10 phần mềm thu học phí cho trường học, trung tâm

Phần mềm thu học phí ra đời giúp các đơn vị giáo dục tối ưu quy trình quản lý và thu chi được đơn giản hóa và thực hiện nhanh chóng hơn. Trường và trung tâm chọn phần mềm quản lý học phí nào? Bài viết của MONA Software tổng hợp chi tiết top 10 phần mềm thu học phí chất lượng cho trường học, trung tâm đào tạo hiện nay trong nội dung bài viết dưới đây!

Top 10 phần mềm thu học phí cho trường học, trung tâm hiệu quả

Danh sách top 10 phần mềm quản lý thu học phí dưới đây ghi tính năng và chi phí của từng phần mềm để trường, trung tâm so sánh nhanh.

Phần mềm quản lý học phí trung tâm – MONA LMS

MONA LMS là phần mềm thu học phí thuộc bộ phần mềm quản lý trung tâm giáo dục, được phát triển bởi công ty phần mềm MONA Software. Với kinh nghiệm nghiên cứu và phát triển, MONA tự tin ra đời phần mềm thu học phí cho trung tâm, trường học giúp giải quyết toàn diện những khó khăn còn tồn đọng trong công việc thu chi, tài chính, công nợ,…

Phần mềm MONA LMS giúp quản lý và thu học phí nhanh, dễ dàng và chính xác. Đồng thời, hệ thống còn quản lý hiệu quả các thông tin, sổ sách và đưa lên phần mềm để thu thập và lưu trữ.

Cụ thể, những ưu điểm khi dùng phần mềm thu học phí MONA LMS:

• MONA LMS có gói EduCenter cho trung tâm ngoại ngữ, luyện thi và gói UniMaster cho đại học, cao đẳng; trường mầm non dùng MONA NextGen.
• Tích hợp kèm theo tính năng phần mềm quản lý thu chi toàn bộ hoạt động trong trung tâm, trường học.
• Mọi nghiệp vụ thu học phí, cập nhật, lưu trữ thông tin, xuất hóa đơn được tích hợp trên hệ thống. Điều này giúp quản trị viên dễ dàng quản lý.
• Học viên – phụ huynh dễ dàng theo dõi được công nợ của mình trên hệ thống.
• Hệ thống có các lớp bảo mật để tránh rò rỉ thông tin ra bên ngoài.
• Thiết kế phần mềm thu nợ học phí chuẩn UI/UX, chuẩn Responsive.

Trung tâm muốn xem các tính năng này chạy trên dữ liệu của mình thì bấm nút dưới đây để gửi yêu cầu DEMO MONA LMS.

→ Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý học phí cho trung tâm của MONA LMS – Ở ĐÂY!

XEM TỔNG QUAN VỀ BỘ PHẦN MỀM QUẢN LÝ GIÁO DỤC MONA LMS

Phát video: 10 phần mềm thu học phí cho trường học, trung tâm
Với những ưu điểm trên, web app thu học phí MONA LMS giúp người dùng tối ưu quy trình quản lý và thu tiền học sinh trong các cơ sở giáo dục hiện nay.

Liên hệ trực tiếp với MONA qua thông tin dưới đây để nhận TƯ VẤN MIỄN PHÍ!

• Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng Tám, P. Tân Sơn Nhất, TPHCM
• Hotline: 1900 636 648
• Email: [email protected]

Phần mềm thu học phí trường học – Faceworks

Faceworks là phần mềm quản lý học phí trường học hiệu quả giúp tối ưu hóa mọi quy trình quản trị thông tin học sinh, học viên nhanh chóng và chính xác nhất. Mọi thao tác trên phần mềm quản lý thu học phí mầm non được thực hiện dễ dàng và tiết kiệm thời gian, công sức hơn so với phương pháp quản lý thủ công như trước kia.

Ưu điểm về tính năng của phần mềm thu học phí học sinh Faceworks như sau:

• Cập nhật nhanh chóng thông tin và tình trạng nộp học phí.
• Hệ thống quản lý học phí còn gửi lời nhắc, thông báo qua SMS, Email của người học.
• Thông tin được lưu trữ bảo mật trên hệ thống.
• Thuận tiện sử dụng mọi lúc mọi nơi chỉ cần kết nối mạng internet.

