Lợi ích khi quản lý bất động sản bằng phần mềm chuyên dụng

Sự mở rộng của thị trường bất động sản hiện nay ở Việt Nam đang khiến cho hoạt động này trở nên sôi nổi hơn bao giờ hết. Nhiều doanh nghiệp bất động sản được thành lập, kéo theo đó là xu hướng mua bán, đầu tư bất động sản cũng được gia tăng. Cũng bởi độ “sốt dẻo” của thị trường bất động sản mà hệ thống quản lý của các doanh nghiệp hiện nay cần có sự cải tiến. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình quản lý bất động sản giúp tối ưu hoạt động doanh nghiệp. Vậy phần mềm quản lý bất động sản cụ thể là gì và tại sao lại cần thiết cho các doanh nghiệp hiện nay?

Thực trạng về quản lý bất động sản hiện nay

Một doanh nghiệp bất động sản đòi hỏi rất nhiều về sự quản lý chặt chẽ. Không chỉ quản lý hoạt động nội bộ, bộ máy tổ chức mà còn đối với khách hàng. Do đó mà khối lượng công việc rất nhiều và yêu cầu một hệ thống quản lý mạnh. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng tìm kiếm được cách thức tối ưu hoá quy trình hoạt động, quản lý của mình.

Khó khăn khi quản lý bằng cách thủ công

Trước đây, hầu hết các doanh nghiệp quản lý hệ thống của mình theo cách thủ công. Tức là làm việc nhiều với giấy tờ, các files được lưu trữ mà chưa có sự kết nối nhất quán. Tương tự với việc quản lý khách hàng bằng Excel hoặc các phần mềm văn phòng, sổ sách. Các tài liệu dự án cũng được quản lý theo hình thức này.

Quản lý bằng cách thủ công chưa tạo được sự tối ưu trong quy trình hoạt động. Các vấn đề và dữ liệu chưa được xử lý kịp thời, không thể truy xuất ngay. Hoặc đối với những doanh nghiệp yêu cầu các thủ tục liên quan trong việc quản lý sẽ gây cản trở về thời gian và công sức. Nhìn chung, hình thức quản lý truyền thống gây ra cản trở nhiều về mặt thời gian, nhân sự và cơ hội cho doanh nghiệp.

Vì vậy nhiều doanh nghiệp bắt đầu có sự chuyển đổi số trong quy trình quản lý. Yếu tố này cho phép doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội nhanh chóng hơn.. Nhưng lựa chọn một phần mềm quản lý bất động sản thế nào mới phù hợp với hoạt động doanh nghiệp?

Phần mềm quản lý kinh doanh bất động sản là gì?

Hiểu đơn giản, phần mềm quản lý bất động sản dành cho những sàn giao dịch bất động sản, chủ đầu tư phân phối dự án và nhà môi giới. Phần mềm quản lý giúp hệ thống của doanh nghiệp từ nội bộ đến đối ngoại. Giúp đồng bộ hoá dữ liệu và mang tính liên kết cao. Hệ thống công nghệ tự động hóa quy trình quản lý, để bộ máy hoạt động diễn ra liên tục và không bị gián đoạn. So với việc quản lý bằng năng lực con người như lúc trước, hệ thống được đồng bộ hoá sẽ giảm thiểu được nhiều sai sót hơn cũng như ít xảy ra gián đoạn. Phần mềm cũng giải quyết một số yếu tố như tính liên kết với hệ thống bán hàng, hệ thống ứng dụng trên điện thoại và website của doanh nghiệp.

Công nghệ của phần mềm còn hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình xử lý nhanh chóng những thông tin quan trọng. Ví dụ như giải đáp kịp thời các yêu cầu từ khách hàng, nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng. Bên cạnh đó các thông tin cũng được truyền tải đến toàn bộ nhân sự chính xác và nhanh chóng. Toàn bộ hoạt động được ghi nhận để ban lãnh đạo theo sát quá trình.

Tính năng phân cấp hệ thống giúp doanh nghiệp thuận lợi theo dõi. Các phòng ban, nhân sự, dự án được phân chia có hệ thống.Tiến độ của công việc được cập nhật liên tục để đảm bảo khai thác bất động sản một cách tối đa.

Lợi ích quản lý kinh doanh nhà đất, bất động sản bằng phần mềm

Sau đây là một số lợi ích mà các doanh nghiệp nhận lại được khi sử dụng phần mềm quản lý bất động sản.

Tự động hoá các quy trình

Đầu tiên là toàn bộ quy trình được tự động hóa của phần mềm quản lý bất động sản giúp cho doanh nghiệp theo dõi một cách trực quan. Tiến độ công việc, hợp đồng, hoạt động giao dịch đều được cập nhật. Bên cạnh đó hệ thống cũng phân cấp thành các phòng ban và công việc rõ ràng.

Ví dụ như hệ thống nội bộ chính, bao gồm các hoạt động và tài liệu cần thiết; quản lý hệ thống đại lý, hợp đồng, kế toán, khách hàng, xuất báo cáo và dự án. Các tính năng cũng được phân quyền chính xác đến bộ phận đó để tối ưu hoá việc quản trị công việc. Giảm thiểu sai sót và đẩy nhanh hoạt động quản trị. Quá trình nhân viên hoạt động, lịch sử giao dịch cũng như tiến độ làm việc với khách hàng cũng được ghi nhận lại toàn bộ.

