay chi phí ở mức tốt nhất.

Giảm thiểu lo âu cho nhân viên

Mỗi một cá nhân cụ thể khi tới với môi trường hoàn toàn mới mẻ, với những người xa lạ thì lo âu, lạ lẫm là điều hiển nhiên, không thể tránh khỏi. Nhân viên mới đối diện với stress, hay lo lắng sẽ khó hòa nhập, cũng không thể hoàn thành tốt được các công việc được giao. Điều này ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động của doanh nghiệp.

Vì vậy, làm sao để giảm thiểu tối đa tình trạng những suy nghĩ tiêu cực này xuất hiện là yêu cầu cơ bản cần được chú ý. Quy trình Onboarding lúc này sẽ như là một giải pháp, mở ra cầu nối để kết nối nhân viên mới với tổ chức. Làm quen với công việc, với con người, cũng như thích nghi với văn hóa của công ty trở nên dễ dàng hơn.

Khởi đầu tại một một trường mới thuận lợi, suôn sẻ giúp mỗi nhân viên sớm làm quen, có thể hoàn thành tốt được mọi công việc theo yêu cầu, theo đòi hỏi thực tế. Thời gian để thích nghi với công ty giảm xuống, không chỉ vậy đó còn là việc đảm bảo tránh được những tâm lý tiêu cực có khả năng xảy ra.

Giảm thiểu tỉ lệ nghỉ việc

Quy trình Onboarding khi triển khai chuẩn xác và phù hợp giúp định hướng, tạo điều kiện để nhân viên làm việc, cũng như phát triển bản thân ở mức tối đa. Chính điều kiện làm việc lý tưởng là một yếu tố quan trọng giúp giữ chân khách hàng. Xây dựng được lòng tin, sự hài lòng giúp gắn kết họ một cách sâu sắc với tổ chức. Duy trì hoạt động ổn định lâu dài, hiệu quả cho công ty là điều mà người quản lý nhân sự có thể kiểm soát được.

Sẽ chẳng ai muốn phải thường xuyên tuyển dụng nhân lực thiếu hụt cho doanh nghiệp. Bởi thế, hỗ trợ từng nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc của công ty bằng cách triển khai Onboarding trở thành giải pháp lý tưởng. Qua đó, có được đội ngũ nhân viên chính thức đông đảo, đầy đủ, chuyên môn giỏi và nhiệt huyết trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.

Các bước quy trình triển khai Onboarding hiệu quả

Triển khai Onboarding cần thực hện theo đúng các bước, chuẩn quy trình mới mang lại kết quả cao. Trong đó, những bước quan trọng cần thực hiện chính là:

Xác định giá trị cốt lõi của Onboarding là gì?

Trước khi triển khai quy trình Onboarding thì xác định giá trị cốt lõi là việc đầu tư mà doanh nghiệp cần làm. Đây là công việc của nhà quản lý, hoặc những chuyên viên nhân sự. Trong đó, những vấn đề chính cần xác định làm cơ sở cho việc triển khai quy trình Onboarding sẽ là:

• Những thông tin mà nhân viên mới cần biết về công việc tại doanh nghiệp.
• Ấn tượng muốn tạo dựng cho nhân viên mới về doanh nghiệp là gì?
• Xác định chính sách, các thủ tục quan trọng yêu cầu nhân viên phải nắm rõ.
• Những thông tin cần cung cấp tạo cảm giác thoải mái, trân trọng cho nhân viên.

Từ những giá trị cốt lõi khi đã được xác định rõ ràng việc xây dựng, triển khai quy trình Onboarding sẽ thuận lợi, mang lại độ chính xác cao hơn rất nhiều. Thực hiện thuận lợi, giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và hài lòng đều được đảm bảo tốt.

Chuẩn bị Pre-boarding

Mang tới những trải nghiệm Pre-boarding cho nhân viên là một điều quan trọng. Việc xây dựng Onboarding cần có sự chuẩn bị một cách đầy đủ, chi tiết và kỹ càng:

• Thời điểm trước khi nhân viên tới làm khoảng 1 tuần: Chuẩn bị chỗ ngồi, đồng phục, thẻ nhân viên, hay thiết bị hỗ trợ cho công việc, các giấy tờ cần thiết,… là việc bắt buộc cần làm. Chuẩn bị sớm, đầy đủ để việc chào đón nhân viên mới diễn ra suôn sẻ, thể hiện được sự chuyên nghiệp, chu đáo của doanh nghiệp. Đây là bước đầu tiên trong quy trình Onboarding.
• Thời điểm trước khi nhân viên tới làm 1 ngày: Hãy chuẩn bị một món quà tặng nho nhỏ như tấm thiệp, sổ tay, bút viết, đồng phục, hay cung cấp thêm thông tin giới thiệu về doanh nghiệp, giá trị cốt lõi và phương châm hướng tới, hay thông tin về các phòng ban,… để cung cấp cho nhân viên mới khi họ tới làm.

Ngày làm việc đầu tiên của nhân viên

Trong quy trình Onboarding thì ngày đầu tiên làm việc của một nhân viên mới được tuyển dụng cần đảm bảo giúp họ xác định được tầm nhìn trước mắt. Bên cạnh đó, cũng giới thiệu, cung cấp thông tin giúp họ biết được nhiệm vụ công việc chính của mình trong doanh nghiệp, tương tác liên tục.

Sắp xếp lịch trình khoa học, hợp lý để có thể tăng được tối đa năng suất, cải thiện tình hiệu quả. Làm quen với doanh nghiệp nhanh chóng là cách để quy trình Onboarding được triển khai thuận lợi, thành công.