Chi phí phần mềm: Hãy liên hệ nhà cung cấp TIT của phần mềm Faceworks để được tư vấn trực tiếp.

Phần mềm quản lý thu học phí cho trung tâm giáo dục – MISA

MISA là ứng dụng thu tiền học phí cho trung tâm chất lượng hiện nay. Hệ thống ra đời giúp tối ưu thời gian trong quản lý học phí và độ chính xác luôn đảm bảo. Hiện nay, phần mềm thu học phí online MISA ngày càng được nâng cấp phù hợp với các đối tượng người dùng khác nhau.

Ưu điểm về tính năng của phần mềm quản lý học phí trung tâm, trường học MISA:

• Tích hợp các hình thức thanh toán online.
• Tích hợp hóa đơn điện tử.
• Hệ thống cho phép tạo báo cáo thống kê để dễ dàng quản lý.

Chi phí phần mềm: Trả phí năm đầu và phí gia hạn các năm sau; liên hệ MISA để nhận báo giá theo quy mô trường.

Web app quản lý học phí trường trung học – Viettel Solutions

Viettel Solutions là phần mềm quản lý thu học phí trường học – được phát triển bởi tập đoàn Viettel và ứng dụng công nghệ điện toán đám mây trong bản thiết kế.

Ưu điểm sử dụng app thu học phí học sinh của Viettel Solutions:

• Hỗ trợ thanh toán online qua ví điện tử ViettelPay.
• Dễ dàng lập hóa đơn điện tử khi cần thiết.
• Quản lý hiệu quả các khoản thu chi.

Chi phí phần mềm: Liên hệ Viettel Solutions để nhận báo giá chi tiết.

Ứng dụng thu học phí trường Đại học, Cao đẳng – DTSoft

DTSoft được đánh giá là phần mềm thu nợ học phí cho nhà trường được nhiều người dùng biết đến thời gian gần đây. Bởi ứng dụng được lập trình một cách thông minh, giúp người dùng dễ dàng làm quen và thao tác dễ dàng. Không những vậy, giá của phần mềm thu học phí học sinh DTSoft cũng được đánh giá là rẻ so với các phần mềm khác trên thị trường.

Ưu điểm về tính năng sử dụng phần mềm quản lý thu tiền học sinh, sinh viên DTSoft:

• Quản lý từng loại khoản thu chi hiệu quả: học phí, văn phòng phẩm, tiền ăn uống,…
• Quản lý – lưu trữ các biên lai thu tiền chính xác trên hệ thống.
• Cho phép tra cứu thông tin các khoản thu – chi của học sinh dễ dàng.

Chi phí: DTSoft có 2 phiên bản phần mềm thu học phí miễn phí và tính phí

Phần mềm thu học phí cho trường học – GetFly

GetFly là ứng dụng quản lý thu học phí được nhiều người sử dụng rộng rãi hiện nay nhờ tích hợp nhiều tính năng ưu việt. Không những vậy, người dùng dễ dàng truy cập vào phần mềm bằng nhiều thiết bị truy cập khác nhau như laptop, tablet, điện thoại…

Những ưu điểm khi ứng dụng hệ thống quản lý thu tiền học phí GetFly:

• Hệ thống tự động in các phiếu thu – chi nhanh chóng.
• Tương thích với nhiều nền tảng, thiết bị truy cập.
• Học sinh dễ dàng tìm kiếm thông tin công nợ của mình trên hệ thống.

Chi phí phần mềm: Đang cập nhật

Công cụ quản lý học phí – Anavn

Anavn.com.vn được xem là phần mềm thu học phí cho trường học từ Mầm non đến Đại học nhờ tích hợp nhiều tính năng cần thiết. Mọi quy trình làm việc, quản lý thông tin học phí của từng học viên được tối ưu hóa nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Ưu điểm tính năng phần mềm Anavn:

• Lưu trữ chính xác các thông tin dữ liệu của từng học sinh, học viên.
• Quản lý danh sách các khoản thu – chi hiệu quả trên hệ thống.
• Giao diện thân thiện, phù hợp với nhiều đối tượng sử dụng.