Hạn chế mọi sai sót

Các vấn đề liên quan mang tính chất phức tạp như thanh lý, chuyển nhượng, giao dịch và pháp lý,… sẽ được phần mềm quản lý chính xác, giúp doanh nghiệp giảm thiểu được sai sót ở mức tối đa. Từ đó các vấn đề được giải quyết kịp thời, không để những hậu quả không muốn về sau.

Đơn cử như việc giải quyết công nợ, nhắc nhở khách hàng hay thu chi của doanh nghiệp, tiến độ và tình hình dự án. Từng chi tiết được cập nhật, thông báo đến hệ thống và nhắc nhở khách hàng. Giúp cả hai phía đều nắm bắt được tình hình và có sự chuẩn bị trước.

Quản lý tài chính

Các vấn đề tài chính được phân cấp thành nhiều mục để quản lý. Đầu tiên là vấn đề hợp đồng, giải quyết công nợ và giao dịch với khách hàng. Công nợ và các giai đoạn giải quyết công nợ của khách hàng được cập nhật theo từng thời kỳ để doanh nghiệp giám sát chặt chẽ. Chế độ tin nhắn qua email hay SMS để nhắc nhở khách hàng đến hạn thanh toán. Thu chi và giao dịch với khách hàng cũng được ghi nhận lại để hỗ trợ cho quá trình báo cáo tài chính và hoạt động kế toán trong phần mểm quản lý nhà đất.

Cuối cùng là cập nhật giá cả cho các sản phẩm bất động sản, về việc bán ra và mua vào cũng được theo dõi theo thời gian thực. Giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình trạng của các sản phẩm, dự án bất động sản trên thực tế.

Kết nối các phòng ban

Ứng dụng quản lý nhân sự được tích hợp trong hệ thống quản lý bất động sản, giúp cho quản lý thông tin nhân sự, hợp đồng, chấm công và hiệu quả công việc đều được ghi nhận lại và lưu trữ dữ liệu, truy xuất nhanh chóng khi cần thiết. Cả bộ máy doanh nghiệp đều được hệ thống theo một khối thống nhất. Vì vậy mà hoạt động giữa các phòng ban mang tính chặt chẽ hơn, từ đó dễ dàng phối hợp và nắm bắt tiến độ của nhau hơn. Thúc đẩy cho sự phát triển chung của toàn doanh nghiệp. Hoạt động thu chi của công ty cũng được ghi nhận và báo cáo tài chính đến bộ phận kế toán. Để việc thực hiện tổng hợp báo cáo của phòng kế toán được thuận lợi hơn.

Quản lý dữ liệu, chương trình và chiến dịch

Quản lý thông tin khách hàng và dữ liệu của dự án sẽ được chặt chẽ và tối ưu hơn. Những khách hàng được đánh giá tiềm năng và thân thiết với công ty được ghi nhận lại giúp công ty hiểu rõ hơn về khách hàng của mình. Từ đó phát triển chiến lược chăm sóc khách hàng phù hợp với từng đối tượng.

Các dự án và chương trình khuyến mãi liên quan được quản lý dễ dàng, cập nhật tình trạng và kết quả của chương trình. Để doanh nghiệp nắm rõ tiến độ dự án và lên các chương trình, chiến dịch tiếp cận, bán cho khách hàng một cách phù hợp.

Phần mềm quản lý bất động sản của Mona Media

Một phần mềm quản lý bất động sản cần đảm bảo yếu tố: đầy đủ các tính năng cần thiết và hoạt động hiệu quả cho bộ máy tổ chức cũng như với khách hàng; chất lượng và sức làm việc “mạnh” giúp quá trình vận hành “trơn tru”; được xây dựng bởi những công nghệ mới nhất. Vì vậy cần lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ lập trình phần mềm có kinh nghiệm và chất lượng.

Tại Mona Media, phần mềm quản lý bất động sản được lập trình theo yêu cầu khách hàng. Do đó mỗi phần mềm đều phù hợp với mỗi doanh nghiệp và là sản phẩm độc nhất. Đảm bảo mức độ bảo mật cao, an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp.

Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực lập trình phần mềm quản lý doanh nghiệp và thực hiện nhiều dự án khách nhau, Mona Media am hiểu về lĩnh vực hoạt động của mỗi khách hàng. Khi tiếp nhận yêu cầu, chúng tôi tiến hành nghiên cứu và phân tích về thị trường của khách hàng, từ đó đề xuất những giải pháp phù hợp nhất. Công nghệ được sử dụng để lập trình tại Mona Media liên tục được cập nhật mới nhất.

Kết luận

Trên đây là những chia sẻ về các lợi ích mà doanh nghiệp quản lý bất động sản bằng phần mềm chuyên dụng. Qua đó, nhằm nâng cao khả năng kinh doanh, tiết kiệm tối đa thời gian và công sức, các doanh nghiệp cũng nên trang bị và sử dụng hệ thống quản lý nhà đất, bất động sản để giúp doanh nghiệp ngành càng phát triển bền vững cộng với sự chuyên nghiệp sẽ dễ dàng thu hút nhiều khách hàng tiềm năng, giúp gia tăng doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp.