Chủ một cửa hàng mở tờ khai thay đổi thông tin hóa đơn điện tử trên phần mềm, bấm gửi, rồi hôm sau thấy hồ sơ nằm ở trạng thái chờ xác thực và một email nhắc làm trong thời hạn ngắn. Từ 15/05/2026, tình huống này là chuyện thường: xác thực sinh trắc học hóa đơn điện tử là bước bắt buộc với người đại diện theo pháp luật khi đăng ký mới, hoặc khi đổi thông tin sử dụng hóa đơn vì thay người đại diện. Người đó tự quét khuôn mặt trên ứng dụng eTax Mobile, nhân viên kế toán không làm thay được. Các thay đổi còn lại, theo hướng dẫn của nhiều đơn vị phần mềm, dùng mã OTP. Bài này đi từ ai phải làm, thao tác từng bước, đến chuyện người không dùng được điện thoại và những lỗi khiến hồ sơ bị trả. Căn cứ là Công văn 3078/CT-NVT của Cục Thuế và các hướng dẫn công khai, tra ngày 07/10/2026.
Ai phải xác thực sinh trắc học khi đăng ký hóa đơn điện tử?
Theo Công văn số 3078/CT-NVT ngày 15/5/2026 của Cục Thuế, người phải xác thực là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, trong hai trường hợp: đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, và thay đổi thông tin đăng ký do thay đổi người đại diện theo pháp luật. Người nước ngoài chưa đáp ứng quy định về định danh điện tử mức 2 được loại trừ theo lộ trình. Hồ sơ cần xác thực là tờ khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Báo Thuế và Hải quan và báo Nhân Dân cùng dẫn nội dung này từ công văn.
Thay đổi thông tin mà không đụng tới người đại diện thì sao? Ba nguồn hướng dẫn công khai, gồm einvoice.vn, Sapo và MISA eShop, đều ghi trường hợp này xác thực bằng OTP thay cho khuôn mặt. Bảng dưới gom các tình huống theo cách các nguồn đó mô tả.
| Tình huống | Cách xác thực | Người thực hiện |
|---|---|---|
| Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu | Sinh trắc học trên eTax Mobile | Người đại diện theo pháp luật, chủ hộ |
| Đổi thông tin vì thay người đại diện (tên, số căn cước, ngày sinh) | Sinh trắc học trên eTax Mobile | Người đại diện theo pháp luật mới |
| Đổi thông tin khác, không liên quan người đại diện | OTP, theo các hướng dẫn thứ cấp | Người đại diện theo pháp luật |
| Người đại diện là người nước ngoài chưa có định danh mức 2 | Làm trực tiếp với cơ quan thuế | Người đại diện cùng cán bộ thuế |
Dòng thứ ba chỉ dựa vào hướng dẫn của các đơn vị phần mềm, vì phần công văn đăng trên báo không nhắc OTP. Hồ sơ cụ thể cần hỏi lại chi cục thuế quản lý. Hộ kinh doanh vừa đổi cách kê khai sau khi bỏ thuế khoán còn có việc khác phải làm cùng lúc, đã gom ở bài phần mềm kế toán và sổ sách cho hộ kinh doanh khi bỏ thuế khoán.
Chuẩn bị gì trước khi nộp tờ khai?
Công văn đặt ba điều kiện cho người đại diện: có tài khoản định danh điện tử mức 2 trên VNeID, đã cài và dùng eTax Mobile, và thông tin cá nhân trong cơ sở dữ liệu thuế khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Điều kiện thứ ba cần soát trước, vì hồ sơ đăng ký thuế của nhiều hộ lập từ nhiều năm trước, lúc số giấy tờ tùy thân còn khác bây giờ.
- Căn cước công dân gắn chip còn hạn, tài khoản VNeID mức 2 đã kích hoạt và nhớ mật khẩu.
- eTax Mobile bản mới nhất, tải từ Google Play hoặc App Store.
- Email đăng ký trong tờ khai đang dùng được, vì thông báo chờ xác thực gửi về đó.
- Điện thoại có camera rõ, mạng ổn định, đứng nơi đủ sáng.
- Họ tên, số căn cước, ngày sinh trong hồ sơ thuế trùng với căn cước.
Mục đích của khâu này, theo nội dung công văn các báo dẫn, là bảo đảm an toàn và chính xác trong xác định danh tính người nộp thuế, tránh giả mạo khi đăng ký hóa đơn. Hệ thống đối chiếu khuôn mặt vừa quét với dữ liệu căn cước, nên ảnh chụp hay hồ sơ giấy không thay được.
Lỗi dữ liệu không khớp xử lý trước khi nộp tờ khai thì rẻ nhất. Chủ hộ cập nhật số căn cước ở cơ quan thuế, chờ dữ liệu đồng bộ rồi mới nộp tờ khai, thay vì nộp trước và chờ bị từ chối.
Các bước xác thực trên eTax Mobile
Khi cơ quan thuế tiếp nhận tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT, cổng hóa đơn điện tử gửi yêu cầu xác thực sinh trắc học sang eTax Mobile của người đại diện. Thứ tự thao tác, tổng hợp từ hướng dẫn của einvoice.vn và hướng dẫn của Sapo, đi như sau.
- Mở eTax Mobile, đăng nhập bằng tài khoản VNeID mức 2 (hoặc mã số thuế và mật khẩu nếu hồ sơ đã cập nhật căn cước).
- Vào chức năng hóa đơn điện tử, chọn mục tờ khai chờ xác thực.
- Chọn tờ khai cần xác thực, bấm nút sinh trắc học.
- Ứng dụng chuyển sang VNeID: đồng ý chia sẻ thông tin, nhập mật khẩu.
- Quét khuôn mặt theo hướng dẫn trên màn hình.
- Khi hệ thống báo khớp, quay về eTax Mobile và bấm gửi tờ khai.
Bước cuối hay bị bỏ sót. Einvoice.vn ghi riêng rằng quét xong mà chưa gửi tờ khai thì hồ sơ vẫn coi như chưa hoàn tất. Sau khi cơ quan thuế xử lý, cổng hóa đơn gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận. Giữ lại email này, vì phần mềm hóa đơn và kế toán đều cần đối chiếu với nó khi cấu hình.
Hạn xác thực và chuyện gì xảy ra khi quá hạn
Hạn là chỗ khiến nhiều chủ hộ giật mình. Einvoice.vn, Sapo và thông báo của một nhà cung cấp hóa đơn đều ghi: sau khi nhận email thông báo, người đại diện có một ngày làm việc để xác thực, quá hạn thì hệ thống gửi thông báo quá hạn, hồ sơ chuyển trạng thái quá hạn và dừng xử lý cho tới khi hoàn tất. Chữ trên báo đăng công văn không nêu số ngày cụ thể, nên thời hạn chính xác của hồ sơ nào phải đọc trong chính email về hòm thư đăng ký.
Hồ sơ bị từ chối thì nộp lại tờ khai từ đầu. Khoảng chờ này thường trùng với những ngày hóa đơn chưa phát hành được, nên chủ hộ chọn thời điểm nộp khi có người cầm điện thoại sẵn sàng, không nộp vào chiều thứ Sáu rồi đi vắng.
Người không dùng được điện thoại hoặc chưa có VNeID mức 2 thì làm sao?
Công văn và các hướng dẫn công khai không đưa ra cách làm thay thế cho người không có điện thoại thông minh, Điều văn bản nói rõ có hai ý: cơ quan thuế các địa phương được giao tuyên truyền, chuẩn hóa dữ liệu và hỗ trợ người nộp thuế, và người nước ngoài chưa có định danh mức 2 làm trực tiếp với cán bộ thuế. Một số cục thuế địa phương đã báo việc hướng dẫn trực tiếp tại cơ quan, ví dụ Thuế tỉnh Quảng Trị trên Tạp chí Kinh tế Tài chính.
Cách thực tế cho người lớn tuổi hoặc chủ hộ ít dùng điện thoại là mang căn cước ra chi cục thuế quản lý, nhờ cán bộ chỉ cách làm hoặc hỏi họ phương án khác tại chỗ. Người thân được chủ hộ tin tưởng có thể giúp cài ứng dụng và đứng cạnh, nhưng khuôn mặt quét phải là của chính người đại diện. Kế toán thuê ngoài không làm thay được. Chủ hộ nên báo trước cho người này để họ không nộp tờ khai vào lúc chủ hộ không nghe điện thoại.
Cục Thuế cũng cảnh báo giả mạo ứng dụng ngành thuế để lấy thông tin cá nhân. Thông báo trên cổng hóa đơn điện tử nêu rõ eTax Mobile chỉ tải từ Google Play và App Store, kèm tổng đài hỗ trợ dịch vụ thuế điện tử và hóa đơn điện tử 024.730.55999 hoạt động 24/7.
Lỗi hay gặp khi xác thực và cách xử lý
Các lỗi dưới đây lấy từ hướng dẫn của Sapo và einvoice.vn. Cột nguyên nhân dựa vào hai nguồn đó, cột cách xử lý là gợi ý thực hành.
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Không thấy tờ khai chờ xác thực | Đăng nhập khác tài khoản đã nộp, hoặc hệ thống chưa cập nhật | Đăng nhập lại đúng tài khoản của người đại diện, chờ ít phút rồi kiểm lại |
| Quét khuôn mặt không khớp | Thiếu sáng, camera bị che, dữ liệu căn cước và hồ sơ thuế lệch nhau | Quét lại nơi đủ sáng; nếu vẫn lỗi, cập nhật thông tin căn cước rồi nộp lại |
| Không nhận email thông báo | Email trong tờ khai sai, hoặc thư vào mục spam | Kiểm tra mục thư rác, đối chiếu email trong tờ khai |
| Không nhận mã OTP | Số điện thoại đăng ký sai hoặc sóng yếu | Kiểm tra số đã đăng ký, thử lại khi sóng ổn định |
| Đã quét khớp nhưng hồ sơ vẫn treo | Chưa bấm gửi tờ khai, hoặc đã quá hạn | Mở lại eTax Mobile, bấm gửi tờ khai; nếu quá hạn thì nộp lại |
Gặp lỗi lạ ngoài bảng, gọi tổng đài ở trên hoặc chi cục thuế quản lý, kèm mã hồ sơ trong email. Ghi lại giờ nhận email và giờ quét thất bại giúp cán bộ thuế tra hồ sơ nhanh hơn. Làm sớm trong ngày làm việc, đừng để sát giờ nghỉ.
Đại diện pháp luật khác chủ hộ, ảnh hưởng tới phần mềm hóa đơn và kế toán
Người xác thực là người đại diện theo pháp luật ghi trong hồ sơ thuế, không phải ai đứng tên trong hợp đồng với nhà cung cấp phần mềm. Với hộ kinh doanh, thường là chủ hộ. Với công ty, là giám đốc hoặc người được điều lệ chỉ định, còn người góp vốn lớn nhất chưa chắc là người quét khuôn mặt. Hai người khác nhau thì thông tin phải khớp với hồ sơ đăng ký thuế, nếu không hồ sơ bị trả ngay ở bước đối chiếu căn cước.
Phần mềm hóa đơn và phần mềm kế toán chịu ba ảnh hưởng trực tiếp. Thứ nhất, tờ khai nộp qua phần mềm hay qua cổng thuế đều dừng chờ người đại diện; nhà cung cấp phần mềm không quét hộ được, nên quy trình nội bộ cần ghi rõ ai nhận email, ai cầm điện thoại. Thứ hai, tờ khai bị từ chối nghĩa là chưa có thông báo chấp nhận, kéo theo việc đổi nhà cung cấp hoặc đổi loại hóa đơn bị trễ. Thứ ba, ngày cơ quan thuế chấp nhận tờ khai là mốc kế toán ghi vào sổ theo dõi, để biết hóa đơn nào phát hành trước và sau thay đổi.
Với hộ bán lẻ phải dùng hóa đơn từ máy tính tiền, bước xác thực là điều kiện đầu vào trước khi cấu hình POS, đã phân tích ở bài hóa đơn từ máy tính tiền theo Nghị định 254/2026 và bài phần mềm POS xuất hóa đơn từ máy tính tiền. Phần tính năng mà phần mềm hóa đơn phải có theo quy định mới nằm ở nghiên cứu về phần mềm hóa đơn điện tử theo quy định. Hóa đơn phát hành xong còn phải lưu đủ năm, xem cách lưu trữ hóa đơn điện tử. Bộ phận kế toán muốn rà lại quy trình từ lập đến đối chiếu hóa đơn đọc thêm quy trình quản lý hóa đơn bán hàng và phần mềm kế toán bán hàng.
Hỏi đáp
Kế toán hoặc nhân viên có xác thực thay chủ hộ được không?
Không. Einvoice.vn và thông báo của nhà cung cấp hóa đơn xcyber.vn cùng ghi người đại diện theo pháp luật phải tự xác thực, khuôn mặt quét là của người đó. Kế toán chuẩn bị và nộp hồ sơ được, riêng bước quét thì chủ hộ hoặc người đại diện làm.
Hộ kinh doanh đã đăng ký hóa đơn từ trước có phải xác thực lại không?
Theo công văn, yêu cầu áp dụng khi đăng ký mới hoặc đổi thông tin vì thay người đại diện. Hộ đang dùng ổn định, chưa thay đổi gì, chưa có nguồn nào nêu bắt buộc làm lại. Hộ sắp thay nhà cung cấp hóa đơn hoặc điều chỉnh tờ khai thì chuẩn bị sẵn tài khoản VNeID mức 2 là việc đầu tiên.
Tờ khai quá hạn xác thực thì mất bao lâu để làm lại?
Các nguồn hướng dẫn chỉ nói hồ sơ quá hạn thì dừng xử lý và phải nộp lại, không công bố thời gian xử lý lần hai. Thời gian thực tế do cơ quan thuế tiếp nhận quyết định, cần mốc ngày cụ thể thì hỏi chi cục thuế quản lý.
Chưa có VNeID mức 2 thì lấy ở đâu?
Tài khoản định danh điện tử mức 2 do cơ quan công an cấp; thủ tục xem trong ứng dụng VNeID hoặc hỏi công an xã, phường nơi cư trú. Hồ sơ thuế và dữ liệu dân cư lệch nhau thì sửa ở cơ quan thuế trước khi nộp tờ khai.
OTP hay sinh trắc học: tôi thuộc trường hợp nào?
Đăng ký mới và đổi người đại diện thì sinh trắc học. Thay đổi khác, theo einvoice.vn, Sapo và MISA eShop, dùng OTP. Màn hình xác thực trên eTax Mobile cho biết hồ sơ cần cách nào, cứ mở tờ khai chờ xác thực và làm theo.
Việc của phần mềm hóa đơn trong chuyện này
Phía hóa đơn, MONA đang làm MONA eInvoice cho hộ kinh doanh, hiện là bản xem trước, đang chờ kết nối nhà cung cấp nên chưa phát hành hóa đơn thật và chưa thu phí; giá gói đang được chốt, trạng thái mới nhất xem ngay trên trang đó. Hộ muốn biết tờ khai và khâu xác thực sẽ đi cùng phần mềm bán hàng của mình thế nào gọi hotline 1900 636 648.