Chi phí phần mềm: Vui lòng liên hệ nhà cung cấp hệ thống phần mềm quản lý học phí Anavn.com.vn

Phần mềm thu tiền học sinh – Halozend

Halozend là ứng dụng thu học phí hoạt động bằng công nghệ điện toán đám mây. Halozend thiết kế phần mềm thu tiền học sinh với nhiều tính năng hữu ích cho trường học, trung tâm và có thể truy cập bất cứ đâu chỉ cần có internet.

Một số ưu điểm của phần mềm quản lý học phí trường học Halozend:

• Có nhiều gói phần mềm thu nợ học phí cho từng mô hình giáo dục.
• Đảm bảo tốc độ load ứng dụng nhanh chóng.
• Hệ thống quản lý học phí có tính bảo mật cao.

Chi phí: Hệ thống phần mềm thu học phí Halozend có bản dùng thử miễn phí 15 ngày và sau đó có thể trả theo tháng hoặc mua trọn đời.

Phần mềm quản lý thu học phí online – EPAL Solution

EPAL Solution là nền tảng thu học phí trực tuyến được dùng phổ biến cho các trường học các cấp 1 – 2 – 3, các trường mầm non, trường Đại học – Cao Đẳng, Trung tâm ngoại ngữ/ dạy nghề… Ứng dụng quản lý thu học phí Epal ra đời giúp giải quyết tốt các vấn đề còn tồn tại trong cách quản lý thu học phí theo kiểu truyền thống trước đây.

Ưu điểm về tính năng hệ thống thu học phí trung tâm, trường học EPAL:

• Thiết lập các khoản thu theo từng học viên, từng lớp học.
• Hỗ trợ thông báo đến cho học viên – phụ huynh dễ dàng nắm thông tin công nợ.
• Cho phép tạo báo cáo các khoản thu học phí ở từng kỳ.
• Tự động cập nhật dữ liệu trên hệ thống.

Chi phí: Liên hệ EPAL Solution để nhận báo giá; trang epal.vn khi MONA xem ngày 15/10/2026 không đăng bảng giá phần mềm thu học phí.

App thu học phí trường học – Easy Edu

Easy Edu là phần mềm quản lý trung tâm giáo dục có giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng, kèm phần quản lý học phí và công nợ. Đặc biệt, người dùng dễ dàng quản lý từ xa nhờ ứng dụng công nghệ điện toán đám mây có trong ứng dụng thu học phí này.

Ưu điểm tính năng của phần mềm thu học phí cho trung tâm – Easy Edu:

• Hệ thống tự động cập nhật các thông tin về hóa đơn học phí.
• Dễ dàng tìm kiếm hóa đơn thu nợ học phí.
• Quản lý công nợ dễ dàng.
• Tiện lợi và an toàn khi sử dụng.

Chi phí phần mềm: Trang chủ easyedu.vn ghi giá từ 2.000 đồng mỗi ngày cho mỗi người dùng và có nút dùng thử miễn phí (MONA xem ngày 15/10/2026).

Thực trạng quản lý thu học phí tại trung tâm, trường học hiện nay

Cho đến thời điểm hiện tại, vẫn có nhiều trường học, trung tâm lựa chọn hình thức quản lý thu học phí truyền thống quen thuộc qua sổ sách, hay phổ biến là sử dụng excel. Tuy nhiên, hình thức quản lý này vẫn luôn tồn tại nhiều bất cập và chắc chắn không thể đáp ứng được nhu cầu quản lý học phí của các trung tâm, trường học hiện nay nữa.

Bởi đơn giản, quản lý tình trạng học phí của một lớp học dưới 30 học sinh bằng sổ sách, file excel thì có thể còn dễ dàng, hiệu quả. Nhưng nếu số lượng học sinh gấp 3 hay gấp 10 lần lên thì sao? Lúc này, chưa cần bàn đến tính chính xác về học phí mà phần mềm excel mang lại, thì người quản lý cũng không dễ tra cứu, tìm một thông tin cụ thể.

