Chiều thứ sáu, shop giày có ba kênh bán: gian hàng trên sàn, fanpage và cửa hàng ở quận 10. Đôi size 40 cuối cùng được chốt hai lần, một lần qua tin nhắn fanpage, một lần ở quầy, vì tồn kho nằm trong file Excel mà tối mới có người cập nhật. Shop phải xin lỗi một khách và huỷ đơn, kéo theo điểm đánh giá giảm trên sàn. Chỗ hở này là việc của phần mềm quản lý bán hàng omnichannel: một hệ thống giữ đơn hàng, sản phẩm, tồn kho và khách mua của mọi kênh ở cùng một nơi, để bán xong ở đâu thì số tồn ở mọi kênh còn lại đổi theo ngay.
Phần mềm quản lý bán hàng thương mại điện tử omnichannel là gì
Đây là nhóm phần mềm dành cho người bán hàng hoá. Đối tượng nó quản lý là đơn hàng, sản phẩm, số lượng đang bán và khách đã mua của shop, bất kể đơn đến từ sàn, website, fanpage, Zalo hay quầy. Hệ thống gom các luồng đó về một danh sách duy nhất, nên người vận hành nhìn một màn hình thay vì mở năm ứng dụng. Về khái niệm omnichannel và cách chọn chiến lược, MONA đã viết ở các bài omnichannel là gì, bán hàng đa kênh là gì và chiến lược bán hàng đa kênh. Bài này đi vào phần mềm: nó gồm những phần nào, mỗi phần làm việc gì, và hỏi nhà cung cấp câu gì trước khi mua.
Ranh giới cần nói một lần cho rõ: nhóm này khác CRM (quản lý lead từ lúc vào đến lúc chốt), khác phần mềm quản lý đội sales và nhân viên thị trường, khác WMS (vận hành kho vật lý) và khác phần mềm quản lý trường học. Mỗi nhóm giải một bài toán riêng; phần mềm bán hàng omnichannel chỉ lo chuyện đơn và hàng của shop.
Nhu cầu đang lớn lên rất nhanh. Theo Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số (Bộ Công Thương), quy mô thương mại điện tử Việt Nam năm 2025 đạt khoảng 31 tỷ USD, tăng 25,5% so với năm trước và chiếm khoảng 10% tổng mức bán lẻ hàng hoá và dịch vụ (Bộ Công Thương, bản tổng kết đăng 24/12/2025, tra ngày 08/10/2026). Đây là số ước tính của cơ quan quản lý, và cách tính tỉ trọng khác nhau giữa các báo cáo (một số bài báo dẫn 11%), nên bài chỉ dùng để thấy độ lớn của kênh trực tuyến. Một shop nhỏ thường chạm mốc đau đầu rất sớm: chỉ cần bán trên hai kênh là đã có hai danh sách đơn và hai con số tồn.
Các phân hệ của phần mềm và việc mỗi phân hệ làm
Một hệ thống đủ dùng thường có tám phân hệ, chạy trên cùng một cơ sở dữ liệu. Sơ đồ dưới đây cho thấy dòng đi của dữ liệu: đơn từ năm kênh vào một lõi, từ lõi toả ra các phần việc phía sau.
Bảng sau gom từng phân hệ, việc nó làm và câu hỏi nên đặt cho nhà cung cấp. Dùng bảng này như phiếu chấm khi xem demo, vì phần lớn khác biệt giữa các phần mềm nằm ở cột cuối.
| Phân hệ | Làm gì | Câu hỏi cần hỏi nhà cung cấp |
|---|---|---|
| Đơn hàng đa kênh | Gom đơn từ sàn, website, fanpage, Zalo, quầy vào một danh sách, một trạng thái | Kênh nào nối trực tiếp, kênh nào phải nhập tay? Đơn về chậm bao lâu? |
| Sản phẩm và biến thể | Một mã gốc, nhiều size, màu, combo; mỗi kênh một tên và một giá | Sửa một biến thể có đẩy ra mọi kênh không? Tạo hàng loạt bằng file được không? |
| Tồn kho đang bán | Giữ số lượng còn bán, trừ ngay khi có đơn, tách hàng đang giữ cho đơn chưa giao | Số tồn trừ vào lúc nào: khi đặt, khi xác nhận hay khi giao? Có kho riêng cho từng kênh không? |
| Đồng bộ giá và tồn | Đẩy giá, số lượng từ lõi ra từng kênh theo quy tắc | Độ trễ đồng bộ là bao lâu? Kênh lỗi thì hệ thống báo hay im lặng? |
| Xử lý đơn và giao hàng | Duyệt, in phiếu, chọn đơn vị vận chuyển, theo dõi vận đơn, xử lý đơn hoàn | Nối được những đơn vị vận chuyển nào? In hàng loạt và quét mã đóng gói có sẵn không? |
| Khách mua của shop | Hồ sơ người đã mua: lịch sử đơn, địa chỉ, nhóm khách, khách sỉ và khách quen | Gộp được cùng một người mua ở nhiều kênh qua số điện thoại không? |
| Đối soát doanh thu | So tiền sàn và đơn vị vận chuyển trả về với đơn đã bán, tách phí, hoa hồng, hàng hoàn | Đối soát theo từng đơn hay chỉ theo kỳ? Khoản lệch được đánh dấu ra sao? |
| Báo cáo theo kênh | Doanh thu, số đơn, tỉ lệ huỷ và hoàn, lãi gộp theo kênh và sản phẩm | Lãi tính sau phí sàn và phí giao hàng chưa? Xuất ra Excel được không? |
| Chatbot bán hàng | Trả lời khách ở các kênh nhắn tin, tra tồn thật, lên đơn vào hệ thống | Chatbot đọc tồn kho thật hay trả lời từ kịch bản? Đơn do bot tạo nằm ở đâu? |
Đồng bộ giá và tồn: chỗ shop nhiều kênh hay vỡ nhất
Hai kênh bán chung một kho thì số tồn là tài sản dùng chung, và đây là phân hệ quyết định phần mềm có đáng tiền hay không. Nguyên tắc vận hành khá đơn giản: lõi giữ một con số duy nhất cho mỗi biến thể, mọi đơn mới ở bất kỳ kênh nào đều trừ vào con số đó, rồi hệ thống đẩy số mới ra các kênh còn lại. Phần khó nằm ở độ trễ (vài giây hay vài phút, tuỳ cách kết nối từng kênh) và ở những tình huống lệch: kênh tạm mất kết nối, đơn bị huỷ trả hàng về kho, hàng hỏng không bán được.
Khi xem demo, hãy nhờ nhà cung cấp làm đúng một thao tác: bán món hàng cuối cùng ở kênh này rồi đo xem kênh kia đổi số sau mấy giây, và hỏi hệ thống làm gì nếu hai đơn đến cùng lúc. Với giá, quy tắc cũng cần được ghi rõ: cùng một giá cho mọi kênh, hay giá riêng từng kênh có tính sẵn phí sàn. Đội vận hành kho cũng cần phần trừ tồn tách khỏi phần quản lý kho vật lý; nếu shop đã có nhiều điểm lưu kho với kệ, vị trí và nhập xuất chi tiết thì đó là việc của WMS, còn phần mềm bán hàng chỉ cần biết số lượng còn bán của từng kho.
Xử lý đơn và giao hàng trên một màn hình
Buổi sáng của người đóng gói thường là việc lặp đi lặp lại: mở đơn, kiểm hàng, in phiếu, dán, giao cho shipper. Phân hệ xử lý đơn rút ngắn đúng chuỗi này. Đơn từ mọi kênh nằm cùng một hàng chờ, lọc theo trạng thái và theo đơn vị vận chuyển, in phiếu giao hàng hàng loạt, quét mã vạch khi đóng gói để chắc đúng món, rồi vận đơn tự về lại đơn để khách hỏi là tra được.
Có hai phần dễ bị bỏ sót khi mua. Đơn hoàn và đơn huỷ phải trả hàng về tồn kho đúng biến thể, nếu không số tồn sai dần theo tuần. Và hệ thống phải cho biết đơn nào đang kẹt: chưa xác nhận quá lâu, chưa giao quá hạn, bị hoàn mà chưa nhận hàng. Chẳng hạn bộ lọc “đã xác nhận quá 24 giờ mà chưa giao” gom đúng những đơn cần gọi cho kho trước giờ cắt hàng, và danh sách đơn kẹt này là chỗ quản lý nhìn mỗi sáng. Với các shop bán qua sàn, bài bán hàng trên sàn thương mại điện tử nói kỹ phần vận hành trên từng sàn.
Khách mua, đối soát và báo cáo theo kênh
Phân hệ khách mua của shop ghi lại những người đã đặt hàng: họ mua gì, bao nhiêu lần, nhận hàng ở đâu, thuộc nhóm lẻ, sỉ hay đại lý. Hồ sơ này ghi người đã trả tiền, dùng để nhắc mua lại, báo hàng về và tính giá riêng cho khách sỉ, còn việc chăm lead trước khi chốt thuộc về CRM. Cùng một người mua ở sàn rồi mua lại ở quầy sẽ được gộp qua số điện thoại, nên shop thấy đủ lịch sử. Khách sỉ được gắn nhóm riêng với bảng giá riêng, và mỗi lần nhập đơn, hệ thống tự áp đúng giá của nhóm đó, thay vì nhân viên tra lại tin nhắn cũ.
Đối soát là phần kế toán của shop trực tuyến cần nhất. Sàn trả tiền theo kỳ, đã trừ phí và hoa hồng; đơn vị vận chuyển trả tiền thu hộ theo bảng kê; khách chuyển khoản trực tiếp thì cần khớp với đơn. Phần mềm đối soát tốt đặt từng khoản tiền về cạnh đúng đơn hàng và đánh dấu khoản lệch, thay vì để kế toán dò từng dòng. Với tiền chuyển khoản, API ngân hàng cho phần mềm bán hàng cho phép hệ thống tự nhận tiền và khớp đơn. Về thuế khi bán trên sàn, bài mới thuế bán hàng trên sàn thương mại điện tử 2026 tổng hợp những gì người bán cần chuẩn bị; số liệu doanh thu theo kênh từ phần mềm chính là dữ liệu để kê khai.
Báo cáo theo kênh trả lời câu hỏi đau nhất của người bán nhiều kênh: kênh nào thật sự có lãi. Doanh thu sàn thường lớn, nhưng sau phí sàn, phí giao hàng, mã giảm giá và hàng hoàn, lãi gộp có thể thấp hơn kênh fanpage nhỏ hơn nhiều. Vì vậy báo cáo cần tính lãi sau các khoản phí, không dừng ở tổng tiền bán. Một báo cáo tốt cho xem được từng sản phẩm theo từng kênh, nên shop thấy mẫu nào bán chạy ở sàn nhưng hoàn nhiều, mẫu nào ít đơn mà lãi đều.
Chatbot bán hàng nằm ở đâu trong hệ thống
Chatbot bán hàng thuộc cùng nhóm phần mềm này, vì việc của nó là đọc tồn thật, nhận tin của khách ở Messenger, Zalo hay website, gợi đúng sản phẩm và tạo đơn thẳng vào hàng chờ xử lý. Nếu chatbot chạy tách rời, tồn kho trong bot và tồn kho của shop sẽ lệch nhau và đơn lại phải gõ tay lần nữa. Dê Cười, chatbot AI bán hàng của MONA, được dựng theo hướng gắn vào lõi đơn và tồn của shop. Khi khách nhắn lúc 23 giờ hỏi còn size 40 không, bot tra đúng số tồn lúc đó, giữ hàng và tạo đơn chờ thanh toán, sáng hôm sau người đóng gói thấy đơn nằm sẵn trong hàng chờ.
Hai kịch bản đi kèm cũng đáng cân nhắc ngay từ lúc chọn: chatbot báo khách khi hàng về cho món đang hết, và chatbot chăm khách sỉ, đại lý và khách quen với bảng giá riêng. Cả hai đều cần đọc tồn và hồ sơ khách mua từ cùng một hệ thống. Nếu chỉ cần chốt đơn trên fanpage, Zalo và website, trang chatbot chốt đơn trình bày riêng phần đó.
Dấu hiệu shop nên chuyển từ Excel và nhiều công cụ rời sang một phần mềm
Excel chạy tốt khi shop có một kênh và vài chục đơn mỗi ngày. Những dấu hiệu dưới đây cho thấy bảng tính đã trở thành chỗ thất thoát:
- Bán trùng hàng ít nhất một lần trong tháng vì tồn cập nhật chậm.
- Cuối ngày có người ngồi chép đơn từ sàn, fanpage và Zalo vào một file.
- Không ai trả lời nhanh được câu hỏi “kênh nào đang lãi”, vì phí và hàng hoàn nằm ở chỗ khác.
- Khách hỏi đơn đến đâu thì phải mở ba nơi để tra.
- Kế toán đối soát với sàn mỗi kỳ mất nhiều ngày và vẫn còn khoản lệch.
- Nhân viên mới nghỉ việc là mất cách làm, vì quy trình nằm trong đầu một người.
- Có khách sỉ hoặc đại lý với giá riêng mà bảng giá chỉ nằm trong tin nhắn cũ.
Gặp hai, ba dấu hiệu trong danh sách là lúc nên tính chuyện chuyển. Gặp một mình dấu hiệu đầu tiên cũng đủ để cân nhắc, vì mỗi lần bán trùng là một khách mất và một điểm đánh giá giảm.
Tiêu chí chọn phần mềm và thứ tự đưa vào dùng
Mua phần mềm theo tên tuổi thì dễ chọn sai. Cách an toàn là chốt tiêu chí theo shop của mình, rồi thử đúng những thao tác hằng ngày. Thứ tự làm việc dưới đây giúp tránh mua xong mới thấy thiếu:
- Liệt kê mọi kênh đang bán và kênh sẽ mở trong một năm tới, kèm số đơn trung bình mỗi ngày.
- Chốt danh sách sản phẩm, biến thể và mã hàng sạch, vì dữ liệu lộn xộn sẽ đi theo sang phần mềm mới.
- Chọn ba thao tác để thử trong demo: bán món cuối cùng ở hai kênh, in phiếu cho 50 đơn một lượt, đối soát một kỳ sàn.
- Hỏi từng câu ở cột cuối của bảng phân hệ, ghi lại câu trả lời bằng văn bản.
- Chạy thử song song với Excel trong hai tuần ở một kênh, so số tồn và số đơn mỗi ngày.
- Mở dần sang kênh còn lại, tắt bảng tính cũ khi hai tuần liền không còn chênh lệch.
Ngoài chức năng, có ba tiêu chí về nền tảng: dữ liệu của shop xuất ra được đầy đủ khi cần đổi nhà cung cấp, phân quyền theo vai trò (người đóng gói không xem được doanh thu), và hỗ trợ trong giờ bán cao điểm, thường từ 20 giờ đến 22 giờ, chứ không chỉ giờ hành chính. Chi phí cũng cần hỏi rõ: tính theo số đơn, số kênh hay số người dùng, vì ba cách tính cho ra hoá đơn rất khác nhau khi shop lớn lên.
Hỏi đáp
Phần mềm quản lý bán hàng omnichannel có phải là CRM không?
Không. CRM quản lý lead của doanh nghiệp từ lúc vào đến lúc chốt. Phần mềm này quản lý đơn hàng, sản phẩm, tồn kho và khách đã mua của shop trên các kênh bán. Hai hệ thống có thể trao đổi dữ liệu, nhưng giải hai bài toán khác nhau.
Shop bán trên hai kênh đã cần phần mềm chưa?
Cần khi tồn kho bắt đầu lệch hoặc việc chép đơn chiếm hơn một giờ mỗi ngày. Với vài chục đơn mỗi ngày và hai kênh, nhiều shop vẫn làm được bằng bảng tính cẩn thận. Từ lúc bán trùng hàng thành chuyện lặp lại thì chi phí bảng tính đã cao hơn chi phí phần mềm.
Đồng bộ tồn kho có tức thì không?
Mỗi phần mềm khác nhau, và còn phụ thuộc cách sàn cho phép kết nối. Vì vậy câu hỏi cần là độ trễ cụ thể bao nhiêu giây và hệ thống làm gì khi kênh mất kết nối. Hãy yêu cầu thử trực tiếp trong buổi demo thay vì nghe mô tả.
Chatbot bán hàng có cần mua cùng phần mềm không?
Không bắt buộc, nhưng chatbot đọc được tồn và hồ sơ khách mua của chính phần mềm bán hàng sẽ trả lời đúng hơn và không phải nhập đơn hai lần. Chatbot chạy tách rời vẫn dùng được nếu shop nhỏ, miễn là có quy trình chuyển đơn về hệ thống.
Phần mềm đóng gói hay viết riêng?
Phần mềm đóng gói đủ cho shop có quy trình bán phổ thông. Viết riêng hợp lý khi shop có luật riêng: giá theo cấp đại lý, duyệt đơn nhiều bước, nối với kế toán hoặc kho đang chạy, hay cần chatbot bán theo bảng giá nội bộ. Nên liệt kê các luật này trước khi xem demo để biết gói có sẵn khớp được bao nhiêu.
Khi cách bán của shop có luật riêng
Chatbot Dê Cười bán hàng của MONA chạy trên Messenger, Zalo và website, đọc tồn thật rồi đưa đơn vào hệ thống, nên hợp với shop muốn bắt đầu từ khâu tư vấn và chốt đơn. Khi shop cần cả hệ thống đơn, tồn, đối soát và báo cáo theo đúng cách mình bán, MONA nhận viết phần mềm theo yêu cầu, dựng chung một lõi dữ liệu với chatbot. Hotline 1900 636 648.
Các bài liên quan: phần mềm quản lý bán hàng, quản lý bán hàng online, cách quản lý hàng tồn kho.
