thiết kế phần mềm hóa đơn điện tử

Thiết kế phần mềm hóa đơn điện tử – quản lý hóa đơn

Trong thời đại ứng dụng công nghệ kỹ thuật số, phần mềm hóa đơn điện tử ngày càng trở nên phổ biến dần thay thế hoàn toàn cho những mẫu đơn giấy, là giải pháp tối ưu hóa nâng cao chất lượng doanh nghiệp. Không chỉ mang lại những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, việc sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay còn mang đến những sự tiện dụng cho khách hàng điển hình như việc tiết kiệm thời gian, chi phí trong quá trình hợp tác với doanh nghiệp.

Ước tính đến năm 2020, 90% doanh nghiệp sẽ được thực hiện hóa đơn điện tử  hoặc 90% lượng hàng hóa cho phép mua bán ( lưu thông). Việc sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử trở thành xu hướng tất yếu mà mỗi doanh nghiệp cần phải có nhằm tăng năng suất công việc và nâng cao hình ảnh thương hiệu.

Phần mềm hóa đơn điện tử là gì ?

Hóa đơn điện tử là một dạng hóa đơn hiện đại và đơn giản hơn với cách thức lưu trữ và quản lý thông tin được cải tiến hoàn toàn mới dành cho doanh nghiệp. Đây là hình thức cần thiết mà doanh nghiệp cần đưa vào sử dụng giúp cho công đoạn kê khai thuế đơn giản và minh bạch hơn.

Phần mềm quản lý hóa đơn là phần mềm chuyên dụng cho việc  lưu trữ và quản lý hóa đơn trên hệ thống điện tử. Đây là giải pháp tối ưu hóa đơn hàng đầu hiện đại nhất cho doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thường xuyên phải phát sinh giao dịch hóa đơn. Phần mềm hóa đơn điện tử hỗ trợ phương thức quản lý mới áp dụng hiệu quả cho các doanh nghiệp, giúp bạn tiết kiệm phần lớn thời gian trong công việc và chi phí vận hành kinh doanh.

Những chức năng của phần mềm hóa đơn điện tử

Phần mềm hóa đơn điện tử cho phép lập hóa trên Mobile

Đầu tiên phải kể đến tính năng tiện dụng nhất của phần mềm hóa đơn điện tử là cho phép người sử dụng có thể thực hiện các nghiệp vụ liên quan hóa đơn ngay trên nhiều nền tảng không chỉ riêng giao diện webiste, desktop mà còn tích hợp trên các thiết bị di động. Phần mềm tiện lợi cho người dùng mọi lúc mọi nơi, đảm bảo tính thống nhất, chính xác và vô cùng tiện lợi cho người dùng. Phiên bản phần mềm có thể chạy trên cả hai nền tảng thiết bị phổ biến là Android IOS.

Kết nối với dữ liệu phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị

phần mềm kế toán bán hàng và phần mềm erp (phần mềm quản trị doanh nghiệp) là những phần mềm phổ biến được nhiều các doanh nghiệp sử dụng để giúp cải thiện, đồng thời nâng cao khả năng cạnh tranh của mình

Liên kế giữa phần mềm hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán giúp cho việc phân hệ hóa đơn điện tử trên các phần mềm kế toán, quản lý này. Nói cách khác, chính là tích hợp cả 2 phần mềm thành một vào cùng hệ thống thông tin và chức năng thống nhất giúp kế toán thực hiện hiệu quả các nghiệp vụ của mình

Việc sử dụng tích hợp cả 2 hệ thống này lại trên một phần mềm mang có thể thấy vô cùng cần thiết, đồng thời nó cũng trở thành một “cánh tay đắc lực” cho khâu kế toán. Vì thế khi lựa chọn xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử cũng cần lưu ý đến chi tiết này để mang lại những lợi ích và tiện dụng cho doanh nghiệp

Những chức năng của phần mềm hóa đơn điện tử
Những chức năng của phần mềm hóa đơn điện tử