Không chỉ vậy, thêm một điểm trừ khi các trung tâm, trường học sử dụng excel để quản lý công việc thu học phí chính là việc “không tự động cập nhật” của excel. Cụ thể, khi có một điểm nhỏ cần thay đổi thì kế toán sẽ phải “sàng lọc thủ công” và sửa đổi thủ công từng file, thay vì được cập nhật thông tin hoàn toàn tự động như các phần mềm quản lý thu học phí trên thị trường hiện nay. Quá trình tìm kiếm và cập nhật thủ công này có thể không phải là vấn đề với các trung tâm hay lớp học ít học viên, nhưng chỉ cần số học viên từ 30 trở lên, thì công đoạn này sẽ rất mất thời gian và có nguy cơ bỏ sót thông tin.

Và tất cả những bất cập này đều dẫn tới một vấn đề vô cùng lớn của các trung tâm, trường học khi quản lý thu học phí bằng excel chính là thiếu tính chính xác, gây thất thoát về tiền bạc, doanh thu cho các đơn vị kinh doanh giáo dục này.

Có thể thấy, việc quản lý thu học phí cho các trung tâm, trường học bằng excel còn tiềm ẩn rất nhiều rủi ro, bất cập và hoàn toàn không còn phù hợp với tình hình học viên ngày càng đông như hiện nay nữa. Thay vào đó, trường và trung tâm có thể giải quyết các rủi ro này và tối ưu hiệu quả công việc bằng phần mềm thu học phí cho trung tâm, trường học chất lượng và phù hợp.

Vì sao trường, trung tâm nên sử dụng phần mềm thu học phí, quản lý học phí?

Ứng dụng phần mềm quản lý thu học phí trong trường học, trung tâm giúp người dùng giảm thiểu áp lực sai sót trong khâu thu học phí, nhập dữ liệu thông tin học viên/ học sinh. Dưới đây là những lợi ích nổi bật khi áp dụng phần mềm hỗ trợ thu học phí:

Tiết kiệm nhiều thời gian

Sử dụng phần mềm thu học phí trường học giúp người dùng tiết kiệm nhiều thời gian. Dù bất cứ ở thời điểm nào thì học viên cũng có thể đóng học phí dễ dàng. Học sinh chỉ cần tìm tên của mình trên phần mềm và các hóa đơn sẽ tự động in ra. Ứng dụng trả kết quả theo đúng số tiền của khoá học mà học viên đóng.

Quản lý công nợ chính xác

Hệ thống giúp thống kê các khoản nợ của từng học viên. Ứng dụng thu học phí trường học còn giúp cho kế toán nắm bắt được học viên nào đang nợ để nhắc nhở. Vào cuối tháng hay cuối quý, kế toán thống kê các khoản thu đã đóng. Sau đó, kết toán các khoản vẫn còn nợ với học viên/phụ huynh học sinh.

Mang lại sự tiện lợi, nhanh chóng và an toàn

Triển khai phần mềm đóng học phí online với giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng. Điều này giúp mọi thao tác trên ứng dụng sẽ dễ dàng, tiện lợi và nhanh chóng hơn. Đồng thời với cấu trúc đơn giản, dễ dang đăng nhập, người dùng dễ dàng quản lý mọi lúc, mọi nơi.

Đặc biệt tính bảo mật của phần mềm cao, đảm bảo an toàn cho mọi thông tin người dùng, mang lại hiệu quả trong công việc. Ngoài ra còn giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát được dòng tiền. Dù ở bất cứ nơi đâu, admin cũng dễ dàng quản lý toàn diện các hoạt động của trường học.

Những tính năng quan trọng của phần mềm quản lý thu học phí trường học, trung tâm

Tùy vào mỗi phần mềm được thiết kế các tính năng khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản các phần mềm quản lý học phí cần phải đảm bảo đầy đủ các tính năng sau đây:

Quản lý học phí cho học sinh, học viên

Ứng dụng thu học phí hỗ trợ tính năng tương tự phần mềm quản lý học viên. Hệ thống giúp quản lý thông tin của học viên, học sinh trong các lần thu học phí. Những thông tin mà hệ thống thu thập bao gồm:

• Thông tin cá nhân của học sinh, học viên
• Số tiền đóng học phí
• Thời gian đóng tiền học phí
• Phương thức thanh toán
• Số tiền đã thu – Số tiền còn lại…

Mọi thông tin sẽ được cập nhật trên ứng dụng thu học phí trường học để theo dõi chính xác tình trạng đóng học phí của từng học sinh học viên.

Quản lý và tìm kiếm nhanh chóng hóa đơn chính xác

Phần mềm thu học phí giúp cho các đơn vị trường học, trung tâm có thể tìm kiếm nhanh chóng. Đồng thời hệ thống tích hợp ứng dụng quản lý hóa đơn giúp kế toán quản lý hàng nghìn hoá đơn ngay trên phần mềm. Lưu trữ và tìm kiếm những hóa đơn đã hoặc chưa thanh toán.

Với tính năng này, phần mềm sẽ hỗ trợ tìm kiếm nhanh mọi hóa đơn theo ngày, theo tháng, theo năm. Xuất báo cáo chính xác theo từng thời điểm. Tìm kiếm nhanh hóa đơn theo yêu cầu, thống kê tổng hóa đơn theo từng lớp…

Tích hợp nhiều phương thức thanh toán học phí

Xu hướng công nghệ phát triển, nhiều phụ huynh/ học sinh thường thực hiện thanh toán học phí bằng nhiều hình thức khác nhau như: thẻ tín dụng, chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử, tiền mặt…

Do đó, việc tích hợp phương thức thanh toán tiền học phí sẽ giúp các giao dịch trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn. Hơn nữa, phần mềm đóng học phí còn cho phép lưu thông tin thanh toán và tạo các lịch sử giao dịch để đảm bảo tính chính xác dữ liệu thu thập.

Tạo phiếu thu học phí tự động

Phần mềm quản lý thu học phí cho trường học giúp giáo viên/ người quản lý có thể dễ dàng tạo phiếu thu tự động trên phần thông tin học phí đã cập nhật trên hệ thống. Và hàng tháng/ theo lịch thu cụ thể, các hóa đơn sẽ được tạo tự động nên khá là tiện lợi. Không những thế, hệ thống quản lý thu học phí còn có tính năng tùy chỉnh theo từng yêu cầu hóa đơn của trường học, trung tâm.

Hỗ trợ in phiếu thu học phí

Phần mềm thu học phí trong trường học, trung tâm cho phép người dùng có thể xuất và in các phiếu thu học phí ra nhiều tệp khác nhau. Đồng thời, ứng dụng thu học phí còn hỗ trợ người quản lý tùy chỉnh in khi cần thiết và lập báo cáo theo ý muốn theo từng lớp học/ từng quý mà không mất quá nhiều thời gian.

Tự động gửi thông báo và nhắc nhở

Phần mềm quản lý thu học phí có tích hợp tính năng tự động gửi các thông báo để nhắc nhở phụ huynh/học sinh đã đến kỳ thanh toán các khoản học phí. Ngoài ra, trên phần mềm còn tích hợp hệ thống thống kê học phí cho phụ huynh, điều này giúp họ dễ dàng quản lý học phí của con em mình.

Hệ thống thu học phí sẽ gửi thông báo qua các hình thức như: Email, tin nhắn, ứng dụng trên di động. Với chức năng này của ứng dụng quản lý thu học phí sẽ giúp giảm thiểu các tình trạng thanh toán không đúng hạn, học sinh quên đóng,…

Báo cáo và thống kê

Hệ thống quản lý thu học phí cho trung tâm giáo dục còn hỗ trợ người dùng thực hiện các báo cáo thống kê tùy ý theo từng ngày/từng tháng/từng quý/từng năm. Phần mềm giúp quản lý và thống kê chính xác các số liệu như:

• Tổng thu/tổng nợ còn lại
• Số lượng học sinh đã thanh toán/ chưa thanh toán
• Thống kê các chỉ số khác để nắm được tình hình tài chính của cơ sở giáo dục.

Tính bảo mật cao

Công cụ quản lý thu học phí đảm bảo tính bảo mật cao, tránh rò rỉ các thông tin cá nhân của học viên, các số liệu tài chính của trường học/trung tâm. Đặc biệt, phần mềm sử dụng công nghệ hiện đại để không cho truy cập trái phép khi không có quyền hạn.