Khi nhân viên đã vào làm việc chính thức

Trong giai đoạn đầu sau khi nhận việc, doanh nghiệp cần triển khai đào tạo nhân sự theo hướng thực tế và linh hoạt. Thay vì tổ chức các buổi training dày đặc, nên kết hợp on-job-training với hình thức mentoring trực tiếp tại vị trí làm việc. Đây là cách tiếp cận giúp nhân viên học từ chính công việc, rút ngắn thời gian thích nghi và hiểu rõ kỳ vọng từ cấp quản lý.

Song song với đó, sau khoảng 2–3 tháng triển khai mẫu quy trình onboarding, doanh nghiệp nên có đợt đánh giá nhân sự toàn diện để xác định mức độ hòa nhập và hiệu quả làm việc của nhân sự mới. Kết quả đánh giá là cơ sở để ra quyết định giữ lại, luân chuyển hoặc điều chỉnh vị trí công việc phù hợp. Đây là bước quan trọng để tối ưu nguồn lực và đảm bảo đội ngũ phù hợp với chiến lược dài hạn.

MONA SkillHub –  Website đào tạo nội bộ linh hoạt và toàn diện cho doanh nghiệp

Với gần 10 năm đồng hành cùng doanh nghiệp từ SMEs đến các tập đoàn lớn, MONA Software nhận thấy một thực tế rất rõ. Phần lớn các vấn đề trong đào tạo nhân sự không đến từ việc doanh nghiệp không quan tâm hay nhân sự không chịu học. Vấn đề nằm ở chỗ doanh nghiệp chưa có một nền tảng đào tạo nội bộ đủ linh hoạt, đủ đồng bộ và có thể đo lường được hiệu quả thực tế.

MONA SkillHub được xây dựng để giải quyết trọn vẹn bài toán này, không chỉ ở khía cạnh đào tạo, mà còn tạo nên một hệ sinh thái quản trị xuyên suốt cho doanh nghiệp.

Các tính năng hữu ích của phần mềm đào tạo MONA SkillHub:

Những tính năng nổi bật của phần mềm đào tạo nội bộ MONA SkillHub

Các tính năng cốt lõi của phần mềm đào tạo nội bộ MONA SkillHub tập trung vào một mục tiêu duy nhất là đảm bảo nhân sự học đúng, học đủ và áp dụng được vào công việc.

• Chống tua video: Người học không thể tua khi xem lần đầu, giúp đảm bảo toàn bộ nội dung được tiếp nhận đầy đủ, tránh học đối phó.
• Học theo lộ trình: Bắt buộc học đúng thứ tự. Hệ thống tự động khóa bài nếu học sai trình tự, giúp nhân sự nắm vững kiến thức nền trước khi học nâng cao.
• Tùy chỉnh tỷ lệ hoàn thành: Doanh nghiệp có thể thiết lập yêu cầu hoàn thành từ 80 đến 100 phần trăm nội dung trước khi hệ thống ghi nhận hoàn tất khóa học.
• Giao khóa học và đặt deadline: Chỉ định đúng nhân sự, đúng khóa học, đúng thời hạn. Quản lý không cần nhắc thủ công nhưng vẫn kiểm soát được tiến độ học tập.
• Kiểm tra định kỳ và cấp hoặc gia hạn chứng chỉ: Hệ thống tự động tổ chức kiểm tra, giúp doanh nghiệp đảm bảo nhân sự luôn duy trì năng lực chuyên môn theo tiêu chuẩn đã đặt ra.
• Nhắc học tự động: Thông báo khi có khóa mới, khi sắp đến hạn hoặc khi chưa hoàn thành, giúp việc học diễn ra liên tục mà không gây áp lực.
• Chống gian lận học tập: Chỉ người được phân quyền mới truy cập nội dung. Hệ thống có câu hỏi ngẫu nhiên và cơ chế phát hiện người học không tương tác, tránh tình trạng treo máy học đối phó.

Kết quả thực tế tại MONA Software khi áp dụng MONA SkillHub

MONA SkillHub giúp MONA xây dựng và lan tỏa văn hóa học tập trong nội bộ

MONA Software đã ứng dụng MONA SkillHub xuyên suốt từ onboarding nhân viên mới đến đào tạo nâng cao cho các bộ phận chuyên môn. Kết quả đạt được không chỉ nằm ở việc học xong khóa học, mà là thay đổi về chất lượng đội ngũ.

• Giữ chân được nhiều nhân sự chủ lực.
• Phát triển đội ngũ có chuyên môn cao và đồng đều.
• Hình thành văn hóa tự học, tự cải thiện và tự lan tỏa trong toàn doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc đào tạo, nâng cấp đội ngũ và giữ chân nhân sự, MONA SkillHub có thể là nền tảng phù hợp để bạn bắt đầu lại một cách bài bản và bền vững. Liên hệ MONA Software qua Hotline 1900 636 648 để được tư vấn chi tiết về giải pháp đào tạo nội bộ phù hợp với mô hình và giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.

-> Tăng tốc quá trình hội nhập cho nhân sự mới bằng phương pháp đào tạo đơn giản mà hiệu quả vượt mong đợi ở ngay video dưới đây:

Có thể thấy, Onboarding là gì không chỉ là khái niệm cần hiểu, mà còn là quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp tuyển đúng, giữ lâu và phát triển đội ngũ bền vững. Khi được triển khai đúng cách, onboarding giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh, làm việc hiệu quả và gắn bó dài lâu. Hy vọng những chia sẻ trên đây của MONA sẽ giúp bạn xây dựng quy trình onboarding hiệu quả hơn cho tổ chức. Chúc bạn thành công!