Phần mềm Excel là một công cụ được ứng dụng phổ biến trong công việc quản lý bởi vì tính đa dụng và hiệu quả cao trong đa lĩnh vực. Tuy nhiên trong lĩnh vực kinh doanh phòng trọ có rất nhiều người vẫn đánh đo xoay quanh việc nên chọn quản lý phòng trọ bằng Excel hay sử dụng phần mềm quản lý phòng trọ chuyên dụng. Ở bài viết này, tôi sẽ đề cập đến lĩnh vực cho thuê phòng trọ, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn một số phần mềm quản lý nhà trọ cực hữu ích đang rất phổ biến hiện tại, cùng bắt đầu nhé!
Excel là gì?
Excel là một trong những công cụ hàng đầu thế giới nằm trong bộ ba cùng với Word và PowerPoint của Microsoft Office. Nó được tạo ra dưới dạng bảng tính với các tính năng nhằm hỗ trợ mọi người trong việc tính toán, phân loại dữ liệu chính xác với số lượng có thể lên đến hàng triệu ô tính.
Trong Excel sở hữu các hàm tính toán thông dụng như: Vlookup, Logic, SUM, AVG,… đáp ứng nhu cầu sử dụng rộng rãi trong đa dạng các lĩnh vực như: nhân sự, kế toán, giáo dục, hành chính,… Nói chi tiết hơn thì đây chính là công cụ được sinh ra để dành cho công việc soạn thảo tài liệu, tính toán và phân tích con số, dữ liệu.
Ưu điểm và nhược điểm của quản lý phòng trọ bằng excel
Ưu điểm
- Điểm cộng lớn nhất khi sử quản lý phòng trọ bằng Excel chính là không tốn kém chi phí và thuận tiện sử dụng.
- Excel là một công cụ cơ bản mà mọi người đều có thể sử dụng được, đối với những ai có nền tảng về kế toán hoặc đã từng được tiếp xúc với phần mềm này thì việc làm quen với các chức năng của nó sẽ vô cùng dễ dàng. Thậm chí đối với những người mới bắt đầu thì việc sử dụng cũng không quá khó khăn, bạn chỉ cần tìm hiểu sơ là đã có thể ứng dụng nó cho quá trình quản lý phòng trọ bởi các thao tác luôn được bố trí một cách khoa học, dễ dàng sử dụng.
- Excel được trang bị hệ thống cột và hàng nhằm hỗ trợ sắp xếp, quản lý thông tin khách hàng một cách dễ dàng. Hệ thống công thức đa dạng sẽ hỗ trợ bạn trong việc quản lý chi phí tài chính. Tính năng quản lý các khoản thu, chi sẽ giúp tổng hợp và báo cáo những khoản chi phí của nhà trọ nhanh chóng.
- Việc tìm kiếm dữ liệu cũng vô cùng đơn giản, nếu bạn muốn tìm dữ liệu liên quan đến phòng trọ theo định dạng ngày, tháng, năm thì chỉ với vài thao tác cơ bản bạn đã có thể tìm được thông tin mình muốn.
- Bên cạnh đó, Excel cũng có thể giúp bạn quản lý cơ sở vật chất, thiết bị ở từng phòng trọ. Dữ liệu sẽ được lưu trên những file riêng, giúp cho bạn thuận tiện quản lý và theo dõi tình hình phòng trọ mọi lúc, mọi nơi một cách chi tiết và cụ thể.
Nhược điểm
- Khó khăn đầu tiên chính là trong việc lên những báo cáo chi tiết. Đối với hầu hết công cụ, bên cạnh việc lưu trữ thông tin thì cần phải bảo đảm thực hiện được các báo cáo, hoặc yêu cầu nâng cao hơn là dự báo. Tuy nhiên, Excel vẫn chưa đáp ứng được tính năng này.
- Tính bảo mật không cao chính là nhược điểm tiếp theo, nền tảng tối giản, dễ dàng tra cứu là lợi thế của Excel, tuy nhiên nó cũng là một hạn chế lớn, đặc biệt là trong công tác quản lý. Phần mềm này không thể bảo đảm dữ liệu của bạn sẽ được bảo vệ tối ưu, thông tin hoàn toàn có thể bị đánh cắp dễ dàng. Điều này sẽ ảnh hưởng đến độ uy tín và doanh số của phòng trọ.
- Dữ liệu thiếu đồng bộ, dễ bị phân tán, quản lý thông tin khách hàng bằng Excel sẽ khó tránh khỏi trùng lặp. Không những thế Excel đòi hỏi người sử dụng phải có kiến thức về tin học văn phòng. Nếu không có nền tảng kiến thức, bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi thiết lập chức năng cho bảng tính.
- Trong quá trình sử dụng cũng có thể phát sinh rất nhiều những chi phí khác. Đầu tiên phải đề cập đến chi phí thời gian, theo sau đó là chi phí nâng cấp phần mềm, cũng không thể loại trừ những sự cố như cúp điện, máy tính hư hỏng, lỗi Window,… sẽ làm mất hoàn toàn những dữ liệu của bạn. Excel cũng không thật sự phù hợp với những phòng trọ quy mô lớn.
Vì sao nên lựa chọn phần mềm quản lý phòng trọ chuyên dụng?
Quản lý tự động
Các công cụ quản lý nhà trọ chuyên dụng có thể được thao tác tự động mà không cần người dùng phải điều khiển liên tục. Khi bắt đầu sử dụng, khách hàng chỉ cần nhập thông tin, sau đó cài đặt sẵn các công cụ tính toán.
Phần mềm có thể tự theo dõi và kiểm soát những dữ liệu về số điện, khối nước mà khách thuê phòng sử dụng, tự tính toán chi phí dựa trên công thức đã được cài sẵn. Ngoài ra, những khoản tiền dịch vụ khác như mạng internet, phí vệ sinh,…cũng sẽ được tự động bổ sung, cập nhật đầy đủ.
Những thao tác tính toán chi trả đều được tự động hóa, nhờ đó giao dịch giữa chủ và khách thuê được giảm đi đáng kể.
Có thể sử dụng mọi lúc
Các phần mềm quản lý phòng trọ chuyên dụng được đề cao nhờ vào sự tiện lợi khi sử dụng. Chỉ cần có một thiết vi tính, hoặc điện thoại có kết nối internet thì việc quản lý nhà trọ đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Bạn có thể theo dõi hoạt động kinh doanh phòng trọ của mình mọi lúc. Nhờ vào đó sẽ giảm thiểu tối đa những sai sót, sự cố, giúp việc kinh doanh diễn ra thuận lợi.
Tính năng thông báo chi phí trọ cho khách thuê
Đây cũng là một tính năng rất hữu ích, chi phí thuê trọ sẽ được gửi trực tiếp cho khách thuê qua điện thoại một cách nhanh chóng và chính xác, giúp cho khách hàng có thể chủ động chuẩn bị và quá trình thu tiền phòng được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi hơn.
Một số phần mềm quản lý phòng trọ phổ biến hiện nay
Phần mềm quản lý nhà trọ Mona House
Mona House chính là phần mềm quản lý phòng trọ hỗ trợ đa nền tảng phổ biến và được ưa chuộng nhất hiện nay, phần mềm quản lý nhà trọ được thiết kế và phát triển bởi Công ty Mona Media, cách sử dụng vô cùng đơn giản và tương thích với mọi thiết bị. Ứng dụng có mặt trên cả 2 hệ điều hành lớn là Android và IOS. The MONA Group hoạt động từ 2016, đã làm nhiều dự án phần mềm lớn nhỏ ở nhiều lĩnh vực cho khách hàng khắp cả nước.
Phần mềm Mona House sở hữu khả năng độc quyền, đem lại hiệu quả vượt mong đợi cho khách hàng trong công tác quản lý. Giao diện được xây dựng thân thiện với người dùng, ngay cả những ai không thành thạo về công nghệ cũng có thể thao tác dễ dàng. Dữ liệu được đảm bảo lưu trữ an toàn bởi phần mềm luôn được trang bị tính bảo mật cao.
Thêm vào đó, phải đề cập tới sự đa dạng trong công tác quản lý loại hình cho thuê, bao gồm: mặt bằng, phòng trọ, kiot hay giải pháp quản lý căn hộ – chung cư mini. Tích hợp công cụ quản lý kế toán, hệ thống quản lý khách hàng, ứng dụng quản lý hợp đồng … Có thể mở rộng và thiết kế phần mềm theo yêu cầu của khách để phù hợp với mô hình kinh doanh. Một trong những tính năng độc đáo của Mona House chính là khả năng ghi thông tin điện, nước bằng hình ảnh sinh động và chức năng báo cáo tài chính hàng tháng. Đây là một lựa chọn thay thế cho việc quản lý phòng trọ bằng Excel.
Phần mềm quản lý phòng trọ DigiStay
DigiStay cũng là một trong những ứng cử viên đáng để bạn cân nhắc trên thị trường phần mềm quản lý trọ hiện nay. Chủ trọ có thể sử dụng tablet, điện thoại thông minh để truy cập và sử dụng ứng dụng thuận lợi, nhanh chóng. DigiStay đang ngày càng chiếm được nhiều tình cảm từ người dùng nhờ khả năng đồng bộ hóa, thích hợp với mô hình phòng trọ.
Song song đó, DigiStay có thể phục vụ tốt nhu cầu của khách hàng nhờ bổ sung thêm tính năng quản lý dữ liệu chi tiết. DigiStay là phần mềm miễn phí nên sẽ giúp chủ trọ tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể.
Công cụ quản lý nhà trọ Landsoft
Ứng dụng Landsoft được xem như một giải pháp toàn diện với chức năng đáp ứng hiệu quả theo nhu cầu thực tế của khách hàng. Việc cập nhật dữ liệu khách thuê phòng, thông tin phòng cho thuê, quản lý các hợp đồng, dịch vụ,… đều được hỗ trợ tối ưu.
Landsoft là phần mềm có chất lượng tốt, giúp tiết kiệm thời gian, giải quyết hiệu quả những vấn đề của khách thuê một cách nhanh chóng và chủ động. Nhờ vậy, nhà trọ sẽ có thể duy trì hoạt động kinh doanh ổn định và đạt hiệu quả cao.
Ứng dụng quản lý phòng trọ Khutro
Dù là tân binh nhưng Khutro đang được đánh giá rất tốt nhờ sở hữu tính năng tích hợp tuyệt vời giúp cho chủ trọ có thể quản lý được mọi thông tin chi tiết của khách thuê phòng.
Bên cạnh đó, phần mềm còn có chức năng xuất, in hóa đơn tự động, quản lý hiệu quả các thiết bị tại phòng trọ. Giao diện đơn giản, dễ sử dụng cũng là một điểm cộng của Khutro. Ứng dụng vẫn có thể giúp bạn quản lý hiệu quả, chính xác dù bạn đang kinh doanh phòng trọ với quy mô lớn.
Phần mềm quản lý nhà trọ Easy House
Easy House là giải pháp thích hợp giúp bạn giải quyết nhanh gọn những vấn đề liên quan đến giấy tờ, tính toán. Sở hữu thiết kế trực quan, các tính năng của phần mềm đều được hiển thị chung trong một bảng quản lý.
Phần mềm này được xây dựng dựa trên công nghệ hiện đại nhất từ Microsoft nên có khả năng bảo mật tốt. Công cụ sẽ giúp xử lý những công việc giấy tờ, hồ sơ nhanh chóng, hiệu quả, đặc biệt có thể ứng dụng với nhiều mô hình quản lý.
Kết luận
Chúng ta không phủ nhân được vai trò quan trọng của cách quản lý phòng trọ bằng Excel từ trước đến nay. Vừa tiết kiệm, vừa đơn giản, thích hợp cho mô hình kinh doanh phòng trọ nhỏ. Nhưng với sự phát triển công nghệ như ngày nay thì việc một phần mềm quản lý doanh nghiệp đưa vào sử dụng ngày càng phổ biến nhờ sở hữu những tính năng vượt trội giúp người kinh doanh tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức mà vẫn đảm bảo công việc đạt hiệu quả tốt. Hy vọng bài viết này đã đem đến cho bạn những gợi ý hữu ích trong việc chọn lựa phần mềm quản lý phòng trọ để có thể áp dụng cho mô hình kinh doanh của mình, chúc bạn thành công !