Hoàn tiền, chuyển lớp và học bổng

Học viên đã đóng trọn khoá 12 tuần rồi xin chuyển sang lớp buổi tối có học phí thấp hơn, hoặc được xét học bổng giữa kỳ. Ở trung tâm quản lý bằng Excel, kế toán phải tự tính số buổi đã học, số tiền còn dư, rồi ghi tay một dòng hoàn tiền mà không ai khác kiểm lại. Phần mềm thu học phí có phần hoàn tiền sẽ tự tính phần chênh lệch theo số buổi thực học, tạo phiếu chi hoặc chuyển phần dư sang khoá sau, và lưu lại ai duyệt khoản đó. Khi xem demo, hãy đưa đúng tình huống này cho nhà cung cấp làm thử. Nhiều phần mềm chỉ có nút ghi chú, không tính được tiền.

Khoản thu ngoài học phí và lịch đóng theo đợt

Một học sinh có thể cùng lúc có học phí chính, tiền giáo trình, phí thi thử, tiền đi ngoại khoá và tiền ăn bán trú. Phần mềm cần cho tạo từng loại khoản thu riêng, gắn vào lớp hoặc từng học sinh, rồi gom lên một phiếu báo cho phụ huynh. Trường mầm non còn có một kiểu thu riêng: tiền ăn tính theo số ngày bé đi học thực tế, như trang MONA NextGen mô tả, ngày bé nghỉ được ghi ngay trong ngày để cuối tháng kế toán tính đúng số bữa.

Lịch đóng cũng hay chia nhiều đợt. Trung tâm luyện thi hay chia khoá 6 tháng thành 2 hoặc 3 đợt, trường tư thục thu theo học kỳ, còn trường đại học thu theo số tín chỉ đăng ký. Phần mềm tốt cho cài lịch đóng theo đợt cho từng học viên, tự nhắc trước hạn vài ngày, và áp miễn giảm như giảm cho anh chị em ruột hay học bổng mà không phải sửa tay từng phiếu.

Ghi nhận khiếu nại và điều chỉnh học phí

Phụ huynh báo đã chuyển khoản mà phần mềm vẫn ghi nợ, hoặc thắc mắc vì sao tháng này học phí tăng. Nếu những yêu cầu đó chỉ nằm trong tin nhắn của giáo vụ thì không ai theo dõi được đã xử lý tới đâu. Phần mềm cần có chỗ ghi nhận yêu cầu gắn với hồ sơ học viên, người xử lý và kết quả, và mọi lần sửa số tiền đều lưu lịch sử: ai sửa, sửa lúc nào, lý do gì. Lịch sử sửa đổi này cũng là thứ kế toán cần khi kiểm quỹ cuối tháng.

Tính năng thu học phí tự báo có trong phần mềm của trường, trung tâm

Phần mềm thu học phí MONA làm theo yêu cầu có thể gắn thêm tính năng thu tiền tự báo có. Tới kỳ đóng, hệ thống gửi cho phụ huynh một mã QR. Mã đã có sẵn số tiền và mã học sinh. Phụ huynh mở app ngân hàng quen dùng, quét mã và chuyển khoản.

Tiền đi thẳng vào tài khoản ngân hàng của trường, không qua bên nào giữ hộ. Ngân hàng báo có thì phần mềm tự gạch khoản học phí của đúng học sinh đó. Giáo vụ nhận thông báo ngay, không phải chờ kế toán soát sao kê cuối ngày. Học sinh đóng theo tháng, theo khoá hay theo tín chỉ đều gạch được.

Khác cổng thanh toán, cách này không trừ phần trăm trên học phí. Trường dùng miễn phí 500 giao dịch mỗi tháng. Phần nhận tiền chạy trên MONA Pay, thứ MONA đã làm sẵn, nên ghép vào phần mềm nhanh. Luồng chi tiết anh chị xem ở trang app đóng tiền học phí tự báo có.

Khi nào cần tài khoản ảo riêng cho từng học viên

Mã QR có sẵn số tiền và nội dung đủ dùng cho phần lớn trung tâm. Trường hợp phụ huynh hay tự gõ chuyển khoản mà quên ghi nội dung, cách chắc chắn hơn là cấp cho mỗi học viên một số tài khoản ảo riêng: tiền vào số nào thì phần mềm biết ngay là học phí của ai. Giáo vụ khỏi dò sao kê. Trang ngành giáo dục của MONA Pay ghi cả hai cách, mã VietQR động điền sẵn số tiền hoặc tài khoản ảo riêng cho từng học viên, từng khoá. Khi MONA xem trang ngày 15/10/2026, ACB đang chạy chính thức, các ngân hàng khác đang kết nối, còn phí phần mềm quản lý học phí được báo giá riêng, không nằm trong MONA Pay. Cách nối phần nhận tiền vào phần mềm có ở bài tích hợp cổng thanh toán VietQR vào phần mềm.

Thu học phí không dùng tiền mặt theo hướng dẫn của Bộ GD&ĐT

Với trường công lập và nhiều trường tư, thu học phí bằng chuyển khoản không còn là lựa chọn riêng của nhà trường. Bộ Giáo dục và Đào tạo đã có hướng dẫn qua nhiều văn bản, và một số yêu cầu trong đó nói thẳng tới phần mềm quản lý trường học. MONA tra các văn bản dưới đây ngày 15/10/2026.

• Công văn 2741/BGDĐT-KHTC ngày 29/06/2022 hướng dẫn thanh toán học phí theo phương thức không dùng tiền mặt: trang bị sẵn phương tiện thanh toán, tích hợp phân hệ thanh toán vào phần mềm quản lý trường học, phối hợp với ngân hàng, trung gian thanh toán để khớp mẫu thông tin thanh toán, bố trí người hướng dẫn phụ huynh.
• Quyết định 4597/QĐ-BGDĐT ngày 28/12/2022 đặt mẫu thông tin thanh toán mà trường dùng chung với ngân hàng và trung gian thanh toán.
• Công văn 6646/BGDĐT-KHTC ngày 20/10/2025 nhắc lại việc thu học phí, lệ phí tuyển sinh và các khoản thu khác không dùng tiền mặt, yêu cầu tích hợp sẵn sàng phân hệ thanh toán trong phần mềm quản lý trường học, kiểm soát tồn quỹ tiền mặt, bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP (từ 01/01/2026 thay bằng Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP), và để người nộp tiền được chọn nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán.
• Nghị định 238/2025/NĐ-CP ban hành ngày 03/09/2025 thay Nghị định 81/2021/NĐ-CP và Nghị định 97/2023/NĐ-CP về cơ chế thu, quản lý học phí và miễn, giảm học phí, áp dụng từ năm học 2025 đến 2026.

Đọc các văn bản này, có ba yêu cầu chạm thẳng vào phần mềm thu học phí. Đầu tiên, phần thu tiền phải nằm trong phần mềm quản lý trường học, thay cho file riêng của kế toán. Kế đến, thông tin trên mỗi giao dịch phải đủ để đối chiếu: tên người nộp, đơn vị thụ hưởng, lý do nộp và số chứng từ. Sau cùng, dữ liệu học sinh và giao dịch là dữ liệu cá nhân, phần mềm phải phân quyền người xem và lưu nhật ký truy cập. Trường đang đổi phần mềm thì đưa ba điểm này vào hồ sơ yêu cầu ngay từ đầu. Sửa sau tốn hơn nhiều. Bài phần mềm nhận thanh toán và đối soát theo quy định đi sâu hơn vào phần đối soát và giấy phép trung gian thanh toán.

Bảng chọn phần mềm thu học phí theo loại hình

Mỗi loại đơn vị thu học phí theo một kiểu riêng, nên câu hỏi đầu tiên khi chọn phần mềm là nó tính tiền theo đơn vị nào: theo tháng, theo khoá, theo buổi, theo ngày ăn hay theo tín chỉ. Bảng dưới gom kiểu thu và tính năng cần có cho từng loại, dựa trên mô tả trong bài và trang sản phẩm MONA xem ngày 15/10/2026.

Phần mềm thu học phí đóng gói hợp với đơn vị có cách thu giống mẫu. Đơn vị có nhiều ngoại lệ, như vừa thu theo khoá vừa thu theo buổi học bù, thì đưa 3 đến 5 ca khó của mình cho nhà cung cấp làm thử trước khi ký. Ca dễ thì phần mềm nào cũng làm được.

Câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm quản lý thu học phí là gì?

Phần mềm thu học phí ra đời là giải pháp giúp quản lý hiệu quả thông tin liên quan đến học sinh, học viên (thông tin cá nhân, số điện thoại, số tiền đóng học phí…). Theo đó, mọi thông tin/dữ liệu sẽ được lưu trữ trực tiếp trên hệ thống. Việc sử dụng phần mềm quản lý thu học phí, người dùng sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức trong việc thống kê số liệu sao cho chính xác nhất.

2. Đối tượng sử dụng phần mềm quản lý học phí?

Với nhiều ưu điểm nổi bật, hệ thống phần mềm hỗ trợ thu học phí có thể sử dụng như một phần mềm quản lý trường học toàn diện và phù hợp cho nhiều đối tượng như:

• Trường mầm non, trung tâm dạy trẻ
• Trường học các cấp (công lập, tư thục): Tiểu học, Trung học cơ sở, Trung học phổ thông
• Các trường Đại học, Cao đẳng, Trung Cấp
• Cơ sở giáo dục: Trung tâm ngoại ngữ, Trung tâm tin học, Cơ sở luyện thi, Trung tâm dạy – thi sát hạch lái xe, Trung tâm gia sư, Trung tâm tư vấn du học…

3. Nên sử dụng phần mềm thu học phí hay quản lý bằng Excel ?

Hiện nay nhiều cơ sở giáo dục sử dụng công cụ Excel để quản lý thu học phí trong nhà trường, trung tâm giáo dục. Ưu điểm của nó là phần mềm thu tiền học sinh miễn phí và sử dụng khá đơn giản. Tuy nhiên, điểm hạn chế của ứng dụng Excel đó là khó kiểm soát, tính bảo mật không cao và tốn khá nhiều thời gian công sức.

Do đó, hãy thay đổi phương pháp quản lý truyền thống bằng hệ thống phần mềm thu học phí cho trường học chất lượng, tự động hóa mọi nghiệp vụ để tối ưu quy trình thực hiện.

4. Nên chọn phần mềm quản lý học phí nào?

Trường và trung tâm nên chọn theo kiểu thu học phí của mình: theo khoá, theo tháng, theo ngày ăn hay theo tín chỉ, rồi đưa vài ca khó cho nhà cung cấp làm thử. Với trung tâm ngoại ngữ, luyện thi, MONA LMS gói EduCenter có phần “Học phí, công nợ và lương” chung một hệ thống với lớp học và điểm danh.

Trường đại học, cao đẳng dùng gói UniMaster của MONA LMS, nối học phí với cổng sinh viên qua API; trường mầm non dùng MONA NextGen với học phí, tiền ăn tính theo ngày đi học thực tế. Sau bàn giao, MONA đào tạo người dùng và theo dõi thời gian đầu phần mềm chạy thật.

5. App quản lý thu học phí MONA LMS có bảo mật không?

Có. MONA LMS phân quyền theo vai trò: học sinh, phụ huynh, giảng viên và nhân viên ở mỗi chi nhánh có giao diện và quyền xem riêng, nên dữ liệu học phí chỉ hiện với người được phân quyền. Trường nên hỏi thêm nhà cung cấp về sao lưu, nhật ký truy cập và nơi đặt máy chủ trước khi ký hợp đồng.

→ Tham khảo thêm: Phần mềm chống gian lận thi online

6. Báo giá ứng dụng thu học phí của MONA LMS là bao nhiêu?

Tùy theo mô hình giáo dục của trường học, trung tâm sẽ có mức giá thiết kế phần mềm quản lý thu học phí khác nhau. Đội ngũ MONA hiểu rõ từng tính năng và hỗ trợ tư vấn cho khách hàng để tích hợp vào ứng dụng quản lý thu học phí. Do đó, để nhận báo giá web app/ app thu học phí MONA LMS chính xác, hãy liên hệ với MONA Software thông qua HOTLINE 1900 636 648.

Nội dung phía trên, MONA đã tổng hợp thông tin phần mềm thu học phí là gì, những tính năng nổi trội mà hệ thống quản lý thu học phí này mang lại cho người dùng. Đồng thời, MONA đã gợi ý top 10 phần mềm quản lý học phí trường học, trung tâm hiện nay. Trường và trung tâm có thể lọc vài phần mềm hợp mô hình của mình rồi đặt lịch demo để so sánh trên dữ liệu thật.

→ Tham khảo thêm các phần mềm liên quan:

• Phần mềm quản lý thiết bị trường học
• Phần mềm quản lý thư viện