Tích hợp tính năng thanh toán trực tuyến ngay trên thiết bị di động

Nhờ vào sự ra đời của hóa đơn điện tử mà thời gian thanh toán của người mua được diễn ra nhanh hơn trước đây thông qua việc gửi – nhận qua email và SMS. Tuy nhiên vẫn có nhiều trường hợp xảy ra khiến cho việc thanh toán bị gián đoạn chậm trễ như: thanh toán nhầm số tiền trên hóa đơn, sai thông tin tài khoản của người bán hoặc khách hàng, người mua quên thanh toán, nhận thanh toán chậm do khách hàng chuyển ngân hàng khác, mất thời gian đối soát khi có tiền về tài khoản công ty,…

Nhưng ngày nay khi áp dụng tính năng thanh toán trực tiếp bằng điện thoại di động, người mua hàng đã có thể thanh toán trực tiếp ngay trên thiết bị khi nhận được hóa đơn từ người bán. Điều này phần nào đã mang lại nhiều lợi ích cho cả đôi bên trong quá trình giao dịch

  • Thanh toán chính xác, đảm bảo chắc chắn thông tin đơn hàng: số tiền, số tài khoản, người nhận,…
  • Nhận tiền ngay sau khi khách hàng đã chuyển thanh toán qua
  • Tiết kiệm thời gian
  • Cam kết minh bạch, rõ ràng quá trình nhận – gửi

Quản trị hóa đơn hiệu quả

Đối với hóa đơn điện tử cá nhân bán hàng hóa, hộ, dịch vụ (trừ dịch vụ được cơ quan thuế cấp hóa đơn),… tất cả đều phải có trách nhiệm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp.

Với tính năng quản trị sử dụng hóa đơn điện tử tương thích trên mọi giao diện: máy tính, điện thoại, máy tính bảng,… giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn toàn diện, tức thời và hiệu quả nhất.

  • Kiểm soát, theo dõi chặt chẽ tổng hóa đơn
  • Tổng giá trị hóa đơn đã phát hành
  • Thống kê số hóa đơn (chưa phát hành, hóa đơn xóa bỏ,…)
  • Báo cáo tình hình hóa đơn tức thời hiệu quả
Quản trị hóa đơn cho nhà quản lý
Quản trị hóa đơn cho nhà quản lý

Lợi ích phần mềm hóa đơn điện tử

Nâng cao sức cạnh tranh

Với những hóa đơn truyền thống , thủ tục đăng ký khá rườm rà và bất tiện đối với khách hàng. Trong bối cảnh công nghệ 4.0, hầu như đối với tất cả các doanh nghiệp đều cần đến việc sử dụng hóa đơn điện tử để tiết kiệm tối đa thời gian, xóa bỏ đi những công đoạn không cần th­iết. Có thể thấy phần mềm hóa đơn điện tử thúc đẩy quá trình nhanh hơn gấp 7 lần so với những hóa đơn giấy. Thay vào đó, các doanh nghiệp dùng thời gian để tăng năng suất hiệu quả , thúc đẩy tiến độ quá trình làm việc của công ty mà sẽ không mất quá nhiều thời gian vào những mớ thủ tục.

Nếu như doanh nghiệp bây giờ vẫn còn đang ở ngưỡng “thụt lùi” so với thời đại tiên tiến, thì làm sao bạn có sức để cạnh tranh với hành ngàn công ty đối thủ ? Sao để công ty phát triển hơn? Hơn nữa, việc sử dụng ứng dụng hóa đơn điện tử không chỉ nâng cao sức cạnh tranh mà còn nâng tầm chất lượng thương hiệu của doanh nghiệp.

Quản lý hiệu quả

 Trước kia việc quản lý hóa đơn giấy vô cùng vất vả, phải tuyệt đối cẩn thận. Nếu có lỡ làm mất hóa đơn, doanh nghiệp phải giải trình chi tiết và hợp lý với cơ quan Thuế. Hàng tháng, bộ phận kế toán có nghĩa vụ phải thống kế tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan Thuế để kiểm soát tình hình tài chính công ty.

Từ ngày hóa đơn điện tử ra đời nói chung và phần mềm hóa đơn điện tử nói riêng, việc xác thực hóa đơn cũng giảm bớt các thủ tục hành chính. Bởi khi sử dụng mã xác thực, thông tin hóa đơn đã được lưu trữ và kiểm soát trên hệ thống tổng cục Thuế. Bên cạnh đó,phần mềm hóa đơn điện tử có kết nối với cơ quan Thuế, trước khi được xác thực, kế toán có thể kiểm tra kỹ càng lại thông tin hóa đơn, thực hiện chỉnh sửa nếu có sai sót. Điều đó giúp cho việc quản lý hóa đơn một cách hiệu quả và chính xác.

Khi hóa đơn đã được cấp mã xác thực đồng nghĩa với việc hóa đơn đã mang tính giá trị pháp lý. Khách hàng khi muốn kiểm tra hóa đơn chỉ cần nhập mã hóa đơn và website Thuế để tra cứu thông tin. Nhờ đó ngăn chặn tối đa được hành vi làm giả hay sử dụng hóa đơn quá thời hạn. App hóa đơn điện tử có chứa các thông tin để nhận diện thương hiệu doanh nghiệp như logo, hình ảnh. Sử dụng phần mềm không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn và còn xây dựng lòng tin cậy của khách hàng với uy tín thương hiệu.

Kiểm soát cân bằng tài chính

Để in hóa đơn giấy, trung bình doanh nghiệp sẽ cần chi 3-5 triệu đồng cho mỗi lần in. Chưa đề cập đến việc con số này còn gia tăng đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn. Như vậy, có thể thấy con số in hóa đơn có thể lên đến tới chục triệu đồng cho mỗi lần. Sau đó lại phải phát sinh phí chuyển phát nhanh để có thể gửi đến khách hàng. Số lượng hóa đơn càng lớn, phí càng tăng.

Lợi ích của phần mềm ở đây giảm thiểu được toàn bộ phí in hóa đơn. Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện một vài thao tác đơn giản sau đó gửi hóa đơn tới cơ quan Thuế để được và gửi cho khách hàng của mình dưới dạng file điện tử. Từ đó có thể thấy phần mềm hóa đơn điện tử tiết kiệm tối đa cho doanh nghiệp, công ty có thể dùng khoản đó cho nhiều mục tiêu hoạt động dự án khác , cân bằng tài chính, đưa số chi phí in hóa đơn gần như hoàn toàn về bằng 0.

Vấn đề tài chính sẽ được kiểm soát chặt chẽ
Vấn đề tài chính sẽ được kiểm soát chặt chẽ

Tại sao nên thiết kế phần mềm quản lý hóa đơn điện tử

Tính bảo mật cao

Bảo mật hóa đơn điện tử chính là giải pháp an toàn để doanh nghiệp để doanh nghiệp có thể bí mật tài liệu, thông tin kinh doanh. Tăng cường tính bảo mật cũng đồng thời tránh sự xâm phạm của những âm mưu đánh cắp thông tin từ đối thủ hay các thành phần xấu trên mạng xã hội gây hại cho doanh nghiệp. Việc truy cập dữ liệu chỉ được phép thực hiện đối với đối tượng được phân quyền tương ứng.

Giúp ngăn chặn việc truy cập/ thay đổi trái phép đối với các chương trình/phần mềm/ dữ liệu trong hệ thống. Phần mềm được cài đặt xác thực bằng tên tài khoản, mật khẩu, chữ ký số và đa nhân tố,…Một điều an tâm cho doanh nghiệp là cơ chế sao lưu có thể tự động phục hồi nếu gặp sự cố hệ thống báo lỗi, tránh tình trạng mất mát dữ liệu trong quá trình sử dụng.

Dễ sử dụng

Phần mềm hóa đơn điện tử đã dần trở nên công cụ hữu ích cho doanh nghiệp trong công cuộc chạy đua bứt phá cải tiến. Tuy nhiên vẫn còn nhiều doanh nghiệp băn khoăn trong việc cập nhật cải cách này. Hay nói một cách khác, họ e ngại khi phải thay đổi bộ máy hệ thống quy trình làm việc đang vận hành ổn định của mình. Thế nên một trong những điều tiên quyết khi lựa chọn phần mềm phải là an toàn và dễ sử dụng nhất.

Đối với các ban ngành kế toán, đặc thù sẽ có những hạn chế về mặt kỹ thuật, đó cũng là rào cản trong việc sử dụng các tính năng phần mềm. Vì thế giao diện phần mềm phải thân thiện, phù hợp với mọi người, dễ sử dụng để có thể dễ dàng trong quá trình làm việc mà không cần tốn phí nhờ đến sự đồng hành của các chuyên gia.

Nhiều tính năng hấp dẫn

Phần mềm sẽ được tích hợp nhiều tính năng cần thiết phục vụ cho kế toán như giúp doanh nghiệp tạo biểu mẫu hóa đơn, bên cạnh đó còn giúp việc lưu trữ dễ dàng trên các biểu mẫu sẵn có. Nhưng điều lưu ý, chỉ nên sử dụng những tính năng cần thiết và không nên “thâu tóm” mọi tính năng ngay cả khi không sử dụng.

Tại sao nên thiết kế phần mềm hóa đơn điện tử tại Mona

Quy trình thiết kế phần mềm

Mona Media tự hào là nhà cung cấp sản phẩm tốt nhất, cam kết phục vụ khách hàng “từ A-Z” tuân theo những bước chuyên nghiệp nhất giúp khách hàng vừa có thể theo dõi được quá trình tiến độ công việc, vừa có thể đóng góp ý kiến chỉnh sửa để hoàn thành sản phẩm mang lại cho khách hàng sự tin tưởng hài lòng tuyệt đối.

  • Ghi chép tiếp nhận và lưu trữ toàn bộ thông tin, yêu cầu cụ thể từ khách hàng và hỗ trợ tư vấn, giải đáp mọi thắc mắc về dịch vụ khi thiết kế phần mềm hóa đơn điện tử.
  • Tiến hành trao đổi từ cả hai bên để thống nhất những giải pháp tốt nhất , khi đã xong thỏa thuận, tiến hành ký kết hợp đồng
  • Thiết kế phần mềm hóa đơn điện tử ứng dụng cho doanh nghiệp cho hiệu quả nhất.
  • Designer thu thập ý kiến khách hàng sau đó lên ý tưởng tiến hành thiết kế giao diện, chuyển giao cho bộ phận code và xây dựng bản xem trước
  • Gửi bản xem trước cho khách hàng , nhận feedback, ghi chú kỹ càng và chỉnh sửa sao cho phù hợp (nếu có).
  • Hướng dẫn khách hàng cách thức sử dụng từng bước
  • Bàn giao toàn bộ sản phẩm sau khi hoàn thành cho khách, cuối cùng thực hiện các bước thanh toán như trên hợp đồng.

Đội ngũ nhân viên luôn tận tâm và chuyên nghiệp

Mona Media bao gồm đội ngũ lập trình viên phần mềm chuyên nghiệp, thành thạo hầu hết các ngôn ngữ lập trình phổ biến hiện nay (.NET, Javascript, PHP, HTML5, CSS3,), thậm chí cả các phần mềm thiết kế đồ họa như AI, Sketch và photoshop. Đến với Mona Media, khách hàng không phải lo về tính năng bảo mật, mọi dữ liệu và thông tin đều được áp dụng theo công nghệ mới nhất trên thế giới. Khi khách hàng có nhu cần SEO trang web, thì Mona vẫn có các giải pháp hiện đại tối ưu nhất để phục vụ, cam kế mang đến cho khách hàng sự hài lòng tuyệt đối.

