DMS là gì? Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm DMS

Giải pháp hệ thống quản lý phân phối DMS được xem là công cụ không thể thiếu đối với những nhà sản xuất và phân phối hiện nay. Phần mềm này giúp quản lý đồng bộ chuỗi cung ứng, từ khâu sản xuất cho đến các nhà phân phối hay các điểm bán lẻ. Nhờ DMS, các doanh nghiệp có thể nắm bắt nhanh chóng các thông tin và đưa ra những quyết định phù hợp. Quản lý kênh phân phối một cách dễ dàng và chuyên nghiệp hơn. Cùng Mona Media tìm hiểu DMS là gì? Và lợi ích của phần mềm DMS mang lại cho doanh nghiệp qua bài viết dưới đây

DMS là gì?

DMS là tên viết tắt của Distributor Management System. Đây là một hệ thống quản lý chuyên phân phối giúp các doanh nghiệp quản lý hệ thống kênh phân phối. Có rất nhiều đơn vị, doanh nghiệp bắt đầu với những kênh phân phối đơn giản. Các kênh bán hàng có thể là cửa hàng trên website hoặc cửa hàng vật lý. Trong một số trường hợp, đó có thể là các nhân viên kinh doanh phân phối hàng hóa trực tiếp.

Tuy nhiên, nếu chỉ có duy nhất một kênh phân phối chắc chắn doanh nghiệp sẽ khó lòng để phát triển được. Các doanh nghiệp muốn phát triển cần có nhiều kênh phân phối. Việc quản lý hệ thống phân phối hàng hóa này thực tế không hề đơn giản. Đặc biệt là các doanh nghiệp lớn có quy mô lớn.

Khi phân phối hàng hóa, mỗi một kênh đều là một hình thức chạm tới người tiêu dùng. DMS là hệ thống hỗ trợ quản lý các kênh phân phối, cung cấp, điều phối hàng hóa cho doanh nghiệp. Hệ thống này cần được tinh chỉnh phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp, đảm bảo tính thuận tiện cho việc tiêu thụ hàng hóa.

Những lợi ích của hệ thống DMS mang lại cho doanh nghiệp

Tiết kiệm chi phí

Với một hệ phần mềm quản lý hệ thống phân phối hoàn chỉnh, các doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát mọi lúc, mọi nơi. Những khoản để chi cho nhân sự quản lý sẽ được cắt giảm một cách đáng kể. Các báo cáo luôn đảm bảo được tính minh bạch, trung thực, không sợ xảy ra tình trạng báo cáo bị “xào nấu” vì lợi ích cá nhân. Dễ dàng kiểm soát toàn bộ công việc của các nhân viên, tránh việc đi làm không đúng yêu cầu.

Đo lường hiệu quả công việc

Xác định khả năng, hiệu suất làm việc của từng nhân viên là một công việc không hề dễ dàng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp lớn có số lượng nhân viên đông đảo. Với hệ thống DMS, mọi người có thể dễ dàng xác định những nhân viên đang làm việc hiệu quả giữa hàng ngàn nhân viên. Các nhà quản trị có thể biết được những điểm bán nào đang hoạt động hiệu quả, có doanh số cao trong hàng ngàn nhà phân phối.

Tăng cường hiệu quả bán hàng

Một thực tế là các nhân viên sẽ là việc tích cực và hiệu quả hơn khi họ biết mình đang bị giám sát. Nhưng nếu bị giám sát quá nhiều họ sẽ cảm thấy khó chịu, ức chế. Với hệ thống DMS điều này được giảm thiểu đến mức tối đa. Lợi ích này rất phù hợp với những nhân viên kinh doanh, chăm chỉ và nghiêm túc. Bởi kết quả của họ sẽ luôn được hiển thị một cách trung thực, chính xác trên phần mềm.

Các thông tin mới nhất được báo cho các đại lý và các nhân viên thì họ có thể đưa ra phương án xử lý hiệu quả. Đồng thời, các nhân viên làm việc còn chưa tốt sẽ bị nhắc nhở và đào tạo thêm.

Phát hiện cơ hội bán hàng

Với phương pháp quản lý khách hàng trước đây, một số người có thể sẽ bị bỏ qua. Khi sử dụng phần mềm, đó chính là cơ hội cho các nhân viên khác. Nếu một nhân viên không thể chăm sóc tốt cho khách hàng nó sẽ được chuyển làm cơ hội. Các nhân viên khác có thể thay thế để chăm sóc và có được doanh thu từ khách hàng đó.

Tiết kiệm thời gian

Sử dụng phần mềm DMS các công việc liên quan đến báo cáo sẽ được giảm bớt một cách đáng kể. Thời gian dành cho công việc này mọi người có thể tập trung để hoàn thành các nhiệm vụ khác trong kinh doanh.

Các chức năng chính của phần mềm DMS là gì?

Giám sát lộ trình bán hàng

• Định vị địa điểm nhân viên nhanh chóng, dễ dàng

Phần mềm DMS giúp các nhà quản lý có thể giám sát bán hàng, định vị địa điểm của nhân viên ở thời điểm hiện tại để biết họ đang làm gì? ở đâu? Nhờ vậy, tránh được các trường hợp trốn việc của nhân viên.

• Giám sát lộ trình bán hàng

Phần mềm giúp cho các doanh nghiệp quản lý, giám sát được quá trình bán hàng của các nhân viên. DMS có thể vẽ lộ trình thực hiện của các nhân viên bán hàng trên bản đồ, với cách trình bày dễ hiểu mọi người có thể kiểm tra các tuyến bán hàng đã ghé thăm trong thời gian tùy ý.

Quản lý bán hàng

• Quản lý toàn bộ nhân viên bán hàng

Sơ đồ nhân viên sẽ được tổ chức trên cây đơn vị một cách chi tiết và rõ ràng, hỗ trợ các tính năng điều chuyển nhân viên, xây dựng cách tính doanh thu cho nhân viên, tuyển bán hàng cho nhân viên theo các mốc quy định chỉ bằng một vài thao tác đơn giản, tiết kiệm tối đa thời gian.

• Quản lý và chăm sóc khách hàng

Phần mềm cập nhật dữ liệu một cách nhanh chóng. Hơn nữa, phần mềm này còn có nhiều tính năng ưu việt giúp quản lý thông tin khách hàng và phân loại khách hàng theo từng nhóm. Nhờ vậy mà việc tìm kiếm thông tin khách hàng trở nên vô cùng đơn giản.

• Quản lý sản phẩm

DMS mang đến cho người dùng giải pháp quản lý bán hàng một cách khoa học bằng việc phân chia chúng theo ngành hàng, khối lượng, nhãn hàng. Ngoài ra, vẫn còn một số tính năng khác hỗ trợ trong việc quản lý theo đúng tiêu chuẩn của doanh nghiệp như hương vị, thành phần…

• Theo dõi và quản lý kho hàng hóa

Tích hợp công cụ quản lý kế toán giúp cho người phụ trách có thể nắm bắt hàng tồn, cảnh báo số lượng hàng xuất/ nhập vượt mức cho phép, bổ sung hàng hóa kịp thời cho từng mặt hàng. Bên cạnh đó, việc điều chỉnh hàng tồn giữa các nhà phân phối cũng sẽ trở nên nhanh chóng và đơn giản hơn.

• Quản lý chương trình khuyến mãi

Phần mềm DMS giúp xây dựng các chương trình khuyến mãi có sẵn trên hệ thống. Các nhà quản trị có thể điều chỉnh thời gian, điều chỉnh mức giá khuyến mãi theo ý muốn để thực hiện chương trình. Mọi người có thể áp dụng cùng lúc nhiều chương trình khác nhau mà không sự chồng chéo, thông tin bị sai lệch.

Báo cáo điều hành nhân viên

• Báo cáo giám sát

Cung cấp báo cáo giám sát phục vụ cho việc theo dõi và đánh giá nỗ lực, năng lực làm việc thực tế của các nhân viên.

• Báo cáo kho

Công cụ quản lý kho hàng giúp cho việc quản lý trở nên hiệu quả hơn. Điều này giúp những người quản trị có thể theo dõi những tác động làm thay đổi lượng hàng tồn kho.

• Báo cáo doanh số

Thay vì các thủ tục rườm rà, phức tạp, việc sử dụng phần mềm DMS hỗ trợ người dùng xuất báo cáo tài chính một cách rõ ràng và chi tiết nhất, đảm bảo tính chính xác và tiết kiệm thời gian.

Bám sát thị trường

• Cập nhật thông tin nhanh chóng

Các thông tin được cung cấp một cách nhanh chóng và chính xác từ đội ngũ nhân viên bán hàng, kết quả bán hàng, theo dõi đơn hàng, doanh thu, hàng tồn kho từ bất kỳ một thời điểm nào. Qua đó, các nhà quản trị sẽ có được cái nhìn tổng quát về những thay đổi của thị trường.

• Nhận phản ánh từ khách hàng

Tích hợp công cụ quản lý khách hàng của phần mềm DMS có thể tiếp nhận thông tin và những phản hồi của khách hàng ngay lập tức về cho giám sát, nhà quản lý để giải quyết cho khách hàng. Không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.

• Tiếp nhận hình ảnh chân thực nhất về thị trường

Với tính năng chụp hình thông qua các thiết bị di động, tablet của nhân viên bán hàng. Kiểm soát được tình hình hoạt động thực tế của khách hàng, điểm bán, qua đó đưa ra giải pháp kinh doanh phù hợp để có thể cải thiện vị trí sản phẩm, áp dụng các chương trình khuyến mãi để thúc đẩy các điểm bán thấp.

Với nhiều tính năng thông minh mang lại cho người dùng, phần mềm DMS ngày càng được nhiều đơn vị tin tưởng lựa chọn sử dụng. Không chỉ sử dụng phần mềm quản lý phân phối, các doanh nghiệp hiện nay để có thể tối ưu công việc quản lý đã ứng dụng hệ thống điều hành sản xuất MES, phần mềm quản lý dữ liệu và triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP để nâng cao hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho nhiều công việc khác nhau. Hy vọng bài viết trên giúp bạn hiểu hơn hệ thống DMS là gì? Và lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm này.