Bật Mí Cách Quản Lý Doanh Thu Nhà Hàng Hiệu Quả, Tránh Thất Thoát

Quản lý doanh thu nhà hàng là một trong những công tác quan trọng, quyết định sự thành công và phát triển bền vững của bất kỳ doanh nghiệp F&B nào. Nếu không có chiến lược quản lý hiệu quả, nhà hàng dễ gặp tình trạng thất thoát, kiểm soát tài chính kém và dễ “đi vào ngõ cụt”. Ở bài viết dưới đây, hãy cùng MONA Software khám phá những bí quyết quản lý doanh thu nhà hàng một cách khoa học và hiệu quả, giúp quá trình vận hành chuyên nghiệp hơn.

Quản lý doanh thu nhà hàng là gì?

Quản lý doanh thu nhà hàng là một quy trình toàn diện, bao gồm việc theo dõi, phân tích và kiểm soát tất cả các nguồn thu của nhà hàng. Công tác này không chỉ bao gồm việc ghi nhận doanh số từ việc bán món ăn, đồ uống và dịch vụ, mà còn đảm nhận việc dự báo nhu cầu, tối ưu hóa giá cả và điều chỉnh chiến lược kinh doanh.

Mục tiêu cốt lõi của quy trình quản lý doanh thu nhà hàng là tối đa hóa lợi nhuận, đảm bảo sự ổn định tài chính và tạo đà cho sự phát triển bền vững của nhà hàng. Khác với việc chỉ đơn thuần tính toán doanh thu thuần (doanh thu sau khi trừ các khoản chi phí), quản lý doanh thu là một quá trình chủ động, liên tục, đòi hỏi sự nhạy bén và khả năng thích ứng với thị trường.

4 yếu tố chính trong quản lý doanh thu nhà hàng

Để vận hành quy trình quản lý doanh thu một cách mượt mà và hiệu quả nhất, chủ nhà hàng cần nắm vững và tập trung vào bốn yếu tố cốt lõi. Đây chính là “kim chỉ nam” cho mọi quyết định và hành động liên quan đến việc tối ưu hóa nguồn thu.

• Quản lý công suất nhà hàng: Yếu tố này tập trung vào việc tối ưu hóa khả năng phục vụ của nhà hàng như quản lý hiệu quả hệ số quay vòng bàn, tỷ lệ đặt bàn trước và số lượng khách trung bình mỗi bàn. Thông qua việc  nâng cao công suất, nhà hàng có thể phục vụ nhiều khách hàng hơn trong cùng một khoảng thời gian, từ đó gia tăng doanh thu mà không cần mở rộng quy mô vật lý.
• Nắm bắt nhu cầu khách hàng: Nhu cầu của khách hàng luôn biến đổi, chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như thời gian, xu hướng và sự kiện. Vì vậy, nhà hàng cần chủ động nghiên cứu thị hiếu, thu thập phản hồi của khách hàng để điều chỉnh thực đơn, dịch vụ, chương trình khuyến mãi, tạo ra những trải nghiệm ẩm thực phù hợp, đáp ứng mong đợi của thực khách.
• Thiết lập mức giá phù hợp: Việc định giá sản phẩm, dịch vụ cần được thực hiện một cách khoa học, cân bằng giữa lợi nhuận của nhà hàng và khả năng chi trả của khách hàng. Mức giá cần phản ánh giá trị của món ăn, dịch vụ, đồng thời phải cạnh tranh so với các đối thủ trong cùng phân khúc.
• Phân khúc khách hàng: Thay vì cố gắng mở rộng phạm vi tiếp cận, nhà hàng nên phân chia khách hàng thành các nhóm nhỏ dựa trên đặc điểm chung (như độ tuổi, thu nhập, sở thích…) để tập trung nguồn lực hiệu quả hơn. Từ đó, việc xây dựng các chiến dịch marketing, chương trình khuyến mãi và xây dựng thực đơn sẽ hợp lý hơn, tăng khả năng thu hút và giữ chân khách hàng.

-> Tìm hiểu thêm các bài viết hữu ích:

• 6 quy tắc vàng khi quản lý kinh doanh nhà hàng
• Hướng dẫn cách phân loại khách hàng khi kinh doanh nhà hàng, quán ăn

Lý do mà doanh nghiệp cần quản lý doanh thu nhà hàng hiệu quả

Việc áp dụng đúng cách quản lý doanh thu nhà hàng sẽ giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt được tình hình tài chính và tối ưu hóa lợi nhuận. Dưới đây là những lý do cụ thể tại sao việc quản lý doanh thu lại quan trọng đến vậy đối với sự thành công của một nhà hàng:

Hạn chế tình trạng thiếu hụt doanh thu

Quản lý doanh thu chặt chẽ giúp nhà hàng theo dõi sát sao mọi giao dịch từ đơn hàng đã thanh toán đến các khoản nợ của khách. Quá trình ghi chép chính xác, minh bạch và hệ thống này sẽ giúp các chủ quản lý dễ dàng phát hiện kịp thời các sai sót, nhầm lẫn hoặc thậm chí là gian lận trong quá trình thu ngân. Nhờ đó, nhà hàng có thể giảm thiểu tối đa nguy cơ thất thoát doanh thu, đảm bảo nguồn tiền được bảo toàn và sử dụng hiệu quả.

Giúp đánh giá chính xác về tình hình doanh thu của nhà hàng

Khi dữ liệu doanh thu được cập nhật thường xuyên, liên tục (theo ngày, tuần, tháng), chủ doanh nghiệp sẽ nắm được tình hình hoạt động kinh doanh của nhà hàng. Đây cũng sẽ là cơ sở để dễ dàng nhận biết xu hướng tăng trưởng, xác định các sản phẩm bán chạy, đánh giá hiệu quả của các chương trình khuyến mãi và phát hiện vấn đề cần cải thiện.

Hỗ trợ quản lý chặt chẽ chi tiêu

Quy trình quản lý doanh thu nhà hàng hiệu quả đi đôi với kiểm soát chi tiêu chặt chẽ giúp chủ nhà hàng có cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính. Bằng cách theo dõi sát sao các khoản thu chi, bạn có thể xác định chính xác lợi nhuận thực tế, từ đó điều chỉnh ngân sách hợp lý. Trên thực tế, nhiều nhà hàng dù có lượng khách đông đúc nhưng vẫn không đạt được mức lãi như kỳ vọng do thiếu sự kiểm soát trong chi tiêu. Quản lý chặt chẽ không chỉ giúp phát hiện kịp thời các sai sót mà còn đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả và bền vững hơn.

-> Xem ngay: Bật mí cách tối ưu chi phí vận hành nhà hàng cho người mới

Các cách quản lý doanh thu phổ biến hiện nay

Hiện nay, có nhiều phương pháp giúp nhà hàng theo dõi và kiểm soát doanh thu một cách hiệu quả. Mỗi cách thức dù là truyền thống hay hiện đại đều sở hữu ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với quy mô và nhu cầu quản lý khác nhau. Việc lựa chọn phương pháp phù hợp không chỉ giúp hạn chế thất thoát mà còn tối ưu hóa quá trình vận hành.

Dưới đây là những cách quản lý doanh thu phổ biến mà các nhà hàng có thể áp dụng:

Ghi chép sổ sách

Phương pháp quản lý doanh thu truyền thống này phù hợp với các quán ăn, nhà hàng có quy mô nhỏ, số lượng giao dịch không quá lớn. Chủ nhà hàng hoặc nhân viên thu ngân sẽ ghi chép thủ công các khoản thu và chi vào sổ sách. Ưu điểm của cách quản lý doanh thu nhà hàng này là tính đơn giản, dễ thực hiện và không tốn chi phí đầu tư. Tuy nhiên, quá trình ghi chép thủ công dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn, gây khó khăn trong việc theo dõi, đối chiếu và tổng hợp dữ liệu, đặc biệt khi lượng giao dịch tăng lên.

Sử dụng Excel

Excel là một công cụ quản lý doanh thu phổ biến hơn so với sổ sách, đặc biệt với các nhà hàng có quy mô vừa và nhỏ. Với các hàm tính toán tích hợp sẵn, Excel giúp việc thống kê, phân tích doanh thu trở nên dễ dàng và chính xác hơn. Tuy nhiên, để sử dụng hiệu quả công cụ này, người dùng cần có kiến thức nhất định về các công thức và hàm tính. Ngoài ra, việc nhập liệu thủ công vẫn tiềm ẩn nguy cơ sai sót và tốn nhiều thời gian, đặc biệt khi khối lượng dữ liệu lớn.

Sử dụng phần mềm

Với sự phát triển của công nghệ, việc sử dụng phần mềm quản lý doanh thu nhà hàng là giải pháp tối ưu và ngày càng được ưa chuộng. Các phần mềm này tự động hóa nhiều quy trình như ghi nhận đơn hàng, thanh toán, đến theo dõi tồn kho và lập báo cáo tài chính. Quá trình này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức mà còn giảm thiểu sai sót, tăng tính chính xác và minh bạch trong quản lý. Hơn nữa, các phần mềm quản lý hiện đại còn cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu chuyên sâu, giúp chủ nhà hàng đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên số liệu thực tế.

NHAHANG.AI – Phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn chuyên nghiệp được tin dùng nhất hiện nay!Là phần mềm được nghiên cứu và phát triển bởi đội ngũ lập trình viên có trình độ chuyên môn cao của MONA Software – công ty phần mềm hàng đầu trên thị trường hiện nay, phần mềm NHAHANG.AI sở hữu các tính năng hữu ích, mang đến một hiệu quả quản lý toàn diện và hiện đại cho mọi quy mô nhà hàng, quán ăn.

Theo đó, phần mềm NHAHANG.AI mang đến giải pháp quản lý doanh thu nhà hàng hiệu quả thông qua hệ thống thống kê và báo cáo chi tiết như:

• Báo cáo tổng quan tình hình kinh doanh nhà hàng: Phần mềm NHAHANG.AI cung cấp báo cáo tổng quan giúp chủ quán nắm bắt toàn bộ hoạt động kinh doanh hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Dữ liệu được hiển thị trực quan dưới dạng bảng và biểu đồ, giúp quá trình đánh giá và ra quyết định trở nên dễ dàng hơn.
• Báo cáo phản hồi từ khách hàng: Phần mềm Nhà Hàng AI tích hợp hệ thống thu thập và thống kê phản hồi khách hàng theo thời gian thực. Thông tin này bao gồm chi tiết về từng khách hàng và thời gian họ đưa ra phản hồi, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và xử lý kịp thời. Nhờ đó, các vấn đề phát sinh có thể được khắc phục nhanh chóng, góp phần nâng cao mức độ hài lòng và gia tăng tỷ lệ khách hàng quay lại.
• Báo cáo tình hình khách hàng: Hệ thống phần mềm giúp nhà hàng xây dựng chiến lược chăm sóc khách hàng hiệu quả thông qua các báo cáo chi tiết về số lượng khách hàng theo từng hạng. Đồng thời, phần mềm cũng thống kê lượt khách đến trong ngày, thời gian khách ngồi lại quán, và đặc biệt là dữ liệu về ngày sinh nhật khách hàng để lên kế hoạch khuyến mãi hoặc tặng quà tri ân.
• Báo cáo chất lượng phục vụ: Với phần mềm Nhà Hàng AI, bạn có thể dễ dàng theo dõi chi tiết hiệu suất phục vụ qua các chỉ số quan trọng như tổng số món ăn được phục vụ, số món bị hủy, món bị trễ hoặc báo hết món. Hệ thống cũng thống kê số lượng đơn hàng theo từng khung giờ, giúp quản lý nắm bắt giờ cao điểm và tối ưu hóa nhân sự.

Và còn rất nhiều các tính năng khác đang chờ bạn tự mình trải nghiệm miễn phí ngay tại đây:

Hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline 1900 636 648 để được tư vấn chi tiết và nhanh chóng sở hữu phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn chuyên nghiệp này nhé!

-> Để hiểu rõ hơn về phần mềm NHAHANG.AI – phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn số 1 trong ngành FnB hiện nay ở ngay video dưới đây:

Trên đây là những chia sẻ về cách quản lý doanh thu nhà hàng hiệu quả giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát tài chính chặt chẽ và hạn chế thất thoát. Tùy vào quy mô và mô hình kinh doanh, nhà hàng có thể lựa chọn cách thức quản lý phù hợp nhất để tối ưu hóa doanh thu. Hy vọng những thông tin mà MONA chia sẻ sẽ hỗ trợ bạn trong việc xây dựng một hệ thống quản lý doanh thu khoa học và hiệu quả nhất.

-> Có thể bạn muốn khám phá thêm:

• Cần chuẩn bị những gì khi mở thêm chi nhánh mới cho nhà hàng?
• Những ý tưởng marketing nhà hàng hiệu quả nhất