Đến với “ngôi nhà chung” Mona Media, bạn sẽ được đội ngũ chuyên viên tư vấn miễn phí thân thiện, phân tích và đưa ra các giải pháp tối ưu, tiết kiệm nhất cho doanh nghiệp của bạn. Một điểm cộng giúp Mona Media nhận được sự yêu mến là luôn cam kết hỗ trợ lâu dài cho quý doanh nghiệp trong suốt quá trình sau bán hàng.

Hoàn thành đúng tiến độ

Mona Media đã ký cam kết hoàn thành đúng thời hạn như trên hợp đồng thỏa thuận, và chắc chắn vẫn sẽ đảm bảo chất lượng ưu việt tuyệt đối cho khách hàng. Dịch vụ thiết kế website chúng tôi vô cùng đa dạng và phong phú, một website chuyên nghiệp đầy đủ tính năng gồm có:

  • Thiết kế website: giao diện dựa trên theo yêu cầu, sở thích, nhận diện thương hiệu và phong thủy.
  • Lập trình phần mềm riêng: Các phần mềm và tính năng về hóa đơn điện tử
  • Dịch vụ SEO: Đẩy website lên trang đầu kết quả tìm kiếm nhanh nhất đối với những khách hàng đang có nhu cầu.
  • OutSource HTML: xử lý các công việc về Front End, HTML, JS khó, file thiết kế lạ.
  • Lập trình ứng dụng tích hợp cho mobile (Android/iOS, luôn ổn định và đảm bảo tương thích mọi thiết bị.
  • Bán phần mềm code sẵn: Phần mềm được chúng tôi nghiên cứu và tối ưu sẵn, doanh nghiệp chỉ cần mua về dùng

Mona Media luôn đặt chữ “tín” lên hàng đầu nên trải qua nhiều năm, dù có rất nhiều đối thủ cạnh tranh vẫn là đối tác tin cậy với các doanh nghiệp lớn nhỏ trong và ngoài nước như Mĩ, Pháp, Đức, Singapore,…và thậm chí đối với cả những vị khách khó tính nhất đến từ xứ sở hoa anh đào như Nhật Bản.

Lập trình phần mềm tại Mona Media
Lập trình phần mềm tại Mona Media

 Giá cả cạnh tranh

Giá cả khá quan trọng trong cuộc đua các nhà bán phần mềm hóa đơn điện tử, có thể thấy, những nhà cung cấp phần mềm họ sẽ có những công nghệ tiên tiến vượt bậc, giao diện bắt mắt dễ sử dụng, tính năng bảo mật cao, chăm sóc khách hàng luôn là yếu tố hàng đầu. Tuy nhiên một yếu tố để quyết định nữa đó chính là giá cả dịch vụ thiết kế phần mềm so với thị trường.

Mona tuy có thể nói không phải là nơi rao giá “rẻ bèo” với những lời phô trương khuếch đại, nhưng cam kế với từng mỗi sản phẩm được làm ra với cả tâm huyết dành cho khách hàng đi kèm với một mức giá hợp lý, hữu nghị nhất cho cả đôi bên.

Hỗ trợ tư vấn 24/7

Độ ngũ nhân viên luôn sẵn sàng phục vụ tư vấn 24/7 , giải đáp mọi thắc mắc khi khách hàng có nhu cầu. Còn chần chừ gì nữa mà không nhanh tay nhấc máy gọi hay nhắn tin vào website Mona Media để được tư vấn miễn phí và nhận được nhiều ưu đãi.

Thông tin liên hệ

Địa chỉ: 319 C16 Lý Thường Kiệt, P15, Q11, TP. HCM

Hotline: 1900636648

Gmail: [email protected] hoặc [email protected]

Website: https://mona.media/

Có thể bạn quan tâm...

Bài viết phổ biên‌

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *