Phần mềm quản lý dữ liệu

phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu

Tất cả các doanh nghiệp đều mong muốn tìm kiếm một giải pháp quản lý dữ liệu thông minh, chuyên nghiệp. Tuy nhiên, giờ đây khi công nghệ ngày càng phát triển thì những khó khăn này của doanh nghiệp đã có thể được giải quyết triệt để, không những thế còn giúp doanh nghiệp tăng năng suất làm việc hiệu quả nhờ vào ứng dụng quản lý hồ sơ dữ liệu. Nhưng thực tế có rất nhiều phần mềm quản lý dữ liệu khác nhau, có mới, có cũ, có cả phần mềm dựa trên nền tảng đám mây, cài đặt trên máy chủ hoặc lập trình web app. Nhưng trước khi ứng dụng bạn cần phải hiểu rõ đâu là phần mềm phù hợp với doanh nghiệp bạn nhất. Vậy trước tiên, chúng ta hãy cùng tìm hiểu rõ hơn thế nào là phần mềm quản lý hồ sơ dữ liệu.

phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu

Quản lý dữ liệu là gì?

Quản lý dữ liệu là quá trình thu tập, tổng hợp, lưu trữ và duy trì dữ liệu trong một tổ chức. Dữ liệu bao gồm tập hợp các thông tin cần lưu trữ của công ty. Quản lý dữ liệu là hình thức vô cùng quan trọng trong việc triển khai các dự án, cung cấp đầy đủ thông tin để phân tích, thúc đẩy quá trình ra quyết định vận hành và hoạch định chiến lược trong doanh nghiệp.

Quy trình quản lý dữ liệu là sự kết hợp từ những chức năng khác nhau nhằm đảm bảo dữ liệu được bảo mật tốt trong các doanh nghiệp, độ chính xác cao, có sẵn và có thể truy cập được khi cần.

Một số lợi ích của việc quản lý dữ liệu tốt

Thực hiện quy trình quản lý dữ liệu tốt sẽ giúp các tổ chức, doanh nghiệp đạt được nhiều mặt lợi thế cạnh tranh tiềm năng hơn trên thị trường so với các đối thủ khác, bằng các cải thiện hiệu quả các hoạt động, phân tích và đưa ra quyết định đúng đắn, chính xác hơn. Các công ty quản lý tốt dữ liệu có thể trở nên linh hoạt hơn, nhanh chóng nhận định ra xu hướng thị trường để tận dụng nó vào các cơ hội kinh doanh đúng thời điểm.

document management software

Quản lý dữ liệu cũng giống như là “người giám sát” công tâm nhất khi hỗ trợ donah nghiệp rất nhiều trong công tác đánh giá, nghiên cứu thị trường, xem xét sự hài lòng của khách hàng, đánh giá năng lực làm việc của nhân viên, nghiên cứu về đối thủ cạnh tranh.

Ngoài ra, hiệu quả trong quản lý dữ liệu tốt sẽ giúp các doanh nghiệp tránh được những vi phạm dữ liệu, tuân thủ các quy định , vấn đề bảo mật, nguy cơ mắc phải về pháp lý có thể gây ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.

Thế nào là phần mềm quản lý dữ liệu ?

Hiện nay có vô số phần mềm quản lý được cho ra đời nhưng nhìn chung nó không hẳn chính xác là web app quản lý dữ liệu. Ví dụ như OneDrive của Microsoft, nó không hoàn toàn là hệ thống quản lý dữ liệu như nhiều người nhận định. Nói một cách tổng quát, nền tảng quản lý dữ liệu (Document Management System) là chương trình phần mềm đặc biệt được phát triển có thể giúp doanh nghiệp tạo, chỉnh sửa, lưu trữ, trích xuất, tìm kiếm, duy trì một lượng lớn tài liệu, ngoài ra còn cung cấp thêm nhiều tính năng khác giúp việc quản lý dữ liệu đạt hiệu quả tối ưu.

Điểm nổi bật của phần mềm chính là khả năng quản lý ưu việt trong toàn bộ hệ thống dưới dạng các trường, cột và bảng, đây chính là điểm khác biệt lớn nhất so với việc sử dụng các tệp lưu đơn giản trước đây trên máy tính hay lưu trữ trên các công cụ thông thường.

Hoạt động của các công cụ quản lý hồ sơ dữ liệu như thế nào?

Các phần mềm quản lý dữ liệu hiện đại mới đây hoạt động theo nguyên tắc quan hệ. Điều này nghĩa là dữ liệu được lưu trữ theo dạng cấu trúc sử dụng cột và hàng. Quản lý dữ liệu dưỡi hình thức quan hệ giúp xư lý các thông tin cần truy xuất nhanh hơn bằng cách định vị các giá trị được chỉ rõ trong dữ liệu.

hoạt động của phần mềm quản lý tài liệu
phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu

Chúng ta thường gọi nó là quan hệ vì các tất cả giá trị trong bảng đều sẽ có liên quan đến nhau. Tuỳ thuộc vào yêu cầu khác nhau, bảng này có thê liên quan đến bảng khác. Cấu trúc quan hệ như thế sẽ giúp ích nhiều trong việc chạy các truy vấn trên bảng cùng 1 thời điểm.

Đa phần các ứng dụng quản lý dữ liệu sử dụng các ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (Structured Query Language – SQL) để kết nổi và tương tác với các cơ sở dữ liệu. SQL hoạt đọng nền nhằm chuyển đổi các dữ liệu thô thành báo cáo hình ảnh.

Những chức năng chính của phần mềm quản lý dữ liệu

Để mà nói thì một phần mềm quản lý dữ liệu có rất nhiều chức năng hữu hiệu, và hai chức năng đại diệu tiêu biểu tổng quát chúng nhất của phần mềm này chính là chức năng thu nhận dữ liệu và quản lý dữ liệu.

Thu nhận dữ liệu 

Phần mềm quản lý dữ liệu đóng vai trò như trong việc thực hiện quá trình ghi tiếp nhận và lưu trữ đa dạng các loại tài liệu như văn bản điện từ, tư liệu hình ảnh, âm thanh, video clip thông qua máy quét tài liệu. Khi tiếp cận và nhận thông tin, tính năng tự động của phần mềm sẽ nhận dạng để phân tích và phân loại tài liệu.

Quản lý tài liệu lưu trữ  

Tính năng cho phép mở hoặc khoá tài liệu, phân quyền và điều phối việc chỉnh sửa tài liệu để các điều chỉnh dữ liệu từ các phòng ban, hay của người này không bị đè chồng chất lên người kia.

Phần mềm cho phép quản lý các phiên bản, người dùng có thể xem lại dữ liệu trước khi chưa chỉnh sửa để so sánh thấy được sự thay đổi ở các phiên bản.

chức năng web app quản lý dữ liệu

Cho phép kích hoạt lại các bản trước trong trường hợp xấu khi bản hiện tại có vấn đề xảy ra lỗi.

Có thể xem được hoạt động để biết và quản lý người dùng đối đối với một tài liệu nào đó để giúp người chủ doanh nghiệp quản lý dễ dàng hơn.

Hỗ trợ tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và đơn giản thông qua những công cụ tìm kiếm trên hệ thống, có thể sử dụng tính năng chia sẻ dữ liệu đến nhiều ngươi

Cung cấp đầy đủ dữ liệu hỗ trợ thực hiện báo cáo, thống kê tài liệu, thống kê người dùng.

Tại sao cần sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu? 

Tiết kiệm tối đa thời gian 

Nếu như đối với những cách thức truyền thống, bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian để xử lý hàng tá công việc “khá nhàm chán” lặp đi lặp lại liên tục, vừa lâu trong khi bạn có thể để dành làm nhiều việc khác, độ chính xác lại không cao. Phần mềm này sẽ giúp bạn giải quyết chuỗi nhiệm vụ từ việc tiếp nhận, lưu trữ và phân phối dữ liệu. Từ đó, bạn sẽ có thời gian để đầu tư nhiều vào những dự án hay nhiệm vụ quan trọng hơn.

Sử dụng dù ở bất kì đâu, lúc nào

Phần mềm quản lý dữ liệu thiết kế đa dạng giao diện phù hợp và thân thiện với tất cả người dùng. Bạn có thể tiện lợi sử dụng phiên bản tích hợp tính năng đầy đủ trên chiếc điện thoại của mình dù ở kì nơi đâu,bất cư lúc nào.

lý do sử dụng phần mềm dms là gì
ứng dụng quản lý tài liệu

Đây là chức năng nổi trội mang đến sự thoải mái tiện dụng, dễ dàng hươn cho cả nhân viên cũng như người quản lý. Khi khách hàng bỗng nhiên thắc mắc có câu hỏi liên quan đến sản phẩm hay dịch vụ thì nhân viên cũng có thể nhanh chóng truy cập vào hệ thống để tìm kiếm tài liệu, thông tin có thể giải đáp, hỗ trợ khách hàng ngay lập tức.

Phần mềm quản lý dữ liệu bảo mật an toàn

­­Độ bảo mật thế nào luôn là mối bận tâm quan trọng nhất của tất cả doanh nghiệp vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, với phần mềm này, bạn có thể an tâm đảm bảo về độ bảo mật của hệ thống. Với chức năng quản lý bảo mật, toàn bộ các dữ liệu của doanh nghiệp bạn sẽ được “khoá” lại và bảo vệ chắc chắn mà không lo bị thất lạc hay đánh cắp.

Hiệu quả năng suất làm việc 

Việc ứng dụng phần mềm quản lý dữ liệu có thể giúp doanh nghiệp bạn giải quyết các vấn đề hồ sơ, tài liệu nhanh chóng. Hệ thống quản lý dữ liệu sẽ giúp “gánh nặng” hằng ngày trong công việc bạn được nhẹ nhàng, dễ thở hơn. Nâng cao chất lượng chức năng tổ chức và quản lý tài liệu của doanh nghiệp, đẩy mạng hiệu quả làm việc tối ưu của từng bộ phận phụ trách, đồng thời thúc đẩy, tạo cơ hội phát triển cho doanh nghiệp.

Một vài phần mềm quản lý dữ liệu chuyên nghiệp phổ biến

Hệ thống quản lý dữ liệu Mona DMS

Mona DMS của công ty thiết kế phần mềm chuyên nghiệp Mona Media là sự kết hợp hoàn hảo giữa công cụ quản lý dữ liệu và giải pháp kế toán. Mặc dù xét về chức năng quản lý Mona DMS không mạnh mẽ, chuyên sâu như những phần mềm quản lý dữ liệu độc lập, nhưng nhìn chung Mona DMS là một phần mềm quản lý chuyên dụng,nhất là về các vấn đề pháp lý, sẽ có thể giúp bạn giải quyết đa dạng quy trình quản lý dữ liệu, quản lý hoạt động kinh doanh và quản lý kế toán, tài chính chỉ trong cùng một phận mềm chuyên nghiệp, hiện đại .

phần mềm quản lý tài liệu của Mona Media
phần mềm dms là gì

Thay vì bạn phải cất công sử dụng nhiều phần mềm ở nhiều khía cạnh tính năng lẻ tẻ khác nhau thì bây giờ bạn đã có thể gom chúng lại trong cùng một phần mềm Mona DMS tiện ích vô cùng.

Thông tin liên hệ :

Hotline: 1900363648 để được hỗ trợ trực tiếp hỗ trợ tư vấn

Địa chỉ: 373/226 Lý Thường Kiệt, Phường 8, Tân Bình, TP.HCM

Email: [email protected]

Phần mềm quản lý tài liệu Worldox

Worldox là một trong những phần mềm có hệ thống quản lý dữ liệu nổi tiếng chặt chẽ, đặc biệt là trong giới ngành luật. Hệ thống này đã được nhiều doanh nghiệp tin dùng ưa chuộng trong nhiều năm nay. Đây là hệ thống có quy trình hoạt động mạnh mẽ và còn đi kèm khả năng có thể tích hợp với Tabs3. Worldox hoạt động dựa trên nền tảng máy chủ, nghĩa là bạn phải sở hữu hoặc duy trì một máy chủ tại chỗ để chạy hệ thống.

Nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu thị trường cho các doanh nghiệp hiện nay, worldox đã cung cấp hệ thống quản lý dữ liệu trên nhiều nền tảng : Wordox trên nền tảng đám mây, worldox chuyên dụng cho hệ điều hàng IOS, wolrdox dưới dạng phiên bản web, worldox kết hợp office 365,…Tính đến thời điểm hiện tại, phần mềm này đã được tin tưởng hợp tác sử dụng với hơn 6000 doanh nghiệp, khách hàng từ trên 52 quốc gia

Phần mềm quản lý hồ sơ dữ liệu NetDocuments

NetDocuments là một trong những công cụ quản lý dữ liệu phất lá cờ tiên phong trong hoạt động dựa trên nền tảng đám mây. Phần mềm có thể thích hợp đa dạng ở mọi lĩnh vực khác nhau và hơn hết dù trong ngành nào NetDocuments vẫn luôn được đánh giá cao bởi tính chuyên nghiệp và chất lượng của nó.

NetDocuments bao gồm ndOffice, và tích hợp cả Microsoft Office trên hệ thống. Phần mềm hoạt động chính dựa trên nền tảng web nên nó không yêu cầu một máy chủ cố định cũng không cần cài đặt phần mềm vào máy, ngoại trừ ndOffice.

Tuy nhiên, phần mềm này sẽ không thể tự chuyển đổi dữ liệu mà thay vào bạn phải cần một tư vấn viên riêng để thực hiện triển khai phần mềm, và giúp chuyển tất cả dữ liệu từ công ty vào hệ thống. Mặc dù cách này trông có vẻ rườm rà nhưng mặt khác nó lại là một giải pháp tuyệt vời cho nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau.

Kết luận :

Tổng quan, ứng dụng quản lý dữ liệu là một trong những sáng chế tuyệt vời của thời đại công nghệ dành cho các doanh nghiệp giúp việc quản lý dễ dàng hơn. Tất cả các dữ liệu của công ty sẽ được lưu trữ một cách khoa học, có tổ chức đồng thời còn có bộ lọc cho ra kết quả tìm kiếm nhanh chóng, phương thức xử lý các dữ liệu linh hoạt, đa dạng, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất hiệu quả làm việc của nhân viên cũng như đẩy mạnh phát triển cho toàn doanh nghiệp.

Hy vọng rằng bài viết trên đây đã giải thích giúp bạn hiểu rõ hơn về phần mềm quản lý dữ liệu là như thế nào. Chúc các bạn có thể lựa chọn thành công một phần mềm phù hợp và tốt nhất cho doanh nghiệp mình.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *