Trợ thủ đắc lực của công tác quản lý ngày nay không thể thiếu phần mềm quản lý. Đặc biệt là trong thời đại bùng nổ công nghệ, mọi thứ phải được làm mới theo chiều hướng hiện đại. PMS ngày càng đóng vai trò quan trọng khi sở hữu vô vàn những tính năng thông minh. Bên cạnh những ngành nghề khác, kinh doanh khách sạn cũng luôn cần đến phần mềm PMS chuyên nghiệp. Lợi ích của hệ thống PMS trong quản lý khách sạn có thể nói đây là chiếc chìa khóa vạn năng. Dẫn lối mở vào cánh cửa của sự hiệu quả và nhàn hạ cho nhà quản lý.
Hệ thống PMS là gì?
Hệ thống PMS thực chất là một phần mềm quản lý khách sạn. PMS có tên đầy đủ tiếng Anh là Property Managmement System. Phần mềm PMS ra đời mang đến một luồng gió mới trong kinh doanh khách sạn. Có khả năng thay thế các cách quản lý truyền thống đã lỗi thời, lạc hậu. Có sự hỗ trợ của PMS thông qua các hệ thống quản lý được thiết kế tối ưu. Các bộ phận của khách sạn có khả năng tối ưu hóa mọi hoạt động một cách dễ dàng, hiệu quả.
Phần mềm được cài đặt vào hệ thống của máy chủ và máy trạm của khách sạn. Thực hiện các chức năng, giao dịch hàng ngày trên máy chủ. Ngoài ra người dùng có thể tùy chỉnh PMS theo quy mô quản lý của khách sạn. Sao cho dễ dàng hoạt động cũng như thực hiện các thao tác.
Có những loại phần mềm PMS nào hiện nay?
Phần mềm PMS được sử dụng chủ yếu với 2 loại phần mềm sau:
Phần mềm quản lý truyền thống
Hệ thống PMS truyền thống này được sử dụng trong thời gian dài. Với tính năng lưu trữ dữ liệu một cách cục bộ mọi hoạt động của khách sạn. Tuy nhiên muốn vận hành phần mềm phải cần đến đội ngũ IT chuyên nghiệp. Giúp vận hành cũng như bảo trì hệ thống thường xuyên mới mang lại hiệu quả.
Phần mềm PMS công nghệ điện toán đám mây
Khắc phục được rất nhiều những tồn tại của phần mềm PMS truyền thống. PMS công nghệ điện toán đám mây mang đến giải pháp quản lý nhanh chóng. Đồng thời tiết kiệm tối đa chi phí vì không cần đầu tư phần cứng. Cũng không cần đến đội ngũ IT trong quá trình vận hành. Doanh nghiệp kinh doanh khách sạn chỉ cần bỏ ra số tiền của gói dịch vụ mình chọn. Mọi dữ liệu được lưu trữ trên đám mây nên có thể truy cập ở bất cứ thiết bị nào. Miễn là có kết nối internet, có thể quản lý từ xa mọi lúc, mọi nơi.
Tính năng của phần mềm PMS
Mỗi phần mềm PMS đều được thiết kế với những tính năng riêng. Hướng đến phục vụ nhu cầu đa dạng của người dùng. Nhìn chung, những tính năng cơ bản nhất không thể thiếu của PMS là:
Tính năng đặt chỗ, lễ tân
Đây là tính năng hàng đầu mà bất cứ phần mềm PMS nào cũng được trang bị. Hệ thống đặt phòng này được đồng bộ với các kênh OTA. Nơi mà khách hàng có thể đặt chỗ nhanh chóng, dễ dàng. Cung cấp quyền truy cập cho nhân viên khách sạn vào cập nhật thông tin phòng trống. Nhân viên sử dụng PMS để truy cập thông tin cập nhất mới nhất về đặt phòng. Cập nhật về đặt phòng, tính trạng của các phòng cụ thể. Từ đó có sự sắp xếp và bố trí hợp lý nhất, không chồng chéo lịch.
Quản lý các kênh đặt phòng
Hệ thống PMS quản lý khách sạn không thể thiếu tính năng quản lý kênh. Đảm bảo việc phòng khách sạn có sẵn trên nhiều kênh khác nhau. Thông tin phòng trống cũng thường xuyên được cập nhật kịp thời. Điều này giúp duy trì tính cạnh tranh với các đối thủ khác. Phòng khách sạn sẽ được bán qua các công cụ Booking Engine trên website, qua đặt phòng điện thoại. Các kênh khác nhau sẽ được quản lý một cách hiệu quả.
Tính năng quản lý doanh thu
Tính năng quản lý doanh thu của PMS hỗ trợ người quản lý và nhân viên khách sạn tối ưu. Giúp đánh giá hiệu suất hoạt động của khách sạn. Bằng cách sử dụng các chỉ số hiệu suất chính như ADR, RvPAR, GOPPAR. Một phần mềm PMS chuyên nghiệp cũng sẽ cung cấp quản lý kế hoạch giá. Cho phép khách sạn tạo ra kế hoạch giá phòng, đáp ứng nhanh chóng sự thay đổi về nhu cầu.
Quản lý thông tin đặt phòng
PMS cho phép thẻ thanh toán được ủy quyền trước, cho phép khách đăng ký nằng ứng dụng di động. Bằng cách sử dụng máy đăng ký tự phục vụ ngay trong khu vực tiếp tân của khách sạn. Sau đó, hệ thống tự cập nhật thông tin đăng ký, tự đồng bộ hóa
Quản lý dữ liệu khách hàng thông minh
Phần mềm quản lý khách sạn PMS lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng chi tiết. Cho phép nhân viên lấy mọi thông tin của khách hàng bất cứ lúc nào. Hỗ trợ xây dựng chiến lược marketing một cách hiệu quả nhất.
Tính năng tùy chọn thanh toán và hóa đơn
Đây là một trong những tính năng cơ bản không thể thiếu của phần mềm PMS. Bao gồm tùy chọn xử lý thanh toán đối với nhân viên lễ tân. Xử lý thanh toán hóa đơn cho các đặt phòng trực tuyến bằng thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ. Cho phép email xác nhận gửi đi nhanh chóng.
Tính năng báo cáo tự động
PMS cho phép báo cáo tự động mọi hoạt động của khách sạn ở mọi thời điểm. Cho phép nhân viên báo cáo thông qua việc dựa trên những dữ liệu mới nhất. Liên kết báo cáo với hiệu suất khách sạn, thông tin tài chính, nhiệm vụ quản lý khách sạn.
Lợi ích của hệ thống PMS trong quản lý khách sạn
Với những tính năng thông minh được tích hợp trong hệ thống PMS. Phần mềm quản lý khách sạn mang đến nhiều lợi ích lớn trong quá trình sử dụng. Lợi ích lớn nhất phải kể đến trong kinh doanh khách sạn là:
Quản lý khách sạn dễ dàng, hiệu quả mọi lúc, mọi nơi
Trước đây, nhà quản lý phải có mặt 24/24 để quản lý mọi hoạt động của khách sạn. Tuy nhiên họ luôn canh cánh với nỗi lo không thể bao quát hết toàn bộ. Việc quản lý chặt chẽ, sát sao từng bộ phận là điều không tưởng đối với nhà quản lý. Tuy nhiên với sự xuất hiện của hệ thống của PMS, mọi nỗi lo được giải quyết.
Phần mềm PMS với công nghệ điện toán đám mây hiện đại được áp dụng vào quản lý. Cho phép nhà quản lý có thể sử dụng phần mềm ở bất cứ nơi đâu. Ngay cả với chiếc điện thoại thông minh có kết nối intenet. Ứng dụng sẽ báo về mọi giao dịch tại khách sạn ở mọi thời điểm trong ngày. Không cần phải đến khách sạn, bạn vẫn có thể quản lý khách sạn 24/24. Theo dõi được các hoạt động kinh doanh hàng ngày. Hiệu quả kinh doanh quả thật không thể phủ nhận được.
Mang lại độ chính xác cao
Nhà quản lý khách sạn giờ đây không phải đau đầu mày mò với những con số khó nhằn. Mọi tính toán thủ công đều không còn hợp lý với mùa cao điểm. Thay vào đó, hệ thống PMS trong quản lý khách sạn sẽ giúp tính toán chính xác. Hạn chế tối đa mọi sai sót và nhầm lẫn về doanh thu, lợi nhuận. Đồng thời còn cho phép nhân viên nắm bắt chính xác lượng khách hàng. Không lo hụt doanh thu và lợi nhuận của khách sạn.
Tiết kiệm chi phí và thời gian
PMS ra đời mang đến giải pháp tiết kiệm tối ưu nhất. Tiết kiệm cả về mặt thời gian cũng như rút ngắn nguồn ngân sách. Không mất thời gian để tính toán thủ công, ghi chép. Không cần tốn chi phí sử dụng nhân lực cho những công đoạn này. Phần mềm với tính năng thông minh được tích hợp giúp cho mọi tính toán dễ dàng, nhanh chóng hơn. Nhà quản lý không phải đau đầu với những con số, mọi thứ được phần mềm giải quyết hiệu quả. Một số phần mềm PMS hiện nay còn được thiết kế thích hợp với nhiều mô hình khách sạn. Từ quy mô nhà nghỉ, home stay, khách sạn từ 0 – 5 sao…
Quản lý dữ liệu đồng bộ
PMS giúp quản lý thông tin đồng bộ về nhân viên, khách hàng… Bất cứ lúc nào cũng có thể xuất dữ liệu cần thiết. Bởi tất cả đều được lưu trữ trên phần mềm.
Kết luận
Với thiết kế bắt mắt, tính năng ưu việt, dễ dàng sử dụng. Phần mềm PMS trong quản lý khách sạn chính là lựa chọn tốt trong kinh doanh. Hãy nắm bắt cơ hội với phần mềm tốt nhất để mang về hiệu quả như mong đợi!
