Nên Quản Lý Khách Sạn Bằng Excel Hay Phần mềm Chuyên Dụng ?

Theo khảo sát thống kê cho thấy, riêng tại Việt Nam đã có trên 18.800 khách sạn trải dài khắp mọi miền với mức độ tăng trưởng ngày càng nhanh. Điều đó đòi hỏi các nhà quản lý khách sạn phải đặt ra những yêu cầu cao trong việc đưa ra hướng phương pháp quản lý khách sạn thể nào để mang lại hiệu quả nhất. Một trong những phương pháp đó chính là việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn chuyên dụng và Excel. Nhưng đã có bao giờ bạn thắc mắc rằng liệu nên quản lý khách sạn bằng Excel truyền thống hay ứng dụng công nghệ phần mềm chuyên dụng hiện đại thì sẽ tốt hơn ? Để giải đáp câu hỏi này chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé !

Tại sao nên dùng phần mềm quản lý khách sạn chuyên dụng?

Hầu hết những khách sạn ngày nay đều đã và đang sử dụng theo phương pháp quản lý truyền thống cũ đó là việc ghi chép trên sổ sách, giấy tờ kết hợp với việc nhập liệu, tính toán trên Microsoft Excel. Đối với những khách sạn tân tiến hơn một chút thì dùng những phần mềm miễn phí nhưng hiệu quả mang lại chắc chắn sẽ không cao.

Đa phần họ đều không biết rằng những phương pháp quản lý này có rất tiềm ẩn rất nhiều mặt hạn chế như mất thời gian, thất thoát doanh thu, tốn kém chi phí và không nắm bắt được số liệu báo cáo chính xác cũng như khâu quản lý nhân viên vẫn còn rời rạc,…So với sự ra đời của công nghệ hiện đại giờ đây nó đã lỗi thời. Vì thế khách sạn cần phải ứng dụng phần mềm quản lý có chứa đầy đủ các tính năng tiện ích hỗ trợ cho việc quản lý để có thể dễ dàng hơn trong việc kiểm soát tình hình kinh doanh và theo dõi quản lý thông tin khách hàng đang sử dụng dịch vụ của mình

Hiện nay phần mềm khách sạn thường được tích hợp thẳng luôn vào website để tạo thành web app cho thuận tiện việc xử lý thông tin và lưu trữ. Vì vậy, khi thiết kế website khách sạn bạn có thể yêu cầu tích hợp phần mềm vào để nâng cao hiệu quả hơn mà lại còn tiết kiệm được chi phí.

Lợi ích của phần mềm chuyên dụng so với quản lý khách sạn bằng Excel

Quản lý được mọi lúc mọi nơi:

Người quản trị có nắm bắt được hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình mọi lúc mọi nơi thông qua các thiết bị điện tử như điện thoại hay máy tính, laptop nhờ có tính năng quản lý từ xa và có thể phân quyền của hệ thống được tích hợp trên wep app giúp việc quản lý chặt chẽ, hiệu quả hơn.

Dễ sử dụng hơn khi quản lý khách sạn bằng Excel

Giao diện phần mềm đơn giản, thân thiện với người dùng chỉ cần với vài thao tác là bạn đã có thể làm quen được với phần mềm quản lý và có thể nhanh chóng triển khai công việc hiệu quả.

Đồng bộ đa thiết bị

Phần mềm có thể kết hợp được dễ dàng với nhiều thiết bị kể cả chương trình kế toán và có kết nối trực tiếp với máy in giúp công việc quản lý khách sạn được đơn giản hoá hơn trong từng khâu công đoạn làm việc.

Quản lý kho

Hệ thống có chức năng quản lý xuất, nhập, tồn kho bao gồm cả thông tin hàng hoá và các mức giá cả sẽ chi tiết và chặt chẽ hơn so với quản lý khách sạn bằng Excel.

Quản lý đặt phòng

Hệ thống quản lý đặt phòng linh hoạt, xử lý nhanh gọn, có thể dự kiến tổng số chi phí cho khách hàng. Việc đặt phòng theo đoàn sẽ có những chính sách giá linh động, ưu đãi khác nhau.

Những lý do nên chọn phần mềm quản lý khách sạn

Khả năng quản lý

Đối với cách thức quản lý khách sạn bằng Excel thì người quản lý khách sạn có thể lưu trữ thông tin về khách hàng, sản phẩm, dịch vụ, tình trạng mô hình kinh doanh, kho hàng theo từng file excel riêng biệt. Vì thế mà mỗi lần muốn tìm kiếm gì bạn đều sẽ mất nhiều thời gian để lục lại từng tệp, chưa kể đến việc nếu cơ cấu kinh doanh lớn thì sẽ có rất nhiều file chứa dung lượng lớn, hơn nữa quá trình nhập liệu cũng hoàn toàn thủ công bằng tay nên sẽ không tránh khỏi những sai sót nhầm lẫn.

Còn khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có chứa tất cả những chức năng được tích hợp sẵn, thậm chí những phiên bản đời sau còn được cải tiến tốt hơn. Trên hệ thống phần mềm sẽ lưu trữ thông tin một cách đầy đủ từ thông tin khách hàng đến sản phẩm, kho hàng và bao gồm cả nhà cung cấp. Khi muốn tìm kiếm bất kì thông tin hay dữ liệu nào bạn chỉ việc nhập tên hoặc điền mã riêng là có thể mở ra ngay đúng file mà bạn cần.

Bên cạnh đó, phần mềm còn có hệ thống thống kê các mặt hàng sản phẩm , dịch vụ nào đang “best-seller”, được người dùng chọn lựa nhiều hơn để người quản lý có thể thống kê và đưa ra quyết định kịp thời về việc nhập hàng hay thực hiện chiến lược marketing phù hợp. Ngoài ra, phần mềm quản lý khách sạn còn tích hợp kèm thêm thiết bị quét mã vạch nhằm tiết kiệm tối đa thời gian và công sức.

Khả năng báo cáo

Lý do tiếp theo minh chứng khiến bạn phải chọn phần mềm hơn quản lý khách sạn bằng Excel chính là khả năng tổng hợp dữ liệu và xuất báo cáo. Bạn biết rõ rằng khi muốn tổng hợp dữ liệu hay xuất báo cáo trên Excel là bạn phải đối mặt với hàng tá hàm tính toán nhập nhằn. Mặc dù không cần đến máy tính và có thể tính ngay trên Excel nhưng nếu bạn không thuần thục các thao tác và hàm tính của Excel thì kết quả phép toán của bạn sẽ hoàn toàn sai lệch toàn bộ và các báo cáo làm dạng Excel cũng chỉ theo dõi khi vào cuối kì chứ không thường xuyên được.

Nhưng mặt khác, với việc sử dụng phần mềm quản lý, chỉ cần một vài thao tác và click chuột thì bạn đã có thể xuất một bản báo cáo bao gồm tất cả doanh thu, chi phí và cả lợi nhuận nhanh chóng hiện ra ngay trên màn hình mà không cần phải học thuộc, ghi nhớ bất kì câu lệnh hay hàm tính nào, hơn nữa việc truy xuất báo cáo đều có thể tiến hành bất cứ lức nào.

Bảo mật dữ liệu

Nếu quản lý bằng Excel thì toàn bộ dữ liệu sẽ được lưu trữ trong ổ máy tính. Vì thế nếu không may xảy ra lỗi gì hoặc phần mềm bị nhiễm virus thì có thể dẫn đến trường hợp xấu là mất tất cả dữ liệu , chưa kể đến việc khả năng dữ liệu dễ dàng bị đánh cắp cũng rất cao.

Nhưng đối với phần mềm thì sẽ không như vậy, do được sử dụng bằng công nghệ hiện đại điện toán đám mây thông qua internet nên dữ liệu luôn được đảm bảo an toàn ngay cả khi máy tính bạn chẳng may gặp trục trặc hoặc bị ngắt kết nối.

Kiểm soát tốt hơn so với quản lý khách sạn bằng Excel

Trên Excel sẽ không được trang bị tính năng kiểm soát và phân quyền nhân viên. Đây là một lỗ hỏng thiếu sót lớn vì có thể dẫn đến tình trạng thất thoát hàng hoá nếu nhân viên gian lận sửa đổi số liệu.

Đối với phần mềm thì nhân viên sẽ được phân quyền theo trách nhiệm công việc và hầu như mọi nhiệm vụ đều sẽ được lưu trữ chi tiết lại để xem xét và đối chiếu khi cần thiết.

Quản lý khách sạn từ xa

Việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp người quản trị khách sạn có thể điều khiển quản lý từ xa bất cứ khi nào chỉ cần cài đặt phần mềm và đăng nhập trên điện thoại hoặc laptop nhưng đối với Excel thì hoàn toàn không thể như vậy.

Với phần mềm bạn có thể kết nối dễ dàng với máy quét mã vạch và với cả máy in hoá đơn. File Excel là file mặc định vốn sẵn có nên không thể nâng cấp, cải tiến được nhưng khi dùng phần mềm thì các tính năng mới hữu ích sẽ thường xuyên được cập nhật để phục vụ cho công việc quản lý đạt hiệu quả cao nhất.

Kết luận 

Trên đây là bài viết đưa ra những lý do, minh chứng cụ thể, rõ ràng để giúp bạn giải quyết đắn đo trong vấn đề quản lý khách sạn bằng Excel hay phần mềm quản lý chuyên dụng. Mỗi một phương pháp quản lý đều có những đặc tính thế mạnh khác nhau nhưng hìn chung, chúng ta có thể thấy việc sử dụng phần mềm sẽ mang đến hiệu quả thiết thực hơn. Hy vọng rằng bài viết này sẽ mang đến nhiều hữu ích cho bạn. Chúc các bạn thành